Confitと会員管理支援サービス『SMOOSY』はつながっています

こんにちは。セールスの田口です。

梅雨があけ、本格的な夏に入りましたね。この夏もほぼ在宅勤務で自宅エアコンの中となり、暑い夏を感じることが少なそうです。
早く安心して外出ができ、皆様と対面でお話しできる日が来て欲しいです。

今回は、会員管理支援サービス「SMOOSY（スムージー）」とConfitの連携についてご紹介します。
ConfitとSMOOSYの連携については、2019年4月に「会員情報と結びつけて、シンプルな運用が実現しました！」というブログを掲載しています。
両サービスの連携をスタートしてから2年経過しました。日本食品科学工学会様にファーストユーザーとしてご利用いただいてから、電気化学会様、日本助産学会様など現在7学会にご利用いただいています。

一部再掲にはなりますが、SMOOSYと連携することの利点と、実際のシステム上の動きをまとめてみました。

演題登録・参加登録時の会員チェックの課題

多くの学会様では演題登録時や参加登録時に投稿者、参加者が会員かどうかの確認をしています。たとえば投稿時の規定に「発表できるのは会員資格を持つ方のみです」としている場合です。
規定にはそう書いていても、なかなか正確な情報では投稿されないものです。

たとえばこんな事ありますよね。

ご本人は会員資格があると思っていたが、実は会費未納入で会員資格が無かった
大会時に入会するつもりでいたが、入会申請を忘れていた

参加登録時も「会員価格」「非会員価格」の選択があった場合、非会員の方が誤って会員価格で登録していたりと、色々ありますよね。こういった事での事務局側の確認作業はとても大変です。

ConfitとSMOOSYの連携で実現できること

「Confit」と「SMOOSY」とをつなげ、以下が実現できています。

演題登録時に会員認証をし、会員資格が無いと演題の登録はできない
参加登録時に会員認証をし、該当する会員種別の参加費しか選択できない
※入会時の未入金の方を、大会時会員の対象にするかどうかは学会ごとの判断で決定できます。

こういったことがシステムで制御されていると、学会事務局の手間が大きく変わります。

また、会員システムに登録されている情報（名前、住所、メールアドレス）が演題登録に引き継がれるので、会員は情報を再度登録するという手間も省けます。

SMOOSYとConfitの連携の流れ

では、実際の会員が参加登録する流れを見てみましょう。

①ログイン/新規登録をクリック

まずは大会の演題登録・参加登録画面トップから「ログイン/新規登録」をクリックしてConfit Connectのダッシュボードに遷移します。

②演題登録・参加登録前の会員認証へ

該当の大会の「会員認証・登録はこちら」というボタンから会員認証に進みます。

③会員認証

SMOOSYに登録しているメールアドレスで会員認証します。
SMOOSYに登録されている会員情報のメールアドレスと一致した場合に、そのメールアドレス宛に認証コードを送信します。

④演題登録・参加登録へ

認証コードを入れて、認証が完了すると投稿や参加登録が出来る画面に遷移します。

以下は参加登録に進んだ画面です。ご自身の会員種別のみ選択ができます。

大会時の一時的な「SMOOSY」利用もできます

こちらのブログでもご紹介していますが、今までは会員管理支援サービス「SMOOSY」ご利用学会のみが会員認証機能の対象でしたが、SMOOSY以外の会員システムを利用している学会様の場合でも、一時的にSMOOSYに会員情報のデータ（会員番号、名前、メールアドレス）を投入することで会員認証機能をご利用いただけるようになりました。

連携は改良していきます

Confit-SMOOSYの連携によって、事務局様のチェック工程の軽減が実現できましたが、本機能にはまだ課題もあります。
たとえば、現在システム間連携においてはメールアドレス認証の仕組みで対応していますが、利用者の認証アクションが多い点もご指摘いただいています。そのため、SMOOSYの会員マイページからConfit Connect上での認証をせずに、直接Confitでの演題登録、参加登録のアクションができるよう、現在仕様の検討中です。両サービスの連携で、より一層使い易いサービスになるようにしていきますのでご期待ください。