紙媒体の提供をやめる？減らす？続ける？どの選択にも使えるConfitのご提案

こんにちは。セールスの上原です！

大会校のご担当の先生から、こんなお声をよくいただきます。

「印刷用データの入稿期限があり、投稿期間を短くしなければならない」

「直前に演題が変更になって、冊子の修正対応が大変だった」

「ExcelでタイムテーブルをつくってはConfitと突き合わせて……を何度も繰り返した」

紙の冊子は、参加者にとってありがたいもの。でも「作る側」の負担は、想像以上に大きいことがあります。

「紙をやめたい」と思っていても踏み出せない方も、「やめるつもりはないが、もう少し楽にしたい」という方も——今回ご紹介するConfitの機能は、どちらの先生にもお役立ちできます。

冊子づくりで「本当に大変な部分」はどこか

冊子そのものをなくすかどうかは、学会によって事情がさまざまです。参加者の声、広告や協賛の関係、図書館への納品など、簡単に結論の出ない論点もあります。

ただ、「大変さの多くは、冊子を作るプロセスにある」という点は、多くの大会校の先生に共通しています。

これらは「やめる／やめない」に関わらず、Confitのデータをそのまま活かせる仕組みがあれば、大幅に減らせる負担です。

Confitをすでにご利用いただいている学会の多くは、「完全版の冊子」から「薄いプログラム集＋Web抄録（オンラインプログラム）」の組み合わせに移行しています。「紙の冊子をやめる」ことは、すでに珍しい選択ではありません。

この組み合わせを支える機能として、先生方の声をもとに新機能を2つ追加しました。既存のWeb抄録機能も含め、3つまとめてご紹介します。

Confitに登録された演題・抄録データを、参加者がスマートフォンやPCからいつでも検索・閲覧できるWeb上のプログラムとして公開できます。

冊子をやめたい方には： 抄録を探して読む、演題を検索するというニーズは、Web抄録で十分に満たせます。「紙がなくても情報が見つかる」環境を整えることが、やめるための最大の前提条件です。

冊子を続ける方には： 冊子に掲載しきれない詳細な抄録本文や、直前の変更情報をWeb上で補完できます。「紙は簡略版、詳細はConfitで」という役割分担が自然に作れます。

Confitに登録されているプログラムデータから、タイトル・発表者名を含んだタイムテーブルをそのままPDF化・印刷できるようになりました。

冊子をやめたい方には：当日配布用の簡易資料として、ExcelやWordで一から作る必要がなくなります。演題の変更があっても、Confitを更新すれば自動的に反映されます。

冊子を続ける方には：「完全版の冊子」とは別に、当日の動きがわかるシンプルな1枚ものをコストをかけずに用意できます。広告画像をフッターに入れることもできるので、広告収入がある学会にも対応しています。

詳しくは以下の記事で紹介しています。

公開用予稿集のプログラム部分を、一段組か二段組かを設定で選べるようになりました。

冊子をやめたい方には：Web公開用のPDFがそのまま使いやすい形で出力されるので、ダウンロード後の手直しが不要になります。

冊子を続ける方には：「余白が多くて印刷ページ数が増えてしまう」「ダウンロードしてからレイアウトを手で直している」という手間がなくなります。印刷コストの削減にもつながります。

詳しくは以下の記事で紹介しています。

①～③の機能は、目的に応じて組み合わせて使えます。

目的	組み合わせ方
基本的にはWeb上で情報を公開し、最小限の紙媒体を用意する	①+②
Web上で情報を公開しながら、プログラム等の最低限必要な情報を冊子で作成する	①+②+③

冊子に関する判断は、学会の事情によって正解が違います。大切なのは「やめること」ではなく、今の形を無理なく続けられるかどうか、そして作業の負担を減らしながら、参加者への情報提供の質を保てるかどうかです。

Confitの新機能は、その判断のどの方向にも対応しています。

冊子をどうするかの判断は、すぐに決めなくて構いません。ただ、作るのが大変だけど仕方なく続けている」という状況は、変えられるかもしれません。

「自分たちの大会でどう使えるか聞いてみたい」という場合は、お問い合わせフォームからご連絡いただくか、担当までお気軽にご相談ください。