大会のオンライン開催でお手伝いできること(2020年5月更新)

高橋です。

新型コロナウイルスの影響により、3月以降はほぼ全ての学会が予定していた学術大会の延期や中止といった判断をされています。

収束の時期が読めないこともあり、夏や秋に予定されている大会でもオンライン開催を検討している学会が増えてきたのか、「準備をしているので相談に乗って欲しい」、「Confitで折角Web抄録の準備を進めているので、オンライン開催で活用できる機能はないか?」といった問い合わせをいただくことが増えてきました。

そこで今回は、オンライン学会において、活用できそうな機能について紹介します。

「オンライン学会」と一口に言っても、

  • Zoomのようなツールで発表するのか
  • 事前に録画した発表動画を集めるのか
  • オンラインならではの機能を活用するのか

など、様々な実施方法があります。
色々なパターンを検討されていると思いますが、少しでもお役に立ちたいと考えております。(パターンについてはこちらのブログにまとめました)

おかげさまでConfitは多くの学会にご利用いただいていることもあり、機能だけでなく「他の学会でどのように取り組んでいるか」、といった運用面についても徐々にナレッジが蓄積されてきました。
Confitをご利用の皆様やご興味を持った皆様にお役に立つ情報を提供していきたいと思いますので、お気軽にご連絡ください。

それではいくつかの機能を紹介します。

①発表スライドの公開機能(発表者自らがアップロード)

発表者にスライド等のファイルをアップロードしてもらう機能です。
アップロード用のログインIDとパスワードを配布して、発表者自らに発表用ファイルをアップロードしてもらいます。
アップロードされたファイルは、大会の参加者に限定して公開されます。オンライン会期中のみ公開して、終了した後にまとめて非表示にすることも可能です。

本機能は、全員にリアルタイムで発表させるという完全なオンライン学会でもご活用いただけます。また、Zoom等のツールで発表できない事情がある著者のために、期間限定のスライド公開という補助的なルートを設ける学会もあります。そのような学会にも有効な機能だと思います。

【画面例】発表者がログインすると自身の発表にファイルを追加できる

②発表スライドの公開機能(主催がファイルを集めて弊社でまとめてアップロード)

こちらの機能は上記①に近いのですが、発表者それぞれにアップロードを任せるのではなく、主催側でまとめてアップロードするという点に違いがあります。

学会によっては、ファイルのダウンロード防止、テキストコピー防止、を望まれるところもあります。PDFファイルであれば、そのような対応も施しますのでご安心ください。

③eポスター機能(オンラインポスター)

上記②の機能はeポスターにも活用できます。特にeポスターの場合は、ファイルのダウンロード防止、テキストコピー防止を望まれる学会が多いです。

後で紹介するコメント機能とセットで活用すると、オンラインでのポスター掲示と討論の場として、ご活用いただけると思います。

④討論機能(コメント機能)

Confitで公開された論文・発表スライド・補足ファイル等を見た参加者が、質問や意見があるときに、各演題・ポスター毎にコメントを投稿する機能です。

オンライン参加でも、興味をひかれた発表には意見や一言コメントを残したい、という参加者の要望を叶えられる機能かと思います。
こちらの機能を実際にご利用された学会では、全部で4,000件のコメント(演題数700件)が寄せられました。(2020年3月某日オンライン学会実施)

運営学会様も弊社も驚きの数字でしたが、オンライン学会ならではの出来事です。
なお、こちらの機能は会期終了後に引き続きコメントを受け付けることも、会期終了のタイミングで非表示にすることも可能です。

コメント機能の利用にあたっては参加者への告知が重要です。
電気化学会様の告知がわかりやすかったのでご紹介します。電気化学会 第87回大会 Web討論会開催にあたり

【画面例】コメントの投稿

⑤参加者個別認証機能(個別にアカウント付与)

参加者に個別のアカウントを発行します。④のコメント機能の書き込み/閲覧を一般開放せず、大会参加者に限定したい学会はこちらをご利用いただきます。
また、①の機能は参加者個別認証機能とセットでご利用いただくことになります。

⑥音声付きスライドや収録動画等の動画公開機能

事前に収集・録画した音声付きスライド動画を公開したいというリクエストを多くいただいたので対応を開始しました。
認証、セキュリティ、広告無しの対応を施して、各抄録画面に動画を弊社で埋め込みます。
アクセス制限を設定できますので、閲覧を参加者に限定することも可能です。

 

デモサイト(パスワードをかけています。パスワードはリンク先に掲載しています)

⑦各講演画面にZoomへのリンクをはる

各講演画面にZoomへのリンクを表示させることができます。

⑧オンライン企業展示

特定の時間を各出展企業に割り当てて、オンラインデモやセミナーを開催することが考えられます。Confitの出展企業ページにZoom等へのリンクを設けることで、迷いなく参加することができます。
また、事前に出展社から提出してもらった動画ファイルを埋め込むことも可能です。

【画面例】出展社情報画面です。オンラインセミナーや対応時間、Zoomへのリンク先などの掲載も可能です。

ここまで、ご紹介した機能を一覧にまとめました。

機能名 内容 向いている学会
①発表スライドの公開機能(発表者自ら) 発表者が自らログインし、自身の発表スライドをアップロードできる機能です。
  • オンライン開催では期間限定でスライドも公開するという学会
  • オンライン対応できない発表者にはスライド公開による発表を認める学会
②発表スライドの公開機能(主催がファイルを集めて弊社でまとめてアップロード) 発表者から資料を集めて主催者がまとめてアップロードします。
PDFであれば、ファイルのダウンロード防止、テキストコピー防止が可能です。
上記と同じ
③eポスター機能 上記と同じですが、特にeポスターはファイルのダウンロード防止、テキストコピー防止を望まれる学会が多いです。 オンラインポスター発表を実施する学会
④討論機能(コメント機能) 各演題やポスターに対してコメントを投稿できる機能です。 オンラインならではの討論を実施したい学会
⑤参加者個別認証機能 参加者個別にアカウントを付与します。④のコメントの書き込みや閲覧を参加者に限定できます。
  • できるだけ参加者に限定したい学会
  • 共通IDではなく、個別にIDを発行したい学会
⑥事前に著者から収集した動画の掲載(音声付きスライド動画など) 動画をご提供いただければ、ファイルのアップロードと抄録画面への埋め込みを実施します。

動画ファイルのダウンロードも防止され、広告も表示されません。

  • 動画を事前提出させる学会
  • 招待講演を事前/事後に録画する学会
⑦Zoomへのリンクをはる Zoom等のツールへのリンクをはります。 当日の問い合わせを減らしたい学会
⑧オンライン企業展示 Confitの出展企業機能を活用します。 オンラインでも企業展示を実施したい学会

 

ここまでいくつかの機能を紹介してきましたが、運用面の不安をお持ちだと思います。
先程も書きましたが、多くの学会とお付き合いしておりますので、各学会の事例が蓄積されてきております。
著者への案内の方法や提供資料も重要になってきますので、運用面もあわせてご紹介できればと思います。

このような状況が少しでも早く収束することを願っております。
弊社はテレワークに入っておりますが、緊急事態宣言が出されたこの後も更に気を引き締めてできることをしっかりと取り組んでいきたいと思います。