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学術大会成功のカギとなる「引継ぎ」のコツ

こんにちは、Confit営業担当の石原です！
まだまだ残暑が続いておりますが、皆さまいかがお過ごしでしょうか？

学術大会の運営は、最低限のマンパワーで対応することが少なくありません。ただでさえ日常業務などが忙しい大会校（主催校）の先生方、事務局の方々にとって、大会を無事に終わらせるだけでも大変なことであるのが現状です。

アトラスは「研究者が研究に専念できる世界へ」というビジョンを掲げています。大会に関わる皆さまの負担軽減という観点から、「せっかく試行錯誤した大会のノウハウが、次回以降に引き継がれない」ことに私たちは大きな課題を感じています。

この記事では、年間約300大会で利用されているConfitのお客様の声をもとに、「学術大会運営の引継ぎ」について深掘りしてご紹介します。

 

他学会の大会運営体制はどうなっているのか？

Confitは累計約1,800件、年間約300件の大会でご利用いただいています。こちらのグラフは、2023年度にConfitを導入いただいた学会様の運営体制の分布です。
実行委員の先生または事務局のマンパワーだけで運営した学会がほとんどを占めていて、実行委員の先生だけによる運営は全体の半数を占めています。

一般的な運営体制のひとつに、「大会校（主催校）を毎年変えながら先生が運営する」という方法があります。大会校に任命された先生方ははじめて大会運営を経験されるケースも少なくなく、「前回大会の先生からなにも引継ぎがなくて困っている」というお声をよく耳にします。このように、ほとんどの大会では先生や事務局の方々が手探りしながら運営している実態があります。

引継ぎゼロの大会でよくあるお悩み

会期当日を迎えるまでに、いくつかの準備ステップが存在します。もし引継ぎがない場合、担当者の方は次のような課題に直面し続けることになってしまいます。委員会発足から大会当日まで落ち着かず、会期後は「なんとか乗り切った」という感想を抱かれる方も少なくありません。

学会が抱えるジレンマ

引継ぎができない背景にはさまざまな要素がありますが、「大会ごとの運営の属人化」「引継ぎ資料はあっても実態と乖離している」「運営経験のない人が任される状態」など、仕組み上の問題が考えられます。

では、このような課題を放置するとどのような状況になるでしょうか？こちらのイラストが示している通り、引継ぎをしないとノウハウがたまらず、また負担が偏り、最終的には大会運営の質が安定しないという状況に陥ってしまいます。これは先生や事務局の皆さま、学会自体にとって大きなデメリットです。

ただ、引継ぎのサイクルを回すには多くの労力が必要になります。ただでさえマンパワーが不足しているなかで、何から始めたら良いでしょうか？

Confitがお役立てできること

少しでも先生方、事務局の皆さまのご負担が軽減できるように、Confitでは以下の取り組みに力を入れています。持続可能な大会運営を目指して、日々、機能・サポート面のブラッシュアップを続けています。

1．過去大会情報をシステムで引継げる

Confitを一度ご利用いただくと、次回大会では前回設定をそのままコピーして活用することができます。担当者の引継ぎがなくても、Confitの設定内容を見れば運用実績を把握できるという状況になります。

具体的には、以下のような情報が引き継がれるため、大会サイトや参加・演題登録フォームの微調整だけですぐに使い始めることができます。早めにシステムを公開できることで、より多くの参加者やスポンサーの獲得にもつながります。

2．専属の導入コンサルタントによる会期後の振り返り

Confitは大会ごとに専属の導入コンサルタントがついて、システム構築から会期後まで大会運営をご支援いたします。その一貫として、運営の皆さまと大会を振り返る「クロージングミーティング」を実施しています。参加者の皆さまと今回大会を振り返り、良かった点・大変だった点・次回の改善点などを整理します。そのうえで、導入コンサルタントからConfitの活用方法など、次回大会に向けてブラッシュアップするためのご提案をいたします。

導入コンサルタントが提供する「システム導入スケジュール」や「参加者の利用状況」「振り返り内容をまとめた資料」などは、そのまま次回大会への引継ぎ資料としても活用することができます。これにより、皆さまの引継ぎ時の準備に当てる負担の軽減につなげていただいております。

おわりに

今回は、「学術大会運営の引継ぎ」というテーマでお客様の声から見えてきた状況をお届けいたしました。もしこのようなお悩みがございましたら、ぜひお気軽に お問合せフォームまでご連絡くださいませ。今回のテーマに限らず、運営にまつわるお悩み全般のご相談もお待ちしております！

  • はじめての大会運営で何から始めたら良いか分からない
  • 引継ぎが上手くいっている事例を知りたい
  • Confitで引き継ぎできる内容をもっと詳しく知りたい
  • システムにかかる費用をシミュレーションしたい