【新機能ご利用事例紹介】参加証の「現地印刷」で、より効率化した受付を実現！（日本スポーツ教育学会第43回国際大会）
こんにちは。セールスの上原です。久々の登場です！
このところなかなか更新できずにいたこのスタッフブログですが、また気合を入れて更新していきますので、今後の記事もぜひご覧ください！
さて、今回は7月にリリースした「QR読み取りによる参加証自動発行機能」をご利用いただいた学会様をご紹介します。
実際に受け付けている動画もご紹介しますので、イメージが湧きやすいかと思います。
機能の概要は以下の記事でご紹介しておりますので、本記事と併せてご覧ください。
大会基本情報
| 大会名 | 日本スポーツ教育学会第43回国際大会 |
| 主催 | 日本スポーツ教育学会 |
| 会期 | 2023年9月23日～2023年9月24日 |
| 会場 | 日本体育大学 東京・世田谷キャンパス |
| 講演数 | 約150件 |
| 参加者数 | 約350名 |
本大会では、発表申込・参加登録～プログラム編成～プログラム公開までの「Confitレギュラープラン」をご利用いただきました。
事前準備
開催のおよそ1か月半前には、Web会議にて機能のポイントや準備の流れをすり合わせしました。
また当日を迎えるにあたり、Confitの一括メール送信機能を利用して、参加登録者に当日参加受付用のQRを忘れずに持参するようお伝えするメールを複数回送っていただきました。
▲実際に送信したメール本文
前日準備
PC、QRリーダー、プリンターを接続し、テスト用のQRで印刷できるかを確認しました。
各機材同士が上手く接続できずに当日印刷できないこともあるので、接続だけでなく参加証が実際に印刷できるかまでを会期前日までに確認することをおすすめします。
当日受付
9:00から受付を開始しました。
受付開始直後は多くの参加者が来ましたが、長蛇の列になることなく円滑に受付が進みました。
実際に受け付けている様子を動画でご紹介します。
1人当たり20秒弱で受付〜参加証の印刷まで終わるので、参加者を待たせることなく受け付けられていました。
朝の混雑する時間帯は3レーン用意し、混雑が落ち着いてきたら受付レーンを減らして対応していました。
今回受付係として対応していたのは、会場の日本体育大学の先生方や学生の皆様でしたが、前日準備の時点で念入りに挙動を確認していただいたので、当日はサクサクと受け付けられていました。
参加者もスマートフォンをすぐに取り出してQRを提示しており、事前の周知が行き渡っていた印象でした。
参加証を参加者自身で持参してもらう場合だと、事前の周知を徹底していても持参を忘れてしまう参加者が一定数出てきてしまいます。
会期後の振り返り会では、参加証の持参を忘れた参加者の対応がなく、受付自体も簡単にできた、というお言葉をいただきました。
おわりに
今回ご紹介した機能をご利用いただくことで、さらに当日受付を効率化できるかと思いますので、詳細を聞いてみたいという場合は、お気軽にお問い合わせフォームや担当までお問い合わせください。
最後になりますが、当日の見学だけでなく、本ブログでのご紹介を「ぜひ！」とご快諾くださった実行委員の先生方、誠にありがとうございました。