【利用者インタビュー】応用物理学会様にリニューアルしたConfit公開サイトの感想を伺いました
こんにちは。導入コンサルタントの湖東です。
暦のうえでは春を迎えましたが、まだまだ寒い日が続きますね。
「春眠暁を覚えず」と言いますが、一年中眠い私はどうしたらいいのでしょう・・・。
さて、本日は昨年リニューアルしたConfit公開サイト（Confit Publication）のファーストユーザーである応用物理学会様に、実際に使っていただいての感想を伺いました。今回はインタビュー形式でお届けします！
リニューアル時のバージョンアップ情報については下記の記事でご紹介しております。ぜひ、あわせてご参照ください！
今回ご紹介する学術大会
| 大会名 | 2023年第84回応用物理学会秋季学術講演会 |
|---|---|
| 主催学協会 | 公益社団法人 応用物理学会 |
| 会期 | 2023年9月19日 〜 9月23日 （シンポジウム見逃し配信：2023年10月4日 ～ 10月17日） |
| 発表演題数 | 3,274題 |
| 大会参加者数 | 約8,600名 |
サイト構成について
第84回応用物理学会秋季学術講演会Webプログラムサイト（Confit）
※一部ページの閲覧にはパスワードの入力が必要です。
アトラス：秋季講演会でリニューアルしたConfit公開サイト（以下、新Confit）を使っていただきました。見た目から大きく変わったと思うのですが、いかがでしたか。
応用物理学会様：右列のスポンサーバナー（画面上の①）が目立つようになったのがいいですね！
講演検索の窓（画面上の②）がTOPバナーの下に移動しました。場所は問題ないのですが、もう少し目立つ色だと嬉しいです。
あとは、タイムテーブルの縦軸と横軸が変更されたことで、一画面に表示できる会場数が減ってしまったのが残念です。不要な会場を非表示にしたり、選択した会場だけ表示したり、絞り込み機能があると便利だな、と思います。
アトラス：なるほど。実は今後、タイムテーブルの縦軸・横軸の表示を切り替えられるよう、機能拡張を予定しています。2024年春季講演会には間に合わないのですが、今後のバージョンアップで対応しますのでご期待ください。
応用物理学会様：それは朗報ですね！
アトラス：開催情報ページ作成の自由度も高くなりました。セクションを設定できるようになり、表示順も任意の順番に変えられます。プログラム公開前は開催概要を上に、公開後はプログラムやタイムテーブルを上に持ってくる、という使い方もできますよ。
応用物理学会様：展示会部分がもう少し充実するといいですね。
アトラス：今回の展示会ページ（画面上の③）は、展示会を担当されていた代理店様と相談のうえ、展示分類ごとに出展者一覧を掲載する形にしました。旧Confitで使っていたExcelの出展者データフォーマットを流用し、新Confit用にツールでHTML変換し、ページを作成しています。
応用物理学会様の講演会は出展企業数が多いので難しいかもしれませんが、管理画面から編集可能なので、掲載情報を増やしたり、フォントや文字色などの装飾を変更したり、見え方は調整いただけます。ソースコードの編集もできるので、HTMLにお詳しい方なら凝ったページを作れると思います。
応用物理学会様：参加者だけが見られるページは作れないのでしょうか。
アトラス：秋季講演会には間に合わなかったのですが、2024年1月のバージョンアップで開催ページごとに認証設定できるようになりました。認証設定したページは、ログインするか、パスワードを入力しないと閲覧できません。「講演会に参加しない会員にも見せたい」といった運用も可能です。
特定の開催情報ページに認証設定した場合の例
ログインについて
アトラス：貴会は「登壇申込」「参加登録」「プログラム公開」の3つのサイトを運用しており、それぞれログインIDとパスワードが異なるために、参加者からの「ログインできない」というお問い合わせが多いことが長年の課題でした。
新Confitでは「参加登録」と「プログラム公開」サイトのアカウントが統合され、同じIDとパスワードでログインできるようになりました。今回のアカウント統合で、お問い合わせは減ったでしょうか。
応用物理学会様：コロナ禍をきっかけにオンライン開催を始めた際には、けっこう問い合わせがありましたね。回を重ねるごとに大会HPやログインページの案内文をブラッシュアップすることで少しずつ減っていき、このところは10件程度にまで落ち着いていたと思いますが、今回はおそらく0件でした。
アトラス：えぇっ！？それは嬉しいですね！アカウント問題の解消は他の学会様からも強くご要望をいただいており、新Confit開発の主眼でした。大きな効果が得られたようで本当に良かったです。
各機能について
管理画面全般
アトラス：旧Confitと比較し、管理画面の使い勝手はいかがでしたか。
応用物理学会様：旧Confitは管理機能をONにするところからでしたが、これが不要になって、わかりやすかったです。
アトラス：管理機能のON、初回ログイン時に押す画面左下の歯車ボタンですが、発見しづらいようで、よくお問い合わせを受けます・・・。
他に旧Confitで多いのは、プレビュー画面と実際に公開されている画面が判別しにくい、というご意見ですね。新Confitは、「プレビューサイト」と「大会サイト」が分かれているので、判別しやすくなったと思います。
アトラス：プレビューつながりでもう1つ。今まで、参加者のログインページに表示する説明文は、アトラス側でしか編集できませんでした。
新Confitでは、事務局管理画面から編集可能になり、プレビュー表示もできるので、実際の表示イメージが確認しやすくなりました。
応用物理学会様：公開後にいろいろ質問が来て、「この説明を追加したいな」と思うことがあります。アトラスさんにお願いしなくても、随時修正・確認ができるので良かったです。
アトラス：従来はアトラスでしか対応できなかった「セッション追加」「講演追加」も事務局管理画面からご対応いただけるようになりました。アトラスの作業タイミングに影響されることなく、お好きなタイミングで編集いただけます。
応用物理学会様：プログラム公開後の追加は本来避けたいところですが、どうしても必要になることがあって・・・イレギュラー対応が柔軟にできて便利でした。
プログラムページ
アトラス：ほかに使いやすかった機能はあるでしょうか。
応用物理学会様：講演にタグを付けられるのが便利でした！
前回までは奨励賞のエントリー状況や発表言語を、講演タイトルの前に△や▼マークを表示させて識別していたのですが、タグ付けで対応できるようになり、審査員に案内しやすかったです。自身の審査担当講演の予稿をまとめてダウンロードするのにも使えますね。
アトラス：新Confitから追加された「講演マスタ」機能ですね。活用例まで挙げていただきありがとうございます。
応用物理学会様：設定できるタグをもう少し増やせるといいですね。奨励賞のほかに「Poster award」があるので、こちらも追加したかったです。
アトラス：セッションマスタで3つ、講演マスタで3つまで登録できるのですが、上限の引き上げについて、拡張要望として社内に共有いたします。
マスタの数が増えれば、「奨励賞受賞講演」でタグ付け→タグで絞込検索→検索結果ページのURLをお知らせに投稿し、受賞者一覧として使うこともできますね。活用の幅が広がりそうです！
お知らせ機能
アトラス：お知らせ投稿といえば、今回から重要度を設定できるようになりました。「重要なお知らせ」は通常より目立つ位置に固定表示されます。
応用物理学会様：実際に、予稿PDFダウンロードについての案内を「重要なお知らせ」で投稿しました（本ブログ冒頭の画面上の④）。
重要なお知らせは、台風や災害で講演が中止になった場合など、参加者全員に関係する内容を載せるのに適していますね。トラブルがなければ、それほど使わないかもしれません。
アトラス：予約投稿と、非公開⇔公開の切替も可能です。従来はお知らせの途中保存ができなかったため、投稿したい時間に合わせて入力→投稿ボタンを押す必要がありましたが、今後はお好きなタイミングで投稿内容をご準備いただけます。
お知らせ文案が確定していない場合、一度「非公開」で保存しておいて、あとから編集する「下書き」のような使い方もできます。
応用物理学会様：予約投稿できるんですね。学会のX（旧Twitter）があるのでConfitのお知らせは今まであまり利用していなかったのですが、今後は使ってみようと思います。
公開や認証解除の日時指定
アトラス：お知らせ投稿以外に、プログラム公開日時も指定できるようになりました。プログラム、抄録、予稿原稿の公開日時をそれぞれ設定可能です。
これまでは手動で「公開」ボタンを押す必要があったので、その時間までスタンバイしておかなければいけませんでしたが、今後は指定した日時に自動で公開されるので、深夜・早朝の公開もご負担なくご対応いただけます。
応用物理学会様：プログラム公開で日時を指定することはなさそうですが、予稿原稿は「何時になったら公開されますか？」と問い合わせてくる方がいるので、活用できそうです！
修正内容ごとに公開日時を指定することはできますか？次期会長名を事前に修正しておいて、会長の交代日に自動で変更される、という使い方ができると便利だと思ったのですが。
アトラス：残念ながら修正内容ごとの指定はできません。
アトラス：ところで応用物理学会様は、会期終了から1年後に、どなたでも無料で閲覧できるよう予稿PDFの認証を解除していますよね。
応用物理学会様：はい。1年後のタスクなので、忘れないよう、いつもカレンダーに登録していました。新Confitでは認証解除の日時をあらかじめ設定しておけるので、とても良いと思いました。
アトラス：喜んでいただけてなによりです。
メール通知・講演コメント機能
応用物理学会様：プログラム公開サイトからメールが送れるようになったのもいいですね！
Confitから参加登録していない方には、今までConfit外でメールを送らなければいけませんでしたが、新Confitでは招待者を含めた参加者全員に配信できるのが魅力的です。今回も、現地の会期終了後に実施している見逃し配信開始の案内を出すのに使いました。以前に比べてラクになったと思います。
アトラス：貴会にご利用いただいている講演コメント機能も、旧Confitに比べバージョンアップしております。ブックマークした講演にコメントが投稿されると、メール通知されるようになりました。
今までは対象の講演を見に行って、コメントがついているかどうか確認する必要がありましたが、気になる講演をブックマークしておけば通知がくるので、やり取りの状況を効率的に確認することができます。
応用物理学会様：事務局で使うことはないですが、参加者には便利ですよね。
アトラス：事務局様向けの機能としては、投稿されたコメントを事務局管理画面から確認できるようになりました。
従来は会期終了後にご提供する利用統計レポートでのご案内でしたので、「今どの講演にどんなコメントがきているか」の把握が難しかったと思います。コメントが投稿されると管理画面に即時反映されますし、Excelファイルで一括エクスポートも可能です。
応用物理学会様：この機能、気づいていませんでした！
ご自身の講演に「オンライン発表」とコメントしている方がいますね。なるほど、こういった使い方もあるんですね。
アトラス：コメントは削除だけでなく、「非公開」にすることもできます。削除は管理画面からも消えてしまいますが、非公開は記録として残せるので、適宜ご活用ください。不適切なコメントなどの管理にも有効かと存じます。
応用物理学会様：幸いにも不適切なコメントを書く方がいないので、利用の機会はなさそうです。笑
これからのConfitについて
アトラス：「こんな機能があればいいのに」「もっとこうなっていたら使いやすいのに」など、拡張や改善のご要望があれば教えてください。
応用物理学会様：何回か使えば慣れてくるとは思うのですが、どのメニューで何ができるのかを把握するのに少し時間がかかる気がします。
アトラス：そうですよね。ご不便をおかけし申し訳ございませんでした。
先日、新Confit向けのサポートサイトを公開いたしました。まだすべての操作を掲載できていないので、サポートサイトのブラッシュアップも継続してまいります。
応用物理学会様：あとはオンライン上にポスターセッションのポスターを一覧で表示できれば便利ですね。
アトラス：講演の抄録部分にポスター・スライドを埋込表示することはできます。一覧では出せないので、1件ずつ講演をクリックしなければいけませんが。
応用物理学会様：1件1件見に行くのは大変なので、セッションごとに一覧で表示されると嬉しいです。
でも、開催情報ページごとに閲覧制限をかけられるなら、ポスター講演ページを作成して、そちらに並べる、というやり方もできそうですね。
応用物理学会様：旧Confitアーカイブサイトと連携し、新Confitとの横断検索ができるようになるのはいつごろでしょうか。
アトラス：新Confitのアーカイブ機能実装は2025年1月以降、新旧アーカイブサイトの統合は2026年以降を予定しております。
終わりに
応用物理学会様はファーストユーザーということで、完成形が見えないご不安もあったと思いますが、「やってみましょう！」と変化を前向きに捉えていただきました。
想定と異なりご迷惑をおかけする部分もございましたが、大きな問題なく会期が無事終了し、安堵しております。
今回頂戴したご意見は、今後さらにご満足いただけるよう、サービス進化のために活用させていただきます。
最後にあらためまして、インタビューにご協力いただいた応用物理学会様に深く御礼申し上げます。