【利用者インタビュー】「事務局の負担が約5分の1に軽減を実感！」日本芝草学会様のConfit導入事例をご紹介します！

こんにちは。導入コンサルタントの高橋です。
新しい年を迎え、すでに1か月が過ぎようとしていますが、皆様いかがお過ごしでしょうか。本年も学会運営を支えるべく、皆様と共に歩んでまいりたいと思います！どうぞよろしくお願いします。
さて、今回は日本芝草学会様へのインタビュー記事です。

大会基本情報

大会名	日本芝草学会春季大会・秋季大会
主催学協会	日本芝草学会
発表演題数	約20件
大会参加者数	約150名

日本芝草学会様は、学術大会支援サービス「Confit」と弊社の会員管理サービス「SMOOSY」のどちらもご利用いただいている学会様の1つです。Confitでご利用いただいている主な機能は以下です。

演題登録
参加登録
オンライン決済
大会Webサイト
SMOOSYとの会員情報連携

日本芝草学会様からみる、Confit導入による具体的なメリットと、スムーズな導入方法についてお話を伺いましたのでご紹介します。

デジタル化への第一歩 – 検討のきっかけ

まず、Confitを導入されたきっかけについて教えていただけますでしょうか。

従来の大会運営では、準備作業のほとんどが手作業で行われており、非常に大変な状況でした。そんな中、コロナ禍によるオンライン開催の必要性がでてきたことをきっかけに、Confitの導入を決めました。既に会員管理サービスのSMOOSYを導入していたこともあり、そこからConfitへという自然な流れでしたね。
ただし、会員の年齢層が比較的高かったこともあり、デジタル化への抵抗は確かにありました。しかし、学会の中長期的な運営を考えた時に、オンライン化のメリットを重視する決断をしました。

Confitを導入したことで事務局負担が大幅に軽減

具体的にはどのような課題を解決できましたか？

Confitの導入で最も改善できたのは、大会参加費の集金方法です。Confitを導入するまでは郵便振替で対応しており、参加者も事務局も負担が大きい作業でした。Confitの導入によってオンライン決済が可能になったことに加えて領収書もオンラインで発行できるようになりました。その結果、宛名の書き換えなども参加者自身で対応できるようになったので、非常に便利になりました。
Confitを導入したことで参加登録に関する情報はConfitで一元管理できるようになり、決済もオンラインに一本化することができました。それにより、当日の現金対応も不要になりました。また、今までお願いしていた当日の受付対応を行う応援の学生の人数も6名から2名に削減でき、人員を3分の1に減らすことができています。
そういった人員配置や準備を含めて、事務局の負担も劇的に軽減されました。体感では従来の5分の1程度になり、参加登録時の参加者からの問い合わせの数も7割ほど減少しています。

受付の人員が3分の1に、事務局の負担は5分の1に軽減されたというお声は大変嬉しく思います。日本芝草学会様ではこれまで郵便振替での対応をされていたとのことで、手間や負担が大きかった分、Confitのオンライン決済を導入いただいたことで便利さや効率化をより実感していただけたのではないかと思います。Confitによって事務局業務を効率化し、ほかの業務に時間を使っていただけるようになることを目指しています！

Confitの参加登録機能 – ここが便利！

実際に使用されてみて、特に便利だと感じた機能はありますか？

オンライン決済と領収書の自動発行機能は本当に便利です。Confitで集めた参加登録情報がExcelでダウンロードできる機能も重宝しています。参加費のほかにバス見学会の申し込みなどの出欠確認や名簿作成などが非常にスムーズになりました。
また、SMOOSYとConfitを連携することで、参加登録時に会員認証ができることも大きいです。会員の情報はSMOOSYで一元管理しているので、その情報と組み合わせて会員一覧の確認や会員・非会員の区別、賛助会員の管理などができるようになり、大変便利になりました。
ただ、システムに慣れていない参加者からは『複数名での参加を事務局側で対応してほしい』といった要望や、クレジットカード情報の入力への抵抗感を示す声もありました。そういった参加者には丁寧に説明し、少しずつ理解を得るように努めてきました。こういった移行期はやはり問い合わせが増えることもありましたが、大会運営全体のメリットを検討しながらConfitの導入を進めました。

演題登録や参加登録時の会員チェックは、事務局業務の中でも特に手間のかかる作業の一つです。その点、ConfitとSMOOSYを連携してご利用いただくことで、会員認証がスムーズに行えるというメリットを実感していただけたことを嬉しく思います。
オンライン化によって挙がった声や問い合わせにも丁寧にご対応いただき、移行期において事務局様のご尽力が大会運営のスムーズな移行につながったのだと思います。

アトラスのサポート体制

アトラスのサポートについてはいかがでしょうか？

担当者がConfitの設定・編集なども含めて、非常にしっかりとアシストしてくれています。打ち合わせの頻度もちょうど良く、メールでの問い合わせに対しても迅速な対応をしていただいています。欲を言えば事務局業務の一部委託もやってもらえると嬉しいのですが・・・（笑）

アトラスはシステムの提供を通じて、お客様が抱える課題を共に解決するアシストをしています。直接的に事務局業務をお手伝いすることはできませんが、Confitをより効果的にご活用いただけるよう、事務局向けマニュアルを用意したり、メール・電話でのサポートを行い、不明点やお困りごとに対応させていただきます。
とはいえ、日本芝草学会様のように事務局業務委託についてのご要望をいただくこともあるため、そのような場合はアトラスからパートナー企業をご紹介することも可能です。

他の学会へのアドバイス – 少しずつデジタル化を

最後に、これからデジタル化を検討している学会へのアドバイスをお願いします。

オンライン決済との連携により、年会費の徴収が非常に楽になりました。会員管理全体が効率化され、大きな効果を実感しています。最初は抵抗がある方もいらっしゃいましたが、従来のフローと並行しながら段階的に移行していったことで、最終的には上手く一本化することができました。
まだシステム化していない学会の場合は、例えばまずは参加登録機能から導入を始めて、徐々に演題登録などの機能を広げていくことをお勧めします。

今後への期待

アトラスへ期待することがありましたらお聞かせください。

事務局業務のさらなる負担軽減へのサポート、トップページの更新などがより簡単になることを期待しています。お知らせを投稿するくらい全体の更新が簡単だとありがたいですね（笑）また、さらに直感的に操作できるシステムになると嬉しいです。

Confitは「使う人にとってわかりやすく、手間のないシステムを提供すること」を役割のひとつとして掲げています。より直感的に操作できるシステムを実現できるよう、今後も検討・改善に取り組んでまいります。

さいごに

日本芝草学会様では、Confit導入以前は参加費の徴収を郵便振替で対応していたため、Confitで参加者によるオンライン決済や領収書発行ができるようになったことを大きなメリットと感じていただけたようでした。
事務作業の負担が軽減されただけでなく、参加者の皆様にとっても手続きがより便利でスムーズになったとのお話を聞くことができ、大変うれしく思います。
最後にあらためて、インタビューにご協力いただいた日本芝草学会様に深く御礼申し上げます。こちらの記事が多くの学会様の参考になりましたら幸いです。