自然災害に備える～学術大会の危機対応の具体例～

こんにちは！営業の田口です。
昨年、「Confit2026」というConfitの3年後を見据えたミッションを掲げました。
お客さまとの打合せでお話すると「少しでも効率的な作業をしたい」「永続的に公開できるといい」といったご要望をうかがう機会が増えています。Confitを利用される皆さまの大会運営をより成功へと導けるよう、今年も全力で取り組んでまいります。

さて本題です。昨年の夏、大型台風が各地を襲い、多くの大会がその影響を受けました。
不安や混乱の中で対応に追われた方も多かったのではないでしょうか。
今回の記事ではそうした自然災害時に備えるためのポイントをまとめてみました。

はじめに

自然災害は日本において避けられないリスクです。地震、台風、大雨など、いつ何時発生するかわからない災害に備えることは、イベントや学会運営にとっても非常に重要です。
とはいえ、いざ「備えよう」と思っても具体的に何をすればいいのか分からないですよね。
本記事では年間300以上の学術大会を支援している我々が考える自然災害への備えについて、以下の内容をご紹介します。

自然災害に備えるために必要なこと
自然災害時にConfitがお役に立てること
実際にあった学会の行動例（一般社団法人日本体育・スポーツ・健康学会の事例）

自然災害に備えるために必要なこと

災害に備えるためには、以下の3つを準備しておくことが重要です。

運営ポリシーの策定
複数の伝達手段
オンライン開催への切り替え手段

1. 運営ポリシーの策定

緊急事態に備えた運営ポリシーをあらかじめ策定しておくことが重要です。運営ポリシーを参加者にも告知しておくことで、参加者も緊急事態に対してあらかじめ予期した行動が可能となります。

ポリシーの概要

自然災害等発生への対応としては以下のようなことを定めておくことが必要です。

開催直前に発生した場合の対応
台風や地震など災害発生時の参加者の安全確保
開催可否判断の基準と方法
緊急連絡網の整備

ポリシー策定のポイントとなる点は以下です。

リスク評価：地域のリスクや参加者の移動手段、災害の影響を事前に評価することが重要です
対応計画：中止や延期の判断基準を明確にし、事前に参加者へ周知する必要があります
連絡体制：運営スタッフ間の緊急連絡体制を確立しておく必要があります

自然災害発生時の対応ポリシーの事例として、一般社団法人日本体育・スポーツ・健康学会が定めているポリシーをご紹介します。

一般社団法人日本体育・スポーツ・健康学会の【学会大会】自然災害等発生への対応についてを引用

各学会様においてもこのような自然災害対応のポリシーや規定を定めているかと思いますが、まだ定めていない、またはこれから検討される学会様はご参考になさってください。

2. 複数の情報伝達手段の準備

災害時には、参加者に迅速かつ正確な情報を届けることが求められます。ウェブサイトの告知に加え、メールやSNSなど複数の手段を活用して情報を共有できるように準備しておくことで確実に情報を届けられます。

3. オンライン開催への切り替え手段の準備

災害時には、物理的な会場での開催が難しい、交通機関の乱れで参加者が現地会場に来られない、という場合もあります。オンライン開催やハイブリッド開催への切り替え方法を事前に検討し、必要なツールやマニュアルを整備しておくことが重要です。

自然災害時にConfitがお役に立てること

Confitは、自然災害時における柔軟な対応も可能です。Confitが自然災害時にお役に立てることをご紹介します。

多様なコミュニケーション手段の提供

災害時、参加者に迅速に正確な情報を届けることが重要となります。Confitはメール通知やプッシュ通知を活用して、参加者全員に重要な情報を瞬時に伝えることができます。

上記はConfitのアプリを利用したプッシュ通知の例です。
このようにイベントの延期や中止情報、会場変更や開催方法（オンライン化）の告知をアプリのプッシュ通知機能を利用しリアルタイムで参加者に伝えることができます。

デジタル化による柔軟な運営

災害時には、物理的な会場での開催が難しくなる場合があります。Confitは、オンライン開催やハイブリッド開催への迅速な切り替えができます。

上記はConfitのタイムテーブルにZoom URLを設定した例です。
この例のようにオンライン開催やハイブリッド開催になった場合もタイムテーブルにオンライン会議URLを設定するだけで開催方法の迅速な切替ができます。

実際にあった学会の行動例

以下は2024年の台風10号接近時の日本体育・スポーツ・健康学会様の「一般社団法人日本体育・スポーツ・健康学会第74回大会」における実際の行動の具体例です。この大会は8月29日から31日までの3日間にわたり、約2,000名の参加者を迎えて開催されました。
実際の対応を抜粋して時系列で記載しています。

参加者に向けたお知らせ内容はこちらからご覧いただけます。

大会運営を担われた実行委員、事務局の皆さまの大変さは計り知れないところがあります。
しかし、会期終了後に「理事の先生方からもこの短期間で対応できたのもConfitのおかげだととても評判でした。」という連絡をいただきました。こういった大変な事態にConfitは「システム × サポート」でご支援ができていることを実感しました。

まとめ

自然災害は予測が難しいものですが、Confitのようなプラットフォームを活用することで、学会運営において柔軟かつ迅速な対応が可能になります。また、事前に災害を想定したポリシーを策定することで、参加者の安全を確保し、イベント運営を円滑に行うことができます。学会運営における危機管理の一環として、ぜひConfitを活用した災害対応を検討してみてください。
今回、本記事を執筆するにあたってご協力いただいた一般社団法人日本体育・スポーツ・健康学会の事務局の皆さまに厚く御礼申し上げます。こちらの記事が多くの学会様の参考になればと思います。

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