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【2023年3月更新】【機能紹介㉔】データエクスポート

※2023年3月27日　一部内容について追記いたしました。

こんにちは。導入コンサルタントの笹田です。

今回は「データエクスポート機能」をご紹介します。

データエクスポートとは

システムに登録された情報をすぐに使いたいのに、システム会社に依頼して送付されるまでに時間がかかり困ったことはありませんか？

Confitは、管理画面からお客様ご自身で最新の登録情報を取り出せるので、ネットワークに繋がったPCさえあれば、いつでもどこでも必要なタイミングでエクスポートできます。

エクスポートデータの種類

演題登録システム、参加登録システムご利用時と、プログラム編成システム利用時でエクスポートできるデータの種類が変わります。

演題登録システム・参加登録システムご利用時

【アカウント情報・全投稿情報・参加登録情報】

Excelファイルです。

全投稿情報は、演題投稿時の情報がすべて登録されています。

「アカウント情報」と「演題登録情報」が一行にまとまっているので、奨励賞の応募有無など、演題投稿画面に設定した項目をリスト化したいときに便利です。

参加登録情報は、参加費や支払い情報が登録されています。

「アカウント情報」と「参加登録情報」が一行にまとまっているので、冊子、参加証、領収書など発送物の送付先一覧を作成する時に便利です。

 

【投稿アップロードファイル】

投稿時にアップロードされた全てのファイルをダウンロードできます。

当日の発表資料等をPDFやWordファイル、PPTファイル等で収集可能です。

 

【予稿原稿PDF】

演題投稿時に提出された原稿データです。

演題投稿時のテキスト情報から原稿PDFを自動生成することも可能です。

大会HPでのPDF公開などにご使用いただけます。

 

【予稿原稿PDF （編集用スタンプ付）】

演題投稿時に提出された原稿データに、カテゴリ、キーワード、発表言語、希望発表形式、大会名、主催者名がスタンプされた原稿PDFです。

演題投稿時のテキスト情報から原稿PDFを自動生成することも可能です。演題査読、プログラム編成時に編集委員に配布していただけます。

 

【参加登録アップロードファイル】

参加登録でアップロードされた全てのファイルをダウンロードできます。

参加費項目で「学生会員」等の会員種別を選択した参加者に、学生証等の証明書を提出してもらう等、確認・照合作業をする時に便利です。

 

【現地参加受付履歴】※現地受付QR発行機能（有料）をご利用の場合のみ

Excelファイルです。

現地参加受付履歴をダウンロードできます。

受付日時、受付番号、氏名、所属の情報を確認できるため、参加者管理をする時に便利です。

 

【領収書PDF・請求書PDF】

決済完了の参加登録を対象に、領収書を一括ダウンロードできます。

参加者がダウンロードした領収書を控えとして保管することができます。

また、参加者自身でダウンロードできる期間が過ぎた後の「泣き」に対応することも可能です。

 

【参加証PDF】※参加証ダウンロード機能（有料）をご利用の場合のみ

全ての参加登録を対象に、参加証を一括ダウンロードできます。

「名札として活用するため、現地会場に持参する必要があったが、当日に忘れてしまった」といった場合にも、事務局側で対応することができます。

プログラム編成システムご利用時

※「演題登録システム・参加登録システムご利用時」のデータは継続してエクスポートできます。

＜印刷会社への入稿に使えるデータ＞

【全投稿情報】

「演題登録システム・参加登録システムご利用時」でご紹介した全投稿情報データです。

プログラム編成が完了すると、講演番号などのプログラム情報も追加されます。

一行にセッション情報と講演情報がまとまっているので、印刷会社に入稿するデータとして使用できます。

 

【Confit 公開用 座長・発表者情報】

セッション番号をキーとして座長情報が一行に、講演番号をキーとして著者情報が一行にまとまったExcelファイルです。

索引付きの予稿集を制作されているご利用学会様では、このデータを印刷会社に入稿し、索引の制作を依頼する場合があります。

また、座長の先生に、担当セッションの発表者のふりがなリストを配布する場合にも便利です。

 

【暫定版プログラム】

セッション情報と講演情報が一行にまとまったExcelファイルです。（抄録本文は含みません。）

著者の所属番号が上付き文字で出力されるので、そのままWordファイルにコピー＆ペーストでき、プログラム集、予稿集作成時に便利です。

 

【プログラム日程表】

プログラム編成で作成した日程（タイムテーブル）情報が入力してあるExcelファイルです。

プログラム編成の結果から日程表が自動生成されるため、作業時間の短縮ほか、データを転記する必要がなくなることで精度の向上も実現します。

＜受付時などに一覧で管理できるデータ＞

【座長割当情報】

プログラム編成時に各セッションに割り当てた座長の情報が入力してあるExcelファイルです。

座長の受付時など一覧で管理したい場合に便利です。

 

＜Confitプログラム公開サイト・アプリに使用するデータ＞

【Confit 公開用プログラム情報】

Confitプログラム公開サイトとアプリで公開するプログラムデータです。

Web抄録公開、アプリのみをご契約いただく場合は、Confit専用フォーマットにセッションや講演情報を入力していただく必要がありますが、Confitのプログラム編成機能をご利用いただくと、プログラム編成結果からシステムが自動で生成するので、プログラムデータを一から作成していただく手間がありません。

 

【予稿原稿PDF 公開用スタンプ付】

演題投稿時に提出された原稿データもしくは、演題投稿時のテキスト情報から自動生成した原稿PDFに、大会名、Copyright、講演番号がスタンプされた原稿PDFです。Confitプログラム公開サイトとアプリで公開できます。

※Confitの講演番号生成ルールに合う場合のみ使用できます。

実際の画面と操作

エクスポートする各ファイルには「作成依頼」ボタンと「ダウンロード」ボタンが表示されています。「作成依頼」ボタンをクリックして最新のデータに更新してからダウンロードします。

最終作成日時が表示されているので、誤って古いデータをダウンロードしてしまうリスクを防げます。

Confitからエクスポートできる一番便利なデータは？

登録情報やテキスト情報から自動で作成したPDFをエクスポートできることはもちろんのこと、プログラム編成機能をご利用いただくことで、システムが自動でアプリ用のプログラムデータを作成してくれることが最大のメリットです。

プログラムデータを一から手作業で作成いただいた場合は、「難しかった、時間がかかった。次回は楽に作成する方法はないか？」とご意見をいただくこともあります。
Confitのプログラム編成機能は、プログラム編成が便利になるだけでなく、プログラム公開までの一連の作業をとても楽にしてくれます。

※プログラム編成機能は、Confit以外の演題登録システムをお使いの場合もご利用いただけます。詳しくは「【機能紹介⑧】投稿情報インポート（UMIN投稿→Confitプロ編が可能に）」ブログをご覧ください。

以上、データエクスポートのご紹介でした。

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