機能だけじゃない！アトラスはシステム運用も全力でお手伝いします。

はじめまして。Confit導入コンサルタントの青柳です。この度スタッフブログ初登場です！

昨年の秋ごろからキャンプにハマりはじめ、絶賛キャンプシーズンの今を楽しんでいます！特に好きなのは火おこしとテントを設営した後のご褒美ビールです(笑)

さて、今回のテーマは”アトラスのサポート力について”です。

いきなりですが、何事も新しいことを始めたり、未知のものを取り入れるのは不安がつきものですよね。

「学術大会の開催形式を変えなければならないが、ノウハウがなくて心配…」

「新しい演題・参加登録システムを検討したいけどうまく運用できるだろうか…」

Confitのご利用を検討されている学会様もこのような不安をお持ちではないでしょうか。

Confitは学術大会向けパッケージサービスとしてシステムをご提供していますが、それだけではありません。

私たち導入コンサルタントはシステムの利用方法のサポートにとどまらず、多種多様な学会様のニーズに合わせ適切な運用方法をご提案しております。

ではそんな導入コンサルタントはより良いサポートの為に日々何をしているのか？今回はその取り組みをご紹介します！

1.オンラインで勉強会を実施しています

Confitの提供、運用を担当している学術大会ソリューション部では、毎週水曜日に全員参加のオンライン開催勉強会を行っています。

勉強会のテーマは毎週異なり、お客様からよくいただく質問の共有会や、ご要望いただいたシステムの改善点の検討会などを実施しています。

勉強会では一方通行な情報伝達がなく、質問や議論などが飛び交います。他のメンバーが担当している学会様の事例を共有し、そこからさらに質問を通して深い議論に発展するなど、毎回新しい発見があります！

勉強会の様子

△勉強会の様子

6月の勉強会では、Jamboardというオンラインホワイトボードを使い、今後のConfitの展望についてチームで話し合い、発表をしました。

こうして全体でノウハウや情報を共有・議論することで、迅速かつ適切なご案内や、Confitをより便利に活用していただく提案ができるように日々努めています。

コロナ禍によりオンラインやハイブリッドでの開催形式が中心となっていく中で、ありがたいことに、Confitは学術大会のオンラインプラットフォームとして多くの学会様に選んでいただき、2021年度は300以上の学術大会でご利用いただきました。

このようにConfitは多くの利用実績があるため、学会の研究分野や開催方式によって異なる運用方法もノウハウが蓄積されています。お打合せでも同じ分野の別学会様の事例や開催方式の紹介をすることができるため、実際の利用イメージを分かりやすくご案内することができます。

スタッフブログ内にて、事例紹介や利用学会様のインタビュー記事を掲載していますので、ぜひご覧ください。

オンライン勉強会の内容や、大会運用の特徴、注意点などを、いつでも内容を把握できるように都度ナレッジを蓄積しています。

運用情報や頂いたご要望は導入コンサルタント内だけでなく、必要に応じてセールス担当やシステム開発担当へ共有しています。スタッフ全体で情報を共有することで、システムの機能拡張や今後の運用改善に取り組んでいます。

Confitを既にご利用いただいている学会様でも、大会ごとに運営担当が持ち回りで異なる場合もあるかと思います。そんな時でも、過去大会の運用記録を残しているので、記録を基に運用をサポートすることができます。

共有体系図

△導入コンサルタントの共有体制図

また、アトラスは現在もオンサイトとリモートでの勤務体制を継続していますが、充実したコミュニケーションツールがあるため、離れていながらも円滑に相手とコミュニケーションを取ることができます。

時には社内チャットのやり取りを見た他のメンバーが、より重要な情報やアドバイスをくれることもあり、メンバー全体での共有意識がとても高いことも、より良いサポートに繋がっています。

学術大会終了後には社内関係者で振り返り会を実施し、より良い運用を検討しています。

また、必要に応じて学会様とも振り返り会を実施しており、Confitをご利用いただいた感想や今後改善してほしい機能、運用している中で迷った部分などをヒアリングし、次回大会ではどのような運用がより適切か、さらにConfitをご活用いただくにはどうすれば良いかを一緒に検討し、ご提案しています。

振り返りを行うことで、学会様も運用中は忙しくてなかなか気づけなかった部分をフィードバックしていただけたり、要望した改善点が後にシステムに反映されてより使いやすくなったと喜んでいただけたりと、学会運用もシステムも改善を繰り返しています。

Confitは多くの機能をご用意していますが、必ずしもどの学会様の運用にも当てはまるということはなく、時にはご要望に添えないこともあります。そのようなときでも、私たちは今回ご紹介したような日々のノウハウ共有や経験から、どうすれば理想に近い使い方ができるかを考え、ご提案しています。

これからも「サービス＝システム × サポート」という考え方を大切にし、学術大会成功のため、充実したサポートで皆様のお役に立てるよう努力してまいります！

Confitのご利用に悩んでいる学会運営に携わる方々も、ぜひ一度お問い合わせフォームよりお気軽にご相談ください。