オンライン学会を終えてどうでしたか?~応用物理学会様にリアルな声を伺いました~

こんにちは。導入コンサルの押江です。
少しずつ暖かい日が多くなってきましたが、みなさまいかがお過ごしですか。

他のブログでもお伝えしておりますが「他学会の事例を紹介してほしい。特に実際の声を聞きたい」という声を数多くいただいております。

そこで今回は、無事にオンライン講演会を終了された応用物理学会の事務局様にインタビューしました。

応用物理学会様は2013年よりConfitをご利用くださっています。

実は、現在パッケージとして展開している「Confit」は、この応用物理学会様の「学術講演会用登壇申込・プログラム編成システム」がきっかけで開発したサービスです。

2020年秋季学術講演会では、オンライン開催のプラットフォームとしてConfitをご活用いただき、Zoomを使ったライブ形式で開催されました。

2020年秋季学術講演会大会サイトはこちらをご覧ください。

応用物理学会様の学術講演会用登壇申込・プログラム編成システムのご紹介記事は「どこよりも早く大会プログラムを公開できるシステムの開発 - 応用物理学会様 登壇申込システム –」をご覧ください。

第81回応用物理学会秋季学術講演会のConfitサイト
第81回応用物理学会秋季学術講演会のConfitサイト

今回ご紹介する学術大会

大会名 2020年第81回応用物理学会秋季学術講演会
主催学協会 公益社団法人 応用物理学会
会期 2020年9月8日 〜 2020年9月11日
※オンラインで開催
発表演題数 2,504題
大会参加者数 約8,000名

Zoom選択の理由

アトラス:応用物理学様はZoomを選択されましたが、理由をお聞かせいただけますか?

応用物理学会様:まずは費用面です。使用するライセンス数(会場数)が多く、また会期前・会期直前・会期中でライセンス数も大きく変わるため、月単位で契約変更ができるZoomのほうが他サービスと比較して費用を抑えられるからです。また、ブラウザやスマートフォンからの参加が容易な点も重要なポイントです。

アトラス:Zoomの利用が禁止されている法人もありますが、何か対策をされましたか?

応用物理学会様:Zoomを禁止する企業・団体もありましたが、当日の対応を検討いただけるよう、早い段階でZoomを使用する旨をアナウンスしました。

Zoomはセキュリティの問題が指摘されていましたが、迅速に改善され、以後大きな問題は報告されていないと思います。また、多くの学会で既に利用実績があったということも大きいです。

アトラス:Zoomを利用するための準備は大変でしたか?

応用物理学会様:Zoomのウェビナー機能を利用したのですが、Zoomの契約とスケジュール作成は事務局で担当しました。パネリストの登録数が多いので、アトラスさんにパネリスト登録の作業を委託して対応しました。

2020年秋季学術講演会は200を超えるセッション数があったので、開催日時・セッション名・録画の有無などを慎重に確認しながらウェビナーを登録しました。更に登録したウェビナーのダブルチェックもしたので、この部分の作業はとても大変でした。

ただ、今回はオンライン開催が初めてだったので大変でしたが、一度Zoomでのオンライン開催を経験してしまえば、現地開催をするより準備は楽になると思います。

アトラス:会期当日、Zoomに関するトラブルはありましたか?

応用物理学会様:セッション中に有線LANのハブの電源を抜いてしまい、ホストのネットワークが切れてしまったことがありました。幸いにして、座長に共同ホスト権限を与えていたため、セッション自体は切れることなく続けることができ安堵しました。

また、講演の時間管理のために、現地開催と同じようにベルを使用したのですが、Zoomのノイズキャンセル機能をオフにしないと、ベルの音を認識しないことがあったという点は盲点でした。それくらいでしょうか。

Confitは参加者が使い慣れている点が良い

アトラス:Confit全体ではいかがでしょう?

応用物理学会様:Confitは参加者が使い慣れており、特に大きな問題はありませんでした。。ConfitにZoom視聴用URLを掲載したので、視聴したいセッションの検索や予稿閲覧などもスムーズにできたのではないでしょうか。参加者からの問合せも少なかったです。

Confitの管理画面からページの修正やバナーの追加など、アトラスさんにお願いすることなく事務局で作業ができる部分も多いので、会期中も迅速に対応できるのも良い点です。

アトラス:ありがとうございます。ではConfitの改善点としては、どういった点がありますか?

応用物理学会様:参加申込サイトとオンライン開催サイトで複数のID・PWを管理しなければいけない点は改善してほしいです。また、領収書の取得方法(参加申込サイトでダウンロード)が分からないという問い合わせが多かったので、オンライン開催サイト側でもダウンロード可能な機能を用意するか、分かりやすい誘導が必要だと思います。

可能であればちょっとした文言の修正やボタンの追加等の融通が更に利くとありがたいと思います。また、ポスター発表の良いシステムがアトラスさんで開発されることも期待しています。

アトラス:いつも貴重なご意見ありがとうございます。今後の参考にさせていただきます。アカウントの統合は「Confit Connect」の拡張という形で今後進めていく予定です。

参加者の声

アトラス:実際に参加者の反応はいかがでしたか?

応用物理学会様:オンライン開催だとセッション間の移動が楽なので、現地開催よりも色々なセッションを見ることができてよかった、旅費がかからないのでよかった、という声が多かったです。

一方で、現地開催ならではの「セッション終了後の立ち話」「廊下でばったり会って立ち話」といった交流ができなかったので、オンラインでも気軽に交流できる仕組みが欲しい、という声も多いです。

オンライン開催を終えての感想

アトラス:事務局様としてはどのような感想をお持ちですか?まずは良かった点を伺いたいと思います。

応用物理学会様:アルバイトの学生が優秀だったこともあり、会期中の運営でバタバタしたのは初日くらいだったので、メールや電話での問い合わせも迅速に対応ができました。当日受付もオンラインで済んだので、参加費の集計等も楽になったのは良かったです。

アトラス:今後の課題としてはいかがでしょうか?

応用物理学会様:現地会場というクローズドな環境だから話せる内容もオンラインだと話さなくなるので、内容に面白みがなくなるという声もありました。また、別のこと(仕事など)をしながら横で流しつけて置くこともできてしまうので、参加者エンゲージメントは下がるのかなとも思います。

アトラス:確かにおっしゃるとおりですね。他の部分で当初の想定との乖離はありましたか?

応用物理学会様:理事からは「出張せずに空いた時間に参加ができるので、企業参加者が増えるのでは」との期待がありましたが、企業参加者はさほど増えませんでした。オンライン会議の参加は認めない企業もあったと聞いています。聴講のみの学生を無料にしたのですが、こちらは想定よりも多くの学生が見に来てくれたことは良かったです。

アトラス:これからオンライン開催を実施する学会にアドバイスはありますか?

応用物理学会様:オンライン開催した他の学会からZoom利用、オンライン開催に関する注意点や運営準備などについて話を聞く機会があり、非常に助かりました。経験のある学会に詳しく話を聞き、自分の学会であればどの部分を変更したほうがいいかと検討をすると準備もスムーズに進むのではと思います。

アトラス:ありがとうございます。Confitのブログも今後開催する学会のお助けになれたら嬉しいです。

2021年3月の第68回応用物理学会春季学術講演会もオンライン開催が決まっています。応用物理学会様は非常に強い改善マインドをお持ちなので、更に充実した講演会になるのではないでしょうか。

第68回応用物理学会春季学術講演会のイメージ画像最後にあらためまして、インタビューにご協力いただいた応用物理学会様に深く御礼申し上げます。