どこよりも早く大会プログラムを公開できるシステムの開発 - 応用物理学会様 登壇申込システム –
はじめまして、CS部の山本です。
今回は、弊社が2014年に開発しました 公益社団法人 応用物理学会様向け「学術講演会用登壇申込・プログラム編成システム」のご紹介です。
実は、現在パッケージとして展開している「Confit」は、この応用物理学会様の「学術講演会用登壇申込・プログラム編成システム」から派生したサービスで、2019年8月現在で500以上の学会、会議にご利用いただいております。
このシステムの開発により応用物理学会様では、課題となっていた『運営コストの削減』、『運用作業効率化』が実現しました。
開発に至った経緯、取り組み事例をご紹介しております。ぜひご参考ください。
開発の経緯
登壇申込締切～プログラム公開を、どこよりも早く
どの学会でも悩みの種である参加者、発表者の声…
発表者：「ギリギリまで研究した成果を発表したい」
参加者：「早く会期中の予定（旅行計画！）を立てたい」
この2つの矛盾したリクエストを実現することで大会の価値を向上させたいという、応用物理学会様の大志を共に抱き、このプロジェクトをキックオフしました。
上記のほかにも、
- 講演会運営にかかる一連のコスト削減
- システムの利便性向上
これらの達成を目指してサービスの開発に取り組みました。
取り組み紹介(一部)
会員システムとの連携
シングルサインオンでアカウント管理が簡単
登壇申込者は、応用物理学会様の会員システムのアカウントで登壇申込システムにログインすることができます。これにより、毎年春秋の講演会ごとのアカウント作成の必要がなくなります。
プログラム編成のシステム化
事務局・編集委員の作業負担を軽減、コスト削減
[以前のプログラム編成の課題]
- 資料の印刷
編集委員会当日に配布する資料(日程表案、講演件数一覧等)を編集委員分(約170名)印刷して配布していた。 - プログラム編成内容の提出
確定した講演の発表順は、所定のExcelファイルに記入（紙の原稿を見ながら、ひとつずつExcelシートにコピー＆ペースト）してUSBで事務局に提出していた。 - 編集委員会開催にかかる経費
編集委員が1日に一斉に集まるため、会場費や交通費の経費が膨大にかかる。
[プログラム編成システム導入後]
- 資料の印刷が不要
→必要資料は事務局が事前にアップロードし、編集委員はシステムからいつでもダウンロード可能。 - システム内ですべて完結
→講演の発表順の編集・確定はすべてシステム上で行うことができる。 - 編集委員会の経費削減
→事前に各編集委員がシステム上で講演の発表順を編集・確定できるので、一堂に会する必要がなくなり、委員会開催にかかる経費を大幅に削減できる。
[プログラム編成画面]
プログラム公開準備のシステム化
プログラム編成～プログラム公開までを10日→2日に短縮
→「投稿締切を遅く、プログラム公開を早く」を実現！
[以前のプログラム公開の課題]
- 編成内容のチェック
プログラム編成がすべて問題なく完了しているか、目視でチェックしていた。 - データの統合
分類ごとにバラバラに提出された発表順データを所定のExcelファイルに統合していた。 - 公開用データのExcelで作成していた。
[新システム導入後]
- 編成状況をシステムでチェック
管理機能からプログラム編成の進捗状況を随時チェックできる。 - データの統合が不要
プログラム編成はすべてシステム内で行われるため、提出データの統合が不要。 - プログラムデータの自動作成
プログラム編成システムからConfit用（公開用）データを自動生成することができる。
応用物理学会様の事例、ご参考いただけましたでしょうか。
「Confit」は「学術講演会用登壇申込・プログラム編成システム」を基にして、パッケージ版としてさらに機能拡張を続けております。
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公益社団法人 応用物理学会様の事務局の皆様には、システム導入に向けて多大なご協力をいただきました。この場を借りて、心から御礼申し上げます。