【導入事例】参加証のWeb化で郵送費ダウン ！Confit で実現したコスト削減と事務局の心理的負担軽減

こんにちは。セールスの田口です。

郵送物の内容によって郵送費が変わることをご存じですか。
郵送物、つまり制作物となりますが、制作物の見直しは検討の時間もかかりますし、その変化への合意を関係者から取ることはなかなか大変ですよね。そのため「時間もないし、面倒だし前回踏襲で」となる学会も多いのではないでしょうか。

今回は、8年にわたりConfit利用をいただいている公益社団法人日本工学教育協会の事務局ご担当者様にインタビューを行いました。

Confitの導入によって、制作物の変化とともに、郵送費のコストがどう変わってきたかという点をリアルな金額とともにお伝えできたらと思います。

 大会基本情報

大会名	年次大会・工学教育研究講演会
主催学協会	公益社団法人日本工学教育協会
大会参加者数	約500名
ご利用プラン	レギュラープラン（演題登録・参加登録・オンライン決済・プログラム編成・プログラム公開）
Confitご利用回数	8回

 

CD-ROM廃止による「コスト」の変化と「心理的負担」の劇的軽減

アトラス：8年にわたってConfitをご利用いただいていますが、年々何かしら変化をされていますよね。近年でConfitの利用によって変化があったことを教えてください。

川上様：コロナ前の2019年までは工学教育研究講演会講演論文集としてCD-ROMを制作していました。2020年のコロナ禍でオンライン開催となったことを機に、CD-ROMを廃止することとなり、それ以降は制作していません。当時は参加者+αでCD-ROMを制作していました。プレス費用で約30〜40万円がかかっていましたが、講演論文集を完全Web化したことにより、その費用がゼロとなりました。

アトラス：きっかけはコロナ禍での対応ということですが、費用削減につながったことはよかったです。CD-ROMを再生できるPCも減ってきましたし、Web化はよい判断だったのかもしれません。Web化による他のメリットはありますか。

川上様：何よりも時間的コストの削減や心理的負担の軽減が大きかったです。CD-ROMだと一度作ると修正が効きません。制作にはとても気を張ってやっていましたので大きなミスはありませんでしたが、Webサイトであれば直前まで修正できる利点があります。印刷会社にプレスを出すデッドラインもなくなりましたので、スケジュールにも少し余裕がでました。そのおかげで投稿期間を伸ばすこともでき、投稿者にもメリットがありました。

Confit参加証ダウンロード機能の利用による思わぬ利点

アトラス：他にはありますか。

川上様：Confitで参加証ダウンロードができることにより郵送費も安価になりました。私たちの学会は講演資料を参加者向けに事前に郵送しています。もともとは参加証も含めて郵送をしていましたが、Confitの参加証ダウンロード機能の利用により、講演資料のみの配布となりました。そのため、郵送物が信書扱いではなくなり（郵送物の中身で個人が特定されない）、ゆうメール便が使えるようになりました。1件あたり250円かかっていた郵送費が180円になりました。

アトラス：参加者とその他の関係される方あわせて700件以上の郵送をされていましたので、合計で49,000円以上の削減になっているということですね。

川上様：またヤマト運輸の「クロネコゆうメール」だと事務所まで集荷にきてくれるので便利です。郵便局への持ち込みは大変ですからね。

アトラス：参加証ダウンロード機能によって学会の作業負担軽減だけでなく、郵送費削減につながったのはとても嬉しいお話でした。今後は講演資料の事前送付も不要になるといいですね。郵送はせずに当日会場で講演資料の配布でもよいでしょうし、Confitで事前公開をしておけば座長にも事前に見てもらえますからね。

参考

信書で利用できるサービス

	具体的サービス	備考
日本郵便	定形・定形外郵便 レターパック	「信書」は日本郵便のサービスが中心となります
ヤマト運輸	なし

信書以外で利用できるサービス

	具体的サービス	備考
日本郵便	ゆうメール ゆうパケット クリックポスト	ゆうメールは1kgまでの冊子を安く送れる定番です。
ヤマト運輸	クロネコゆうメール クロネコゆうパケット	クロネコゆうメールは法人契約が必要です。 大量発送時に非常に安価です。（ヤマトが受け取り、郵便局が投函する仕組み）

参加費「無料化」で学生参加者が倍増

アトラス：2025年の大会から、学生の参加費を「無料」に踏み切られたようですが、参加者への影響はどうでしたか。実施背景なども教えてください。

川上様：毎年学生を引率してきてくれて、学生セッションを企画してくれている先生から「無料にしてみて学生の参加者を増やすのはどうか」という要望があり実施してみました。参加者の変化の結果はこのとおりです。

学生参加費の変更による参加者数の推移

開催年（回）	参加費	学生参加者数
2023年（第71回）	有料	32名
2024年（第72回）	有料	39名
2025年（第73回）	無料	71名

 

川上様：無料化により見事に倍増しました。学会としては、教育の重要なステークホルダーである学生にこそ、工学教育について語り合ってもらいたいという強い思いがあります。この施策は大成功と言ってよく、来年以降も継続する方針です。

さらなる効率化へ：事務局の手作業とConfitへの要望

アトラス：8年にわたってご利用いただき、様々な変化でスムーズ運用されている中でも、まだ「手作業」として残っている業務はありますか？

川上様：大きく3つあります。

1. オープンバッジ（Open Badge）との連携
2. 会員資格のチェック
3. 地区別の集計

川上様：オープンバッジとの連携については、弊会ではオープンバッジ・ネットワークの会員になっていて、大会の発表者や参加者へのデジタル証明（バッジ）の発行をしています。
Confitのデータ（参加登録番号と講演番号）を目視で突合して、アップロード用データを作成していますが、その作業が手作業となっていて大変なので、Confitでエクスポートできるデータに参加登録番号と講演番号の項目が入っているデータがあるといいなと思っています。
2つ目の会員資格のチェックは参加登録時の申告が、実際の会員データと合っているかを手作業でチェックしています。

アトラス：今後、弊社の会員管理システムSMOOSYを導入される予定もあるので、近い将来では会員データとの照合が不要になりますね。

川上様：地区別の集計というのは「どの地区から何件の演題申し込みがあったか」を把握するため、ダウンロードしたExcelデータに手動で「地区」列を追加して集計しています。

アトラス：参加登録・演題登録のフォームに「地区」の項目を追加することで、すぐに解決できますので、来年からフォームに設定しましょう。そういった手作業のお悩みをいただき解決できることは解決し作業の負担を軽減していきたいですね。

Confit（アトラス）への期待

アトラス：今後Confitに期待することを教えてください。

川上様：他学会の好事例をもっと共有してほしいです。事務局が少人数、弊会のように実質1人で大会運営している学会は多いと思います。他の学会がどうやって効率化しているのか、とても知りたいです。

アトラス：そうですね。年間300以上の大会をご支援していますが、小人数の事務局運営、少人数の実行委員の先生で運営している学会も多々あります。その学会で実施している好事例や聞いたことを、ブログや各種打合せなどで発信し続けられたらと思います。今回は貴重なご意見をありがとうございました。

さいごに

今回のインタビューでは、コスト削減の金額を含めた具体例をお聞きできたほか 、学生参加費の無料化という未来のステークホルダーへの投資が、学生参加者倍増という成果に結びついた、素晴らしい成功事例も共有いただきました。
また、効率化を進める中で残る手作業やConfitへのご要望も伺い、今後のシステム改善や他学会の好事例共有の重要性を再認識いたしました。
これらの具体的な施策は、他学会様への共有としてもとても有益な情報でした。
末筆ではございますが、お忙しい中、貴重なお話をお聞かせくださいました公益社団法人日本工学教育協会の事務局 川上様に、心より御礼申し上げます 。