【ハイブリッド学会事例紹介】令和4年度石油技術協会春季講演会

こんにちは。セールスの上原です。

先日私が執筆した記事『新しい「Atlas Style!」を定めました！』が公開されました。

すでに読んでいただけましたでしょうか？

これからのアトラスとConfitについて熱く語っていますので、ぜひご一読ください！

さて今回はConfitをご利用いただいた「令和4年度石油技術協会春季講演会」の事例をご紹介します。

こちらの大会ではConfitの大会ウェブサイト、参加登録機能をご利用いただき、現地+オンラインのハイブリッド形式で開催されました。

大会情報

また配信サービスはブイキューブ社の「EventIn」を利用されました。

Confitの「大会ウェブサイト機能」を利用し、令和4年度石油技術協会春季講演会専用の特設サイトを作成しました。

特設サイトでは参加登録のご案内や、プログラム、オンライン視聴マニュアルを掲載しました。

シンプルなレイアウトで参加者にとっても導線が分かりやすくなっています。

もちろんURLやリンクボタンも掲載できるため、オンライン開催のプラットフォームとしてもご利用いただけます。

令和4年度石油技術協会春季講演会大会ウェブサイト画面キャプチャ

特設サイトに参加登録の入口を設け、参加登録を受け付けました。クレジットカードによるオンライン決済機能を利用したので、手作業での入金確認の手間も減りました。

また管理画面から対象者を絞ってメールを送ることができる「一括メール送信機能」もご活用いただきました。

オンライン会場となる「EventIn」の参加URLも、この一括メール送信機能で参加者に通知しました。メール変数を設定することで参加者の氏名等も自動で表示されるため、個別に1件ずつご案内する手間が省けます。

他の学会様では投稿済で未決済の方を絞り込んで督促メールを一括で送るほか、採択通知メール、講演番号通知メールを一括で送る際にもご活用いただいています。

オンライン会場はブイキューブ社の「EventIn」を使用しました。

EventInは1つの大きな空間に一般発表やシンポジウムの会場がいくつか存在する、という構成になっています。

そのため、ログアウトすることなく会場間を移動でき、Zoomなどのウェブ会議ツールに比べてストレスなく発表を聞くことができます。

また自分以外の参加者の位置が画面上で分かるため、参加者同士の交流も促進されました。

新型コロナウイルスの影響で会員間の直接的な交流の場が制限されている中で、参加者同士の交流を促せるという点が、配信サービスを選定する上での大切なポイントだったそうです。

令和4年度石油技術協会春季講演会EventIn画面キャプチャ

今回ご紹介した事例も含めて、今年度Confitをご利用いただいている学会のうち、70を超える学会でハイブリッド開催されています。

様々なパターンの事例を踏まえてハイブリッド開催の運用をご提案できますので、ぜひお気軽にお問い合わせください！