【初めてのプログラム編成機能】プログラム編成開始までに準備すべきことは?

こんにちは!導入コンサルタントの田上です。
2019年も残り2週間と少し。あっという間の一年でした。
今年は令和時代のスタート、ラグビーワールドカップといろいろな出来事がありました。
みなさんにとって、この一年はどのような年だったでしょうか。

 

Confitの機能で一番の強みは、システム上でプログラム編成ができることです。
座長や発表者の登壇時間が重複しないようシステムで自動チェックできることは、プログラム編成の大変さを軽減できる大きなメリットと言えます。

この便利なプログラム編成機能をお使いいただくために、どんなスケジュールになるのか、何を準備すればいいのか、今回の記事ではプログラム編成機能の導入までの流れをご紹介します!

※演題登録開始までの流れはこちらをご覧ください。

プログラム編成開始までのスケジュールは?

プログラム編成準備開始1~1.5ヶ月前を目途に、プログラム編成に向けたシステム運用打ち合わせを実施します。

打ち合わせでは、システム設定のヒアリングのほか、大会ごとに応じたシステムの使い方などもご提案いたします。

 

打ち合わせが終わりましたら、まずは操作をお試しいただけるよう、テストサイトを提供します。テストサイトで本番さながらに、プログラム編成の操作を試してみてください。操作をしながら、設定内容が編成作業を進める上で問題ないか、検証していただきます。

テスト期間終了後、検証していただいたシステム設定を、実際にプログラム編成で使用する本番サイトに反映します。
その後、お客様にて会場情報やセッション枠情報、プログラム編成委員情報などを登録して、いよいよプログラム編成開始となります。

 

以下の図は、プログラム編成開始までの標準的なスケジュールです。

事前に準備すべきものは?

編成開始にあたり必ず登録していただく情報は、以下の3点だけです!
指定のフォーマット(MS-Excel)で一括登録が可能なので、作業もスムーズに進められます。

会場情報

プログラムを実施する会場を登録してください。
会場を登録するときに、収容数を入力することも可能です。
「会場名だけではどれくらいのキャパシティがあるのか判断できない」という問題も、収容数を登録しておくことで解消できます。

セッション枠情報

セッション枠とは、個々の演題を割り当てるコマのことです。
セッションの開催日時やセッションに紐づくカテゴリ等の必要情報をシステムに登録してください。

プログラム編成委員情報

Confitでプログラムの編成作業を担当される方の氏名やメールアドレスなどを登録してください。

 

上記3項目のほか、座長候補者となる方の情報やプログラム編成委員向けの連絡事項や配布資料を設定できます。
これらの情報を設定しておくことで、オンラインでの編成作業をより進めやすくなります。

大会ごとのプログラムの組み方により、登録すべき情報も異なりますので、ご不明点が生じましたらお気軽に導入コンサルタントまでご相談ください。

 

導入コンサルタントをしていますと、プログラム編成作業にかなりの時間とコストをかけられている実情をお客様からよく伺います。
学術大会はプログラム編成以外にも様々な業務がありますので、Confitにより少しでもその負担が軽減できれば、この上ない幸せです。

Confitに関する詳細な説明やデモをご希望の場合は、こちらまでお気軽にご連絡ください!

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