オンライン学会に関連する最新のConfit機能拡張状況

高橋です。

新型コロナウイルス(COVID-19)の影響で、オンライン開催に舵を切られた学会が相当数に及んでいるという印象を持っています。
規模や分野を問わず、様々な学会様や運営会社様からのご相談が増えていることからも、その傾向を強く実感しております。

オンライン学会に関するConfitの既存機能を評価いただくことが多く、嬉しい限りなのですが、皆様との打ち合わせの中で頂戴するご要望や、新たな気付きも多く、足りない点があるのも事実です。
少しずつではありますが、皆様の期待に応えられるように機能を拡張しておりますので、今回のブログで紹介していきます。

①参加登録・決済システム連携(オンライン上で当日まで参加登録)

現地開催であれば、参加者は会期当日に現金を支払うことによって参加証が渡され、会場に入場することが可能でした。

同様にオンライン開催でも、当日参加登録の仕組みが必要になります。現地開催と異なるのは、仕組みさえ整えれば、受付の人員を配置しなくても回せるということです。
この点に着目し、「参加登録」→「決済」→「アカウントの通知」が全自動になるように機能を拡張しました。これにより、人手をかけずに当日の参加受付が可能になります。

特にオンデマンド動画の配信をするような学会では、開催日が長期間になるところもあります。そのような学会にも有効な仕組みだと思います。

支払いはクレジットカードに加え、銀行振り込みにも対応しています。特に企業からの参加者は立替払いの関係上、カードよりも銀行振り込みのほうが好まれるようです。参加しやすくすることで1名でも参加者が増えれば、機能拡張した我々も嬉しいですね。

銀行振り込みですと「入金確認に人手が入るのでは?」という疑問が出てくると思いますが、以前ご紹介したバーチャル口座という仕組みを利用することで全自動で対応可能になります。

②領収書、学会参加証発行機能 ※2020年夏の終わりにリリース予定

「現地開催がなくなると領収書を渡すタイミングがない。参加者に個別で郵送するのは大変!」という声がありました。確かに今まで現地で渡していたものを郵送するとなれば、多大な手間とコストがかかります。

Confitには簡易的な領収書の発行機能は以前からあったのですが、印影や再発行の明示など新たな機能を加えてリリースします。
また、事務局の管理画面では、いつ、どの宛名で、何回ダウンロードしたか、といった領収書の発行履歴を確認することができます。

同様に参加証の発行機能も追加します。
参加証のデザインは学会により様々だと思うので、それぞれの学会に対応できるように工夫しております。

③認証範囲の拡張(アクセス制限の拡張)

これまでConfitでは、プログラムまではフリー公開で、抄録やPDFの閲覧時にパスワードを設定できたのですが、オンライン開催では参加費を支払った参加者に配慮し、サイト全体に認証をかけたい、という要望を多くいただきました。
そこで、これまでの認証範囲に加え、サイト全体でも認証を設定できるようにしました。

学会によっては市民への情報公開の観点からプログラムまでは参加者以外にも公開するというポリシーをお持ちのところもあります。そういった学会の場合、会期中はサイト全体に認証を設定し(以下の図の右側)、会期が終了したらプログラムまでは公開する(以下の図の左側)、といった設定をする、といったことも可能です。

 

④コメント書き込みの通知  ※2020年夏の終わりにリリース予定

オンライン開催ではコメント機能を利用する学会がほとんどです。(コメント機能についてはこちら
会期終了後もコメント機能をしばらく開けている学会が多く、終わったあともコメントのやりとりがなされています。特に長期間に渡りコメント機能を開いている学会の期待に応えるためにコメントのメール通知機能を加えました。
この機能により、自分の発表にコメントが付いたことを発表者が気付けるようになります。

⑤レスポンシブウェブデザイン(PCでもスマホでもタブレットでも)

スマホで視聴する人も多いようです。「オンライン学会では移動中も参加するからスマホ対応必須」、「学生はスマホで参加だよ」と仰る先生もいました。
Confitはレスポンシブウェブデザインなので、パソコンでもスマホでもタブレットでも、それぞれに最適化された画面でご覧いただけます。

 

 

まだ足りない機能はあると思いますが、少しずつでも改善していきたいと思います。
引き続き、ご要望やアイデアを募集しております。

オンラインでのデモも承っております。こちらまでお気軽にご連絡ください。