【スタッフの日常】毎週水曜日はオンライン開催勉強会

はじめまして、Confit導入コンサルタントの青山です。

Confitスタッフブログ初登場です。

緊張のあまり、この2行だけで30回書き直しました。

どうぞよろしくお願いいたします。

 

さて、今回のテーマは、アトラス社内で毎週水曜日に実施している『オンライン開催勉強会』についてです。

オンライン開催勉強会とはいったい何なのか、アトラスは毎週水曜日にいったい何をしているのか・・・を紹介いたします。

 

『オンライン開催勉強会』とは

近年、オンライン開催の学術大会が増え、大変ありがたいことに多くの大会でConfitをご利用いただいております。

従来の現地開催と比べてみると、オンライン開催の学術大会はまだまだ事例としては少なく、今日も様々な学会が試行錯誤し、様々な開催手法が模索されているのが現状ですが、

回数を重ねるごとに「学会がどのようにオンラインでの大会運営に取り組んでいるか」というナレッジが徐々に蓄積されてきました。

せっかく蓄積されたナレッジやアイデアを導入コンサル一人ひとりの心に留めておくだけではもったいない限りです。

そこで、これからConfitをご利用いただく方にも、オンライン開催に向けて様々なご提案ができるよう、それぞれの大会で「この大会ではこんな形のオンライン開催ができた!」と、フィードバックをし、導入コンサルタントとしてチーム全体の品質向上を図る為に『オンライン開催勉強会』を設けています。

 

『オンライン開催勉強会』の内容

1. フィードバックする大会をピックアップ

会期が終了したばかりの、できる限り熱々の大会情報をアトラス社内で確認、共有します。

2. 情報共有

各大会を担当したスタッフが、実際にどのような開催状況だったかを共有します。担当した大会はそれぞれ思い入れがあるので、思い出話も交えてお話ししています。

3. 質問、議論

気になった点を自由に質問、議論します。

運用面での改善点や飛び交うアイデア、参加者様から反応が良かった事例は、これから開催される大会にタイムリーに活かすことができます。

各大会の情報は日々、チーム内で共有をしていますが、改めて「共有、フィードバックをする時間」がある事はとても大切だと感じています。

 

よく挙がる議題

開催形式について

オンライン開催の大会では主に、以下のような実施方法があります。

  • Zoom等のWeb会議ツールで発表する(ライブ開催)
  • 事前に録画した発表動画を配信する(オンデマンド開催)
  • 音声無しの発表スライドやe-posterを公開する

詳しくはこちらの記事を参照ください。

Confitがオンライン学会(Web学会)でお手伝いできること【2021年1月更新】

 

開催形式によって実現したいことのイメージが近い場合も多いので、それぞれの開催形式ごとに最適なご提案をできるよう、様々な事例に触れるようにしています。

また最近では、ライブ配信とオンデマンド配信、どちらも実施される大会が増えてきました。

「オンライン開催のイメージがつかない・・」という方にも、他の学会の実例も踏まえてご提案できるように日々勉強会で学んでおりますので、お気軽にご相談ください。

当ブログでも、実際に開催された大会事例を紹介しております。

参考にご覧ください。

開催情報ページについて

ご担当者様で、イチからご自由に作成いただけるページです。

テンプレートもご用意していますので、ご安心を!

Confitを使ったことが無い方でもイメージいただけるように事例として、開催情報をご活用いただいている学会様をご紹介します。

 

日本健康相談活動学会第17回学術集会

通常、開催概要や大会長のご挨拶のページを作成される学会様が印象ですが、大会のQ&Aや、Zoom等を利用した懇親会のページも作成いただきました。

日本健康相談活動学会のConfitサイト①

 

日本健康相談活動学会のConfitサイト②

 

日本健康相談活動学会のConfitサイト③

日本健康相談活動学会のConfitサイト④

懇親会のZoomはタイムテーブルに設定いただき、参加者の方のみが視聴できるようにされていました。

 

開催情報ページは現地開催で例えるならば、ちょっとした配布物スペースや交流ブースのような場としてもご活用いただけます。

自由度が高い分、学会様としてはどのように使えば良いか迷うところでもあると思いますので、日本健康相談活動学会様のように上手く活用いただいた事例は特にしっかりと取り上げるようにしています。

 

最後に

『オンライン開催勉強会』は、主に導入コンサルチーム、セールスチームで実施していましたが、

最近ではシステム開発チームも参加し、様々な観点からオンライン開催についてのアイデアを出し合っています!

 

オンライン開催勉強会の様子。大会サイトとZoomの画面が映っている

 

開催される大会それぞれの「こういう大会にしたい」「オンライン開催でこういう事がしたい」というお気持ちにお応えできるよう、Confitもメンバーも日々奮闘しています。

 

Confitにご興味のある方、オンライン開催をご検討されている方、安心してご相談ください。お問い合わせはこちらまで!