【導入事例】一件ずつの受領確認、Word修正からの解放！もう手作業には戻れない。～日本ウマ科学会様に聞く、演題・参加登録の一元管理で手に入れた運営の余裕～

こんにちは。学術大会グループの向島です。

Confitをご利用いただく大会の中には、「まずは参加登録から導入し、運用が安定してきたタイミングで他の業務にも広げていく」という段階的な活用を進められている学会様が多くいらっしゃいます。

今回は、すでに参加登録機能をご活用いただき、業務効率化を実感されていた日本ウマ科学会様が、新たに演題登録機能を導入された事例をご紹介します。

従来のWordテンプレートによる抄録収集から、Confitによるシステム化へ。
導入の背景や、実際にどのような変化があったのか、詳しくお話を伺いました。

大会基本情報

大会名	第38回日本ウマ科学会学術集会
主催学協会	日本ウマ科学会
大会参加者数	約300名
演題数	63件
ご利用プラン	スタータープラン（演題登録・参加登録・オンライン決済）・現地受付用QR発行機能・追加購入機能
Confitご利用回数	2回

当初の課題

アトラス：Confitの演題登録機能導入前は、どのような運用をされていたのでしょうか。

学会様：演題登録はこれまで、Wordファイルをメールで受け付ける運用を続けていました。投稿者の方には、文字サイズや書体などの指定を記載したテンプレートをダウンロードしていただき、それに沿って作成した原稿をメールで送付してもらう形です。

しかし、指定事項を設けていても、すべての投稿者が完全に遵守してくださるとは限りません。体裁が整っていない原稿が届くこともあり、その場合は修正を依頼するなど、やり取りが何度も発生していました。大きな修正が必要な場合には書き直しをお願いすることもあり、演題受付の段階から多くの時間を要していました。

さらに、送られてきた演題は①一件ずつ内容を確認、②受領連絡をメールで返信、③問題がなければ番号を付与して保存。④体裁に不備があれば差し戻す、といった作業をすべて手作業で行っていました。当学会では大会準備を実質2名で行っているため、この確認作業は想像以上に細かく、大きな負担となっていました。

また、優秀発表賞へのエントリー有無についても個別にカウントしていたため、集計ミスが起こらないよう細心の注意を払う必要がありました。このように、限られた人数の中で演題登録に関わる業務全体が手作業中心の運用だったことが、大きな課題でした。

導入の決め手

アトラス：Confitで演題登録機能もお選びいただいた決め手を教えていただけますか。

学会様：参加登録については、昨年からConfitを利用しており、QRによる現地受付対応や名簿管理、集計などがシステム化され、「Confit導入前には戻れない」と感じるほど業務が軽減されていました。そこから参加登録と同様に演題登録の効率化・システム化を図ることを目的として導入を決めました。

導入の成果

アトラス：Confitを導入して、労力の軽減はありましたか。

学会様：はるかに楽になりました。これまでは40～50件の演題を先ほど説明した手順（①～④）で一件ずつ対応する面倒な作業だったので…明確に「何日かかる」と言えるものではありませんが、確実に手間と神経を使う業務でした。

まず、演題登録をシステム化したことで受付が自動化され、確認漏れの心配がなくなりました。メール返信もテンプレート化できたため対応がスムーズになり、作業時間だけでなく精神的な負担も軽減されたと感じています。

また、これまではWordテンプレートを配布しても体裁が揃わないことがあり、大きな修正が必要な場合は書き直しをお願いしていましたが、その手間もなくなりました。誤字脱字についても、以前はこちらで修正することがありましたが、現在は著者責任とすることで投稿時に整えていただけるため、運営側の作業が大きく減りました。投稿形式を変更したことによるクレームも特にありませんでした。

アトラス：演題登録機能の導入によって、抄録の体裁のばらつきは防止できましたか。

学会様：問題なく防止できました。これまでのWord運用では、フォントや文字サイズが指定通りでないなど体裁が揃わないケースがありましたが、文字数制限や入力項目をあらかじめ設定できることで、投稿時点で一定の形式に整えられるようになりました。確認や修正にかかる手間が大きく減ったと感じています。

アトラス：優秀発表賞の管理についてはいかがでしたか。

学会様：エントリー有無をシステム上で識別できる点も非常に助かりました。これまでは個別にカウントしていたためカウントミスのリスクがありましたが、その心配がなくなりました。ワンクリックでエントリーできるようになったことで申込数が増えるという側面もありましたね。

アトラス：Confitでエクスポートできる登録情報（Excel形式）もご活用いただけましたか。

学会様：とても便利でした。演題の並び順を検討する際や会員名簿との照合に活用できたほか、参加登録済みの方を都度出力できるため、投稿後に参加登録がお済でない方を確認する作業も効率化されました。

データを一括で扱えることで、運営の見通しも立てやすくなったと感じています。

さいごに

今回のインタビューでは、すでにご利用いただいていた「参加登録」に続き、「演題登録」を導入することで、学術大会運営のさらなる効率化を実現された日本ウマ科学会様の事例を伺いました。

Wordファイルとメールを駆使した手作業による管理は、単に時間がかかるだけでなく、形式チェックや修正依頼といった「投稿者との細かな調整」が担当者の大きな精神的負担となっていました。Confitの導入によって、入力形式の標準化と自動受付が実現し、こうした「属人化していた煩雑な作業」から解放されたことは、事務局運営において非常に大きな一歩と言えます。

「まずは参加登録から、次は演題登録も」といった段階的なシステム導入は、事務局のオペレーションを無理なくアップデートしていくための有効な戦略です。アトラスは、これからも各学会様の状況に寄り添い、準備期間から大会当日までを安心して迎えられるよう、機能とサポートの両面からバックアップしてまいります。

アトラスは、今後も皆様からいただく貴重なご意見を真摯に受け止め、Confitのサービス改善に努めてまいります。学会運営の課題解決に向けて、まずはお気軽にご相談ください。

末筆ではございますが、お忙しい中、貴重なお話をお聞かせくださいました日本ウマ科学会様に、心より御礼申し上げます。