Confitがオンライン学会(Web学会)でお手伝いできること【2021年1月更新】

高橋です。

新型コロナウイルスの影響により、多くの学会では学術大会を現地で開催することが難しくなりました。

当初は延期や中止という判断をされる学会もありましたが、収束の時期が読めないこともあり、現在ではオンライン学会(Web学会)を検討している学会が多くなりました。「準備をしているので相談に乗って欲しい」「Confitで折角Web抄録の準備を進めているので、オンライン学会で活用できる機能はないか?」といった問い合わせをいただくことが増えました。

弊社では元々、学術大会支援サービス「Confit」の機能の一つとして、Web抄録という、プログラムや抄録を検索・閲覧できるシステムを提供しています。

現在ではWeb抄録を活用してオンライン学会に対応できるようになっておりますので、今回はオンライン学会向けの機能について紹介します。

 

「オンライン学会(Web学会)」と一口に言っても、

  • Zoom等のWeb会議ツールで発表する(ライブ開催)
  • 事前に録画した発表動画を配信する(オンデマンド開催)
  • 音声無しの発表スライドやe-posterを公開する

など、様々な実施方法がありますが、Confitではいずれのパターンにも対応できます。

また、おかげさまでConfitは多くの学会にご利用いただいていることもあり、機能だけでなく「他の学会でどのように取り組んでいるか」、といった運用面についても徐々にナレッジが蓄積されてきました。

Confitをご利用の皆様やご興味を持った皆様にお役に立つ情報を提供していきたいと思いますので、お気軽にご相談ください。

 

それでは実際に機能を紹介していきます。

 

オンライン発表のための機能

①タイムテーブルへのZoom等のリンク表示

Confitにはプログラムをタイムテーブル形式で表示する機能があります。

Zoom等のWeb会議ツールを用いたライブ開催の場合は、タイムテーブルにリンクを表示させることでライブ会場への導線を作ることができます。

もちろん、Zoom以外のWeb会議ツールでも対応可能です。

タイムテーブルにZoomのリンクを表示

 

②オンデマンド動画配信

Confitでは「Web抄録」として各講演の抄録をWeb公開するので、講演ごとに個別ページが作られます。

個別ページの抄録欄に動画を入れることで、オンデマンド配信にも対応できます。

動画はページ内に直接埋め込まれるため、外部サイトに遷移せずにそのまま再生できます。また、セキュリティを設定し、参加者以外の視聴を防いでいます。

※動画のストリーミング再生にはVimeoを使用しています。

オンデマンド動画配信の画面例

 

③発表スライド、e-poster公開

講演の個別ページには動画だけでなくPDFファイルをリンクすることもできるので、音声の無い発表スライドやe-posterを公開することもできます。

公開するPDFはダウンロードや印刷を防止する設定を施すことでセキュリティを高めています。

e-posterの画面例

 

④コメント機能

Confitで公開された論文・発表スライド・動画等を見た参加者が、質問や意見があるときに、各講演ごとにコメントを投稿できる機能です。

最近では特にオンデマンド開催における質疑応答に活用いただく事例が多いです。

こちらの機能を実際にご利用された学会では、演題数700件に対して全部で4,000件ほどのコメントが寄せられました。(2020年3月完全オンラインにて開催)

運営学会様も弊社も驚きの数字でしたが、オンライン学会ならではの出来事です。

なお、こちらの機能は会期終了後に引き続きコメントを受け付けることも、会期終了のタイミングで非表示にすることも可能です。

コメント機能の利用にあたっては参加者への告知が重要です。

電気化学会様の告知がわかりやすかったのでご紹介します。電気化学会 第87回大会 Web討論会開催にあたり

コメント機能の画面例

 

アクセス・閲覧制限機能

Confitでは参加者だけが大会に参加できるようにするためのアクセス・閲覧制限機能があります。

大きく分けて「参加者全員共通のパスワードによる制限」か「参加者ごとに異なるID/PWによる制限」に分かれており、後者の場合はさらにアクセスを制限する範囲を3パターンから選択できます。

 

⑤共通パスワードによる制限(各講演ページのみ)

全員共通のパスワードで閲覧制限をかける場合は、各講演ページの抄録や動画、スライドが表示される部分のみが制限範囲になります。

逆に言えばプログラムや講演タイトル、著者情報などは誰でも見ることができるので、参加登録前の方がどのようなプログラムがあるか検索できるというメリットもあります。

一方で、プログラムに閲覧制限がかかっていないということは①タイムテーブルへのZoom等のリンク表示をしている場合は誰でもZoom等にアクセスできてしまうということになるので、ライブ開催にはおすすめできません。

共通パスワードによる認証画面例

 

⑥-1 参加者個別ID/PWによる制限(各講演ページのみ)

制限範囲は⑤と同様ですが、こちらは参加者ごとに異なるID/PWを付与する方法です。

全員共通のパスワードよりもセキュリティが高まります。

また、④コメント機能を利用している場合、⑤では参加者以外もコメントを投稿できますが、こちらの場合はコメント投稿(および閲覧)を参加者に限定することができます。

参加者個別ID/PWによる抄録ページの認証画面例

 

⑥-2 参加者個別ID/PWによる制限(サイト全体)

こちらも参加者ごとに異なるID/PWでの制限ですが、各講演ページだけではなくサイト全体に制限をかける方法です。

参加者はまずログインしないとサイト内にアクセスできないため、より「参加者だけが入れる会場」といった意味合いが強くなります。

この方法であれば①タイムテーブルへのZoom等のリンク表示をしている場合でも参加者だけがZoom等にアクセスできるようになるため、ライブ開催におすすめです。

参加者個別ID/PWによるサイト全体の認証画面例

 

⑥-3 参加者個別ID/PWによる制限(プログラム全体)

⑥-1と⑥-2の中間にあたる方法で、サイト自体には誰でもアクセスできますが、プログラムページにアクセスするにはログインが必要となるパターンです。

後述の⑨大会Webサイト機能を使用している場合に「開催概要や参加登録のページは一般公開したいが、タイムテーブルなどのプログラムは参加者だけに公開したい」という場合に最適です。

参加者個別ID/PWでプログラムページに認証をかける場合の画面例

 

参加登録機能

⑦事前+当日参加登録

Confitには参加登録システムもあり、クレジットカード決済をはじめとしたオンライン決済にも対応しています。

事前参加登録はもちろんのこと、オンライン決済が完了した参加者に自動で参加者個別ID/PWをメール通知する機能があるため、会期当日にも事務局様の負担なく参加登録を受け付けられます。

参加登録の流れを示した図。決済が完了すると自動的にパスワードが通知されるため、事務局の負担がなくなることが示されている。

 

⑧領収書・参加証ダウンロード機能

参加登録システムに付随して、領収書や参加証をマイページからダウンロードできる機能もあります。

詳しくは下記の記事をご覧ください。

【Confitバージョンアップ情報 Ver.3.9.0】領収書発行機能が進化しました!

【Confitバージョンアップ情報 Ver.5.2.0】参加証ダウンロード機能ができました!

 

その他便利機能

⑨大会Webサイト機能

ConfitのWeb抄録システムはただプログラムや抄録を公開するだけではなく、大会自体のWebサイトとしても使うことができます。

「開催情報」というメニューの中には自由にページを追加できるため、大会長挨拶や演題募集のページを作成すればConfitの中に大会の情報を全て集約できます。

大会Webサイトの画面例

 

⑩出展者機能

Confitには出展者の一覧ページと出展者ごとの個別ページを追加できます。

製品紹介の動画やパンフレットを掲載したり、オンラインのセミナーや相談会を開催するためのZoom等のリンクを掲載することもできます。

出展者ページの画面例

 

⑪演題登録・演題査読・プログラム編成・モバイルアプリ etc.

今回はWeb抄録および参加登録といった部分にフォーカスしてご紹介しておりますが、これらはConfitの機能の一部に過ぎません。

演題登録からWeb公開までワンストップで実現できるのがConfitの強みです。ご興味のある方は当サイトの価格とプラン機能についてをご覧ください。

 

まとめ

ここまでご紹介した機能を一覧にまとめました。

分類 機能名 内容 向いている学会
オンライン発表のための機能 ①タイムテーブルへのZoomリンク表示 タイムテーブルにZoom等のWeb会議ツールのURLを貼り付けます。 ライブ発表がある学会
②オンデマンド動画配信 発表者から集めた動画ファイルをConfit上で公開します。 オンデマンド配信がある学会
③発表スライド、e-poster公開 発表者から集めたPDFファイルにダウンロード防止、印刷防止等の設定をしてConfit上で公開します。 音声無しのスライドやポスターを公開する学会
④コメント機能 各講演に対してコメントを投稿できる機能です。

質疑応答に活用できます。

オンデマンドやe-posterなど、口頭での質疑応答が難しい開催形態の学会
アクセス・閲覧制限機能 ⑤共通パスワードによる制限(各講演ページのみ) 全員共通のパスワードで各講演ページにのみ閲覧制限をかけます。
  • シンプルに運用したい学会
  • ライブ発表がない学会
⑥-1 参加者個別ID/PWによる制限(各講演ページのみ) 参加者ごとに異なるID/PWで各講演ページにのみ閲覧制限をかけます。
  • ライブ発表が無い学会
  • 参加者以外にもプログラムを検索してもらいたい学会
⑥-2 参加者個別ID/PWによる制限(サイト全体) 参加者ごとに異なるID/PWでサイト全体にアクセス制限をかけます。
  • サイト自体へのアクセスを参加者に限定したい学会
  • ライブ発表がある学会
⑥-3 参加者個別ID/PWによる制限(プログラム全体) 参加者ごとに異なるID/PWでプログラム関係のページにのみ閲覧制限をかけます。
  • 大会Webサイト機能を使用している学会
  • ライブ発表がある学会
参加登録機能 ⑦事前+当日参加登録 事前から当日まで参加登録できます。

オンライン決済に対応しています。

決済完了後に参加者個別ID/PWを自動通知できます。

当日、あるいは会期ギリギリまで参加者を募集したい学会
⑧領収書・参加証ダウンロード機能 決済が完了するとマイページから参加者自身で領収書や参加証をダウンロードできます。 今まで領収書や参加証を印刷、郵送していた学会
その他便利機能 ⑨大会Webサイト機能 開催情報メニューにページを自由に追加できます。 別途大会サイトを用意するコストを削減したい学会
⑩出展者機能 出展者の一覧ページと個別ページを作成できます。

製品紹介動画やオンラインセミナーのためのZoomリンクも掲載できます。

オンラインでも展示の情報を掲載したい学会
⑪演題登録・演題査読・プログラム編成・モバイルアプリ etc. Web抄録や参加登録と組み合わせて演題の受付・管理ができます。 Confitで演題を一元管理したい学会

 

弊社はあくまでオンライン学会のプラットフォームのご提供という立場ではありますが、多くの学会とお付き合いしておりますので、各学会の運用事例も蓄積されてきております。

当ブログでも「オンライン学会を終えてどうでしたか?」というシリーズで学会事務局様や実行委員の先生にインタビューした記事を掲載しております。

併せて参考にしていただけますと幸いです。

 

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