【新機能ご利用事例紹介】第27回計算工学講演会で現地受付用QR発行機能をご利用いただきました！

こんにちは。セールスの亘です。

いよいよ梅雨の時期も抜け、夏本番が近付いてきましたね。今年も暑い夏になるとよく聞きますので、暑さ対策グッズを吟味していきたいと思います。

さて、本日は2022年4月にリリースした現地受付用QR発行機能の利用事例をご紹介します。現地受付用QR発行機能については以下のブログでご紹介しておりますので是非ご一読ください。

このレポートが現地開催をご検討されていて、受付業務について悩まれている方の一助となれば幸いです。

大会基本情報

前年の第26回計算工学講演会ではオンライン開催をされており、Confitの参加登録システムを採用いただきました。その際の利用事例もございますのでお時間がございましたら併せてご一読ください。

そして、第27回計算工学講演会は2年ぶりに現地開催も交えたハイブリッド開催で会期を迎えました。その際に現地参加者管理として現地受付用QR発行機能をご利用いただきました。

それではここからは、どのように本機能が活用されたかをご紹介いたします。

参加者に対してConfitの一括メール送信機能を使い、現地受付用のQRをお送りしました。参加者の方は会期当日にQRが印字されたメールやQRが表示されている画面を受付にて提示するよう案内していました。

会期当日は運営に携わっている学生の皆様が受付業務をしておりました。

事前にPCに接続するQRリーダーの挙動や、受付時の確認項目、その後の参加者へのご案内事項を主催の先生方と確認しています。

QR受付開始前の画像

いよいよ受付開始です。

久しぶりの現地開催ということもあり、多くの参加者が受付を訪れました。QRを読み取ると受付画面にその方の参加費区分や懇親会の参加有無等が表示されるので、参加登録情報を確認できます。

懇親会参加の方には事前に用意しておいた赤いシールをネームホルダーに貼り、当日案内用のプログラム冊子と併せてお渡ししていました。

QR受付開始直後の画像

最初は受付を担当される学生の皆様も初めての作業ということもあり、一つ一つの操作や確認項目を慎重に確認するために少し時間がかかったり、受付開始時に多くの人が訪れたときに少し慌てたりする様子もありましたが、すぐに操作に慣れ、さくさくと受付を進められていました。

また、参加者の皆様も事前にQRをお手元にご用意いただいていたため、とてもスムーズな受付をされていました。QRを持参し忘れた方についても受付画面から参加者名、参加受付番号を確認して受付しました。

一番人が多くいらっしゃるのは初日の朝一と午後の講演前の時間帯でした。

この時間帯には最大6レーン分の受付を用意しました。そして徐々にレーン数を減らし、人の出入りが少ない時間帯には受付を1レーンに絞りながら運用をされていました。人が多い時間帯でも、QR提示から参加受付完了までひとりあたり30秒もかからずに対応しています。

そのため、受付を担当されていた学生の皆様も、発表や聴講のため、各自持ち回りで受付担当をしていました。

第27回計算工学講演会では会期中に266名もの参加者の方にご来場いただき、参加登録者数の半数以上が現地参加をしています。2年ぶりに現地で開催されたこともあり、久しぶりにお会いする参加者同士で楽しげにお話されていたのが印象的でした。

現地開催の場合、感染対策も含め気にかける点が多く、準備にとても労力がかかる部分が多いかと思います。そのような中でConfitの現地受付用QR発行機能が業務負担軽減に繋がれば幸いです。

また、今回本ブログの執筆にご協力いただいた第27回計算工学講演会実行委員会の皆様に厚く御礼申し上げます。こちらの記事が多くの学会様の参考になればと思います。

今回の利用レポートを通じて現地受付用QR発行機能の具体的な機能詳細や価格感についてご相談事項が出てまいりましたら、お気軽に営業担当かお問い合わせフォームまでご連絡ください。