はじめて学術大会を運営される皆様へ

私たちアトラスは年間約300件の学術大会に関わっておりますが、はじめての大会運営を経験される場合、「何をすればよいのかわからず、不安を感じている」という状態でConfitへご相談いただくことがほとんどです。具体的には次のようなお悩みを抱えているケースが多いです。

全体像が見えない	運営経験がなく、大会運営の全体像をイメージすることが難しい。
引継ぎがない	前回大会からの引継ぎがなく、ゼロから考え直す必要がある。
時間が足りない	研究や通常の教務に大会業務が加わり、時間が足りなくなる。
システムに不慣れ	大会運営システムに触れたことがないため運用に不安を感じる。

はじめての方でも安心してご利用いただけるように、Confitはこれから学術大会を運営される皆様にとっての頼れるパートナーでありたいと考えています。

本記事では、大会実行委員となるのが初めての先生方、初めて学術大会を担当する運営会社の方々に向けて、Confitがお役に立てることについてご紹介します。

はじめてでもConfitを運用できる４つの理由

弊社のサービス哲学に「サービス＝システム × サポート」というものがあります。私たちは、ただシステムを提供するだけでなくサポートも含めてのサービスだと考えています。はじめてのご利用でもしっかりと運用していただけるように、Confitならではの価値をご提供します。

1．累計約1,800大会、年間約300大会の実績をもとにした知見

Confitには国内外、規模、分野問わず、さまざまな大会でご利用いただいた実績があります。システム運用の幅広い知見があるため、他学会で成功している事例をご紹介することができる点が強みです。医学・生命科学系、理学・工学系、人文・社会科学系などの各分野で一般的な運用パターン、規模別・開催形式別のおすすめ運用パターンなど、運用者だけでなく参加者にとってスムーズな運用方法をご提案させていただきます。

また、「500名以下などの小規模大会でもConfitを使えますか？」というご質問をよくいただきますが、費用を抑えて効率化できる小規模向けプランや、一気通貫でシステム化できる大規模向けプランなど、ご要望にあわせた幅広いラインナップをご用意しておりますのでご安心ください。

スタッフブログでは学会事例インタビューも公開していますのでぜひご覧ください！

2．専属の導入コンサルタントによるサポート

システム導入～運用にあたっては専属の導入コンサルタントが担当します。操作方法のお問い合わせや導入進行サポートはもちろんのこと、他学会事例を踏まえたベストな運用方法など、大会運営をよりよくするための+αの価値をご提供します。

私たちは、学術大会の成功のために、皆様の大会運営経験をしっかり次回大会に活かしていただきたいと考えています。そのために、弊社主体で大会運営を振り返る機会を設けて、システム導入のご感想を伺いながら、次回大会に向けた引継ぎのお手伝いもさせていただいております。

運用支援の取り組みについては、こちらの記事でも詳しくご紹介しています。

3．直感的で分かりやすいシステム

Confitははじめての方でも直感的にご利用いただけるシステムを目指しています。実際に、Confitを導入いただいた学会様の約半数は、先生方だけでも滞りなくシステムを運用されています。「参加者からの問い合わせがほとんど無かった」というお声をいただくこともあり、問い合わせ対応の負担軽減にも繋がっています。

また、システムの使い勝手についてのヒアリングやアンケートも随時実施しており、より使いやすくなるように日々システムアップデートを重ねて進化し続けています。これは作り込みのシステムとは異なるクラウドサービスならではの強みです。

4．セキュリティ・脆弱性対策はお任せ

Confitは使いやすいだけでなく、堅牢なシステムとして安全性を担保するために、以下のようなセキュリティ・脆弱性対策に取り組んでいます。安心して大会運営に集中していただけるように、日々監視をしながらセキュリティリスクへの対処を実施しています。独自サーバーの用意も不要ですので、ぜひConfitにお任せください。

信頼性の高いサーバー/ネットワーク環境
ツールと人の目を組み合わせた監視プロセス
継続したシステム保守と脆弱性対応
アクセス増加を見越したサーバー強化
24時間365日のサーバー監視体制
情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）の取得

「何から始めたらよいか…」と迷ったら

まだ大会準備について何も決まっていない段階でも、ぜひお気軽にお問合せフォームからご相談ください。お悩みや実現したいことを一緒に整理させていただき、システム選定の一歩をサポートいたします。皆様のお問い合わせお待ちしております！