【導入事例】夜は眠れる、心も休まる～地下水・土壌汚染とその防止対策に関する研究集会 事務局に聞く、アナログ作業からの脱却・Confit導入で得られた安心感～

こんにちは。セールスの小林です。

多くの学術集会事務局では、演題募集や参加費徴収における非効率なアナログ業務に起因する膨大な手作業が、作業面だけでなく精神面においても担当者の大きな負担となっています。特に、一人で運営全体の事務局作業を担う場合、その負担は計り知れません。

今回は、第26回（2021年開催）から継続的にConfitを導入された「地下水・土壌汚染とその防止対策に関する研究集会」の事務局ご担当者様にインタビューを行いました。

事務局一人体制で「開催日が先か、多忙により担当者が倒れるかが先か」という極限的な課題を抱える中で、新しいシステムを導入した背景にはどのような切実な思いがあったのか。そして、導入によって長年の懸案事項であったアナログ業務の負担軽減と、担当者が「生き返った」と言われるほどの成果をどのように実現したのか、導入の決め手と成果について詳しくお話を伺いました。

大会基本情報

大会名	第31回地下水・土壌汚染とその防止対策に関する研究集会
主催学協会	地下水・土壌汚染とその防止対策に関する研究集会
大会参加者数	約400名
ご利用プラン	スタータープラン（演題登録・参加登録・オンライン決済）、参加証ダウンロード機能
Confitご利用回数	5回

当初の課題

アトラス：第26回　地下水・土壌汚染とその防止対策に関する研究集会（2021年開催）のタイミングでConfitの検討をしていただきました。お問い合わせいただいた経緯を教えていただけますか。

木下様：第26回研究集会の準備を進めていた当時は、まさにコロナ禍の真っ只中でした。開催形式についても先が見えず、従来通りの対面開催が難しいと思われる中で、初めてのオンライン開催になる可能性が高いという見通しがありました。大会方針がまだ固まらない段階でしたが、事務局としては「どのような状況になっても対応できる準備をしておく必要がある」と考え、オンライン開催に対応できるサービスの情報収集を進めていました。

そうした中で、オンライン開催への対応を前提としつつ、当時、事務局として特に負担を感じていた業務上の課題についても、あわせて相談しました。

アトラス：その課題解決こそが、導入の決定的な決め手になったのですね。具体的にはどういった部分が課題だったのでしょうか。

木下様：特に大きな負担となっていたのが、演題登録と参加費徴収といった業務を、非常にアナログな方法で処理していた点です。

まず、当時は、演題登録はメールで受け付けていたため、締切日を過ぎても原稿が次々と届き、その都度個別に対応する必要がありました。業務時間外や週末にもメールが届くことがあり、「訂正があります」と言われれば、また対応しなければならない。そうした状況が続いていました。

また、過去には保存媒体の指定をしていなかったため、USBメモリやCD-Rで原稿が送られてきて、会議室の一角に大量の媒体が積み上がっていたと聞いています。

参加費の徴収についても同様に、大きな負担がかかっていました。400人を超える参加者の登録情報と銀行振込の入金情報を、一件一件手作業で照合し、消し込みを行っていたためです。振込名義も、個人名、会社名、略称などが混在しており、判断に迷うケースも少なくありませんでした。入金確認が遅れると、「振り込んだのに領収書が発行されない」といった問い合わせがすぐに入りますし、消し込みのミスは決して許されません。この作業は、経験と勘に頼らざるを得ない側面もあり、精神的な負担も非常に大きかったです。

こうした演題登録、参加費の消し込み、原稿受付といった一連の業務をオンラインで一元的に管理できれば、大幅な負担軽減につながるのではないかと考えていました。実際にConfitを導入してからは、これらの業務が大きく削減され、本当に助かっています。

導入の決め手

アトラス：複数サービスを比較された中で、最終的にConfitをお選びいただいた決め手を教えていただけますか。

木下様：複数のサービスを比較検討する中で、最終的にConfitを選んだ決め手は非常に明確でした。オンライン開催に対応できる点も重要でしたが、それ以上に決定的だったのは、バーチャル口座による参加費入金の自動消し込みと、演題原稿をアップロード形式で提出できる機能です。この二つの機能が、当時抱えていた最も切実な課題を解決してくれるものでした。

アトラス：なるほど…。それまで抱えていた切実な課題を解決する機能が決め手となったのですね？

木下様：その通りです。特に参加費の消し込みについては、必須の機能だと考えていました。当時、他社サービスでは自動消し込みに対応しているものが少なく、対応していたとしても高額なオプション費用が必要な場合や最終的には手作業が残るケースがほとんどでした。その点、Confitはパッケージサービスとして、比較的導入しやすい形でこれらの機能を提供しており、大きな魅力を感じました。

アトラス：お金に関わる業務は労力はもちろん、精神面の負担も相当かかる作業だと、お話をお聞きしていて思いました。

木下様：お金に関わる業務は、作業量だけでなく精神的な負担も非常に大きいものです。ミスがあれば、参加登録者ご本人だけでなく上司からも指摘を受けることがあり、常に神経を張り詰めていました。これらのことから当時は「学会運営は本当に大変だな」と感じていました。

アトラス：演題募集についても、送られてきてしまったら断るのも心苦しいですし。Confitの場合はシステム側で受付を自動でクローズできるため、作業面だけでなく、心理面でも楽になったのではないでしょうか。

木下様：Confitを導入してからは、演題受付の締切をシステム上で自動的に管理できるようになり、作業面だけでなく心理的な負担も大きく軽減されました。今では当たり前の機能だと思いますが、導入当初は本当にありがたかったですね。

アトラス：ご負担軽減のお役に立てているようで良かったです…。そのほか、Confit導入の判断材料となった点はありますか。

木下様：共同開催している公益社団法人 地盤工学会での導入実績と、複数の会社のサービスを比較検討していた際の貴社の印象です。オンラインでサービスの説明を受けた際にとても丁寧な説明・対応の印象が良かったです。こことなら一緒に準備、運営ができると思いました。ソフト面（人対人）の部分も大きかったですね。

導入してみて

アトラス：Confit導入によってご負担はどれぐらい解消されましたか？

木下様：導入後の変化としては、何より「安心して夜眠れるようになった」ことが大きいです（笑）。演題原稿の受付や参加費の消し込みといった、これまで神経を使っていた業務の大半が解消され、事務局業務全体が格段に楽になりました。

アトラス：導入の決め手にソフト面（人対人）をあげていただきましたが、その印象は導入してみていかがでしたか。

木下様：導入前の他社との比較の段階で感じていた貴社の対応の丁寧さや安心感は、導入後も変わっていません。心強かったのは、担当者に直接電話で相談でき、その場で対応してもらえる点です。特に、初回の第26回研究集会では分からないことばかりでしたので、カスタマーサクセスの皆さまのサポートには本当に感謝しています。

アトラス：ありがたいお言葉をありがとうございます！以前にも「自分がコロナで倒れてもアトラスに依頼していれば何とかなると思っている。安心している」というご発言をいただいて嬉しかったことを覚えています。

アトラス：Confitは継続利用いただくことで、機能面・サポート面ともに価値を感じていただけるサービスです。それだけでなく、お客様自身で操作できる幅が広がり、システムとともに進化していく部分にも価値を感じていただきたいと思っています。木下様ご自身、そういった体感はありますか。

木下様：年に一度の開催ということもあり、操作を忘れてしまうことはありますが、今では基本的な操作にはすっかり慣れました。イレギュラーな対応が発生しても、事務局内で落ち着いて対処できるようになり、本当に助かっています。例えば、バーチャル口座で一人分の口座に二人分振り込んでしまった等、忙しい時に限ってイレギュラーなことが発生しますが、対応策は既に分かっているので、アトラスに連絡する必要もなく事務局で粛々と対応できるようになりました。デフォルトから外れた作業や対応なども、まずは事務局で切り分けてから、こちらでは対応できないことだけをカスタマーサクセス（運用支援）に相談しています。

またConfitは、前回開催時の情報など、過去の記録をサイト上にそのまま残っている点も非常にありがたいです。他のサービスだとアーカイブやセキュリティの問題で会期終了後削除するというところもある中で、研究集会はサービスを利用し始めた第26回から残っているので、次回開催時や、次期幹事への引き継ぎの際にも、大きな助けになっています。

実は、第26回からこれまでの間に、他社システムの導入を検討せざるを得なかった時期もありましたが、今まで使ってきたものが途中で切れて無くなるのが非常に怖かったです。やはり開催記録が残っているというのは、あらゆる面で良いことだと実感しています。

アトラス：Confitはアーカイブを「学びの資産」として活用いただけたらという思いがありますが、準備の面でもお役に立てていただけていると聞き、大変嬉しく思います。

今後の展望とアトラスへの期待

アトラス：今後Confitに期待することや、学会運営の展望についてお聞かせください。

木下様：Confitを利用することで、事務局業務を継承し、今後も研究集会が滞りなく実施していけることです。

他の学会の話を聞くと、どこの学会も幹事、事務局の担い手が少ない、お金もないなど、とても運営が大変そうです。他業界の学会の運営を見ていても、幹事や事務局を担当している人は自分の仕事をこなしながら、睡眠時間さらに休みも削って準備、運営していますが、このような状態はいつまでも続かないと感じています。

だからこそ、Confitのようなパッケージを使うことで、学会運営の簡略化と均一化が図れると思っています。こういうことを意識していかないと学会運営もできなくなるでしょう。逆に、こういうシステムを使うことで、我々が当たり前だと思っていたやり方が、実はシステムのデフォルトにはなかったりすると、「こっちがおかしいんだな」と思うことあります。我々のやり方をシステムの標準に寄せないといけない、寄せた方がいいと最近思うようになってきました。

また、学会運営に関してというわけではありませんが、当初課題と思っていた見積書、納品書、請求書といった書類一式の作成、対応の依頼状況も最近は変わってきました。以前は自治体からの個別要求が多く大変だったのですが、最近は自治体側も手続きや様式を簡素化する方向に移行しつつあるようで、徐々にこのような依頼は少なくなってきました。近年ではこれらの依頼は、2団体程度までになりました。これは、事務処理が全体として標準化に向かっているということだと感じています。こうした世の中の大きな動きを見ると、我々もこの流れにしっかり乗って、変えるべきところは変わっていかなくてはいけないと思っています。

かつ、私自身も、いずれは事務局業務を引き継いでいかなければなりません。その際にも、既存のサービスを利用していることが、スムーズな引き継ぎにつながると感じています。

貴社への今後の期待ですが、学会は全体のサポートが必要な時期になってきていると思います。先生方に聞いても、若い研究者などは運営をやりたがらない。「学会発表はするけど、学会の運営、幹事役は断られる」と言っています。学会業務を均一化して他の学会とも共有化し、参加者がどの学会申し込んでも、貴社のシステムさえ使っていればなんとなくいつもの通りに大会発表、参加できるなど… A-Pass（複数の学術大会に1つのアカウントでログインできる仕組み）がすでにリリースされていますが、そういった状態になれば事務局の負担も減ります。どう解釈して、どうやられるかは貴社次第ですが、期待しています。

アトラス：木下様の長年のご経験に基づく切実な提言、大変重く受け止めます。「研究者が研究に専念できる世界へ」というビジョンを目指しており、目指す未来は、木下様がおっしゃった世界だと考えています。その実現のために、弊社はシステムの浸透と、ユーザーの皆様に寄り添ったサービス改善に、引き続き全社一丸となって励んでまいります。

さいごに

今回のインタビューでは、事務局一人体制という厳しい環境下で、非効率な作業から脱却し、学会運営の効率化と心理的・物理的な負担の大幅軽減を実現された貴重な事例を伺うことができました。入金消込の自動化と演題受付のオンライン化という目に見える課題を解決する機能と、安心できるサポート体制や、過去の開催記録が継続的な資産として残るという利用してみて気づいた価値が、一人体制の事務局運営を支えている点は、今後のシステム選定において重要な視点となり得るでしょう。

アトラスは、今後も皆様からいただく貴重なご意見を真摯に受け止め、Confitのサービス改善に努めてまいります。学会運営の課題解決に向けて、まずはお気軽にご相談ください。

末筆ではございますが、お忙しい中、貴重なお話をお聞かせくださいました地下水・土壌汚染とその防止対策に関する研究集会事務局様に、心より御礼申し上げます。