オンライン学会を終えてどうでしたか?
~環境科学会2020年会 実行委員の先生に聞いてみました ~

こんにちは、セールス担当の田口です。

新型コロナウイルスの影響で大会はオンライン開催が主流となり、この秋でも多くの学会が実施されていました。様々な開催形式が出てきたため、主催のみなさまは情報を集めた上で比較検討されているかと思います。

大会開催においては、学会事務局様主体で検討・準備されるケースや実行委員の先生方が主体で検討・準備されるケースなどがありますが、今回は大会実行委員の先生方が主体となり検討・準備・実施をされたケースのご紹介です。

大会基本情報

  • 大会名: 環境科学会2020年会
  • 主催:環境科学会
  • 会期:2020年9月19日(土)~ 9月20日(日)
  • 発表演題数:約100件
  • 大会参加者:約200名

 

オンライン開催の方法

  • 研究発表(口頭およびポスター):オンデマンド動画配信
  • シンポジウム:Zoomミーティングによるライブ配信

 

環境科学会2020年会のオンライン公開サイト

環境科学会2020年会のオンライン公開サイト

 

Confitでのオンライン開催決定経緯

アトラス:Confitを利用してオンライン開催をされることになった経緯を教えてください。

先生:新型コロナウイルスの影響で現地開催を断念せざるを得ない状況となり、オンラインでの開催を検討し始めました。演題登録システムでいつもお世話になっており、信頼がおけ、手厚く迅速なサポートをしていただいているアトラスさんのシステムの導入を検討しました。

他社のシステムなど、いろいろなオンライン開催方法も検討しましたが、特に信頼性とセキュリティの面を考慮して、アトラスさんのConfitを採用することを決定しました。

 

Confitでオンライン開催を実施して

アトラス:Confitを利用したオンライン開催をされてよかった点を教えてください。

先生:まず、初めてのオンライン開催で心配でしたが、適切かつ迅速なサポートが得られたのがよかったです。

アトラス:ありがとうございます。先生にもご提出物などを期限どおりに対応いただけたことが大変助かりました。機能面においてはいかがでしょうか。

先生:口頭およびポスター発表はオンデマンド動画配信機能を利用しました。講演動画のダウンロード防止など、セキュリティ面において対処されており優れていました。またコメント機能によりディスカッションが容易にできたのがよかったです。講演ごとにコメントの件数の差がありますが、最大で12件のコメントがあり、年会全体で305件のコメントがありました。

アトラス:他に学会として工夫したことはありますか?

先生:会期を延長して講演動画を視聴できるようにしました。講演後に好きな時間に講演動画を視聴でき、講演が被ることがないため、気になる講演すべてを視聴できました。また動画の講演は巻き戻しや早送りが可能なので自分のペースで視聴できるといういい点もあります。

 

改善課題について

アトラス:Confitを利用して改善課題と感じたことを教えてください。

先生:演題登録時に取得したConfitのアカウントと、オンライン開催サイトのConfitのアカウントではアカウントの紐づけができないため、多少の混乱が生じる可能性がありました。(しかし、実際には特に問題は発生しませんでした。)

演題登録で利用したアカウントが、オンライン開催サイトのアカウントとしても利用できるといいですね。

アトラス:その点は弊社も課題としております。『Confit Connect』というサービスを展開しております。現在は演題登録、参加登録の利用に限って、他の大会ですでにConfitを利用した実績があれば、同じアカウントでログインができ、自分の行動履歴が管理できるようにしています。

将来的には演題登録、参加登録からオンライン公開サイト全体で利用できるアカウントにすることを目指しています。

他にはありますか?

先生:講演者からの講演動画ファイルの収集はConfitではできず、自分たちで行うことになっていたため、収集方法を別途検討し、実際に動画ファイルを収集するのに苦労しました。

アトラス:動画収集方法はご検討、ご対応いただき、ありがとうございました。

これまでの現地開催の大会では動画収集の要望は一切なかったため、Confitでは動画収集に対応できるような対応をしていませんでした。しかし今後はオンデマンド動画配信の対応も増えると思いますので、動画収集の方法は検討してまいります。

 

準備段階は先生方もはじめてでご不安だったようですが、大会として発表者や参加者にも喜んでいただけて成功裏に終わられたようです。

この事例掲載にあたっては、環境科学会 幹事の静岡県立大学 徳村雅弘先生にご協力いただきました。徳村先生をはじめ 環境科学会2020年会の実行委員会の先生方にはこの場を借りて深く御礼申し上げます。