【導入事例】手書きハガキや手作業の入金消込からの脱却～プラスチック成形加工学会様に聞く、Confit導入で実現したペーパーレス化と圧倒的な業務効率化～

こんにちは。セールスの菊池です。

長年続いてきた学会運営のやり方を変えるのには、大きな決断が必要です。「手書きでの参加証郵送」や「当日受付での現金取り扱い」、「重たい予稿集の印刷・郵送」といったアナログな手法は、事務局にとって多大な作業的・精神的負担となっています。それでも、変化に踏み出すのは容易ではありません。

今回は、2020年のConfitの導入を皮切りに、現在では演題/参加登録からプログラム編成、プログラム公開までConfitの機能をフル活用していただいている一般社団法人プラスチック成形加工学会様にインタビューを行いました。

かつては800〜900枚もの参加証をハガキに手書きして郵送し、当日受付では現金の入った金庫を抱えて対応していたという同学会。

Confitの導入によってそれらのアナログ作業からどのように脱却し、ペーパーレス化や効率化を実現したのか、詳しくお話を伺いました。

大会基本情報

大会名	プラスチック成形加工学会 第37回年次大会 プラスチック成形加工学会 第33回秋季大会
主催学協会	一般社団法人プラスチック成形加工学会
大会参加者数	年次大会：約900～1,000名 秋季大会：約600～750名
演題数	約200件
ご利用プラン・機能	レギュラープラン（大会ウェブサイト・演題登録・参加登録・オンライン決済・プログラム編成・プログラム公開）・参加証ダウンロード機能・現地受付用QR発行機能
Confitご利用開始年	2020年第28回秋季大会より継続利用

当初の課題：手書きのハガキ送付と手作業の入金消込

アトラス：まずは、Confit導入前に抱えていらっしゃった課題について教えていただけますでしょうか。

学会様：以前は、事前の参加登録を郵便局からの払い込みなどで受け付けており、送られてくる山のような払込票を一件ずつ手作業でチェックして入金消込をしていました。振り込んだ・振り込んでいないという確認のやり取りも発生しており、非常に手間がかかっていました。

アトラス：参加証のお渡しも大変だったと伺っています。

学会様：はい。昔は参加登録の申し込みがあると、事務局がハガキに1件ずつ手書きをして、それを封筒に入れて参加証として800人から900人全員に郵送していました。当時のスタッフが対応してくれていたのですが、到底今のスタッフにはできないと思うほどの膨大な工数でした。

アトラス：それは恐ろしいほどの作業量ですね…。当日の受付対応はいかがでしたか？

学会様：参加者は事前に送付されたハガキを受付に差し出し、受付は手元にあるリストと照合して参加費支払い有無を確認、支払済みの参加者には領収書を渡すという作業が発生していました。そのため、受付完了まで多くの時間がかかりました。また、懇親会の当日参加者も受け付けており、さらに時間がかかる上に、受付にかなりの負担がありました。当日参加も多く、100人から200人ほどが現金払いで来場されることもありました。そのため手書きで領収書を書いて対応し、小さな金庫に入れた大金を懇親会の間もずっとカバンに入れて持ち歩くなど、精神的にもかなりの負担でした。経理からお金を合わせるように言われ、泣きながらお金を数えたこともありましたね。

プログラム編成と予稿集作成にかかっていた膨大な労力

アトラス：演題登録やプログラム編成はどのように行われていたのでしょうか。

学会様：昔は独自に作成したホームページで講演を募集し、事務局で集めた講演情報を1件ずつ小さな紙に印刷してプログラムの枠を書いた模造紙に紙を並べてプログラム編成を行い、その後、目視で重複チェックをしながらプログラムを組んでいました。その後に、Excelなどに転記する作業があり、プログラム編成にかかる負荷が大きい状況でした。

アトラス：予稿集についても、以前は紙で作成されていたのですよね。

学会様：はい、当時は出版社にお願いして分厚い予稿集を作成し、参加者に送付していました。紙の予稿集の印刷費に加えて、郵送費もどんどん上がっており、コスト面でも大きな課題となっていました。

導入の成果1：オンライン決済とQR受付による圧倒的な負担軽減

アトラス：Confitを導入いただいて、どのような成果がありましたか。

学会様：参加登録は本当に楽になりました。事前の入金消込が自動化されただけでなく、当日受付の支払いもすべてクレジットカード決済に寄せたことで、現金の取り扱いがなくなったのが非常に大きいです。現金取り扱いによる事故のリスクが減り、事務局としても嫌な思いをせずに済むようになりました。振込の場合、個人名ではなく会社名の場合も多く、参加者との紐づけが大変でしたが、オンライン決済では個別での状況がわかり便利になりました。

アトラス：当日受付の混雑状況はいかがですか。

学会様：以前は手書きの番号リストを受付で一つひとつチェックしていたため、受付スタッフが4〜5人は必要でした。今はQRを読み取るだけであっという間に受付が終わるので、午後にはスタッフが1〜2人で回せるほどスムーズになりました。アルバイトスタッフを雇う必要もなくなっています。

導入の成果2：ペーパーレス化によるコスト削減

プラスチック成形加工学会 第37回年次大会Confit公開サイト（Confit）
※一部ページの閲覧にはパスワードの入力が必要です。

アトラス：予稿集についても、現在はConfitのWeb抄録へと移行し、ペーパーレス化を実現されていますね。

学会様：はい。印刷物の予稿集をやめて、PDFでアップロードしてもらったものをConfit上で公開する形（画面上の①）にしました。

これにより印刷費や郵送費といった大きなコストを削減することができました。最初は「冊子がないと困る」という反対意見もありましたが、今では皆様慣れてくださり、特にクレームもありません。また、受付時に予稿集の手渡しがなくなり、スムーズな受付にも貢献しています。

アトラス：予稿集をやめたことで、協賛企業の広告掲載に影響はありませんでしたか？

学会様：冊子の代わりに、ConfitのWebサイト上にバナー広告を掲載（画面上の②）し、現地では大判ポスターを掲示するという形に変えました。Webバナー広告は多くのお申し込みをいただいており、しっかりと収益を確保できています。

今後の展望とアトラスへの期待

アトラス：今後、Confitに期待されることはありますか？

学会様：プログラム編成において、同一時間帯の重複登壇や、座長と発表者の重複を回避する重複チェックは不可欠です。Confitでは登壇者と座長の重複チェックをしてくれますが、「共著者」の重複もシステムでチェックできるようになるとさらに助かります。学生の発表では指導教員も会場にいる必要がありますし、登壇する講演だけでなく共著の講演も会場で質疑応答に参加したいと考える発表者が多いためです。現在、共著者の重複チェックは自前のExcelマクロで対応していますが、Confitで一元管理することができれば、業務効率の大幅な向上が期待できます。

また、管理画面のメニュー（最終投稿設定など）が色々な場所に分かれていて少し直感的に分かりにくい部分があるので、より使いやすくなることを期待しています。

アトラス：貴重なご意見ありがとうございます。管理画面のUIについては、社内でも大幅な改善を計画しております。共著者の重複チェックについても、今後の機能開発の参考にさせていただきます。

学会様：アトラスさんの良いところは、私たちの要望を聞いてシステムを改善してくれるところと、安心感のあるサポート体制です。導入時はもちろん、運用が軌道に乗るまでもしっかり伴走していただけるので大変助かっています。「他学会の運用事例」なども惜しみなく教えていただけるので、学会に合った効率的な運用を組み立てることができました。

さいごに

今回のインタビューでは、手書きの参加証や手作業による入金確認、そして当日の現金管理といった長年のアナログ業務を、Confitの導入によって一掃された一般社団法人 プラスチック成形加工学会様の成功事例を共有いただきました。

特に印象的だったのは、以下の3点です。

• オンライン決済への完全移行により、膨大な事前入金チェックや当日の現金管理による精神的・物理的負担がゼロになったこと。
• QR受付の導入で、長蛇の列を防ぎ、受付スタッフの人数を大幅に削減できたこと。
• 予稿集の電子化（ペーパーレス化）により、印刷費や郵送費を削減しつつ、Webバナーで広告収益もしっかり維持できたこと。

システム化を進めるにあたっては「これまでの運用を変える不安」がつきものですが、導入後の「圧倒的な業務の楽さ」を知れば、二度と元の手作業には戻れなくなります。

「今の属人的なやり方に限界を感じている」「参加者やお金の管理をもっと安全で楽にしたい」とお悩みの学会様は、ぜひ一度アトラスにご相談ください。豊富な支援ノウハウをもとに、皆様がシステムを最大限に活用し、自立して効率的な運営をおこなえるよう、最適な運用設計をサポートいたします。

末筆ではございますが、ご多用の中、貴重なお話をお聞かせくださいました一般社団法人プラスチック成形加工学会の皆様に、心より御礼申し上げます。