【利用者インタビュー】粉体粉末冶金協会様のConfit導入事例をご紹介します!

こんにちは!セールス担当の堀田です。

 

今回はなんと、実際にConfitを導入いただいているお客様にインタビューの機会をいただきました!

継続的にConfitをご利用いただいていて、2019年度秋季大会で5大会目の導入となる一般社団法人 粉体粉末冶金協会様です!

事務局長の井上 羊子様にご足労いただき、お話を聞かせていただきました。

Confit導入の経緯や導入前後の変化について伺いましたので、検討中の学協会様のご参考になれば幸いです。

はじめに

Confitには様々なご利用パターンがありますが、粉体粉末冶金協会様では大きく分けて以下の6つの機能をご利用いただいております。

  • 講演申込(演題登録)
  • 事前参加登録
  • クレジット決済
  • プログラム編成
  • Web抄録
  • 大会Webサイト

また、画面言語を日・英切り替え式で設定しているので、海外からの参加者にとっても使いやすいサイトになっています。(このあたりのメリットのお話も聞くことができたので、必見ですよ!)

それでは早速、インタビューをご覧ください!

申し込みはすべて個別に対応。締め切り間際は残業過多に…

——まずはじめに、Confitを導入される前に課題となっていたことを教えてください。

井上様:講演申込は申込書のテンプレートに必要事項を入力してもらい、メールに添付する形で受け付けていました。そのため事務局では1件1件受付が完了した旨のメールを送る必要があり、それだけでも手間のかかる作業でした。毎日まんべんなく申し込みが来るならまだしも、どうしても締め切り間際に集中するため、その時期は残業が多くなっていました。

——かなりアナログな対応をしていたのですね。

井上様:そうなんです。受け付けた申込書の情報も、所属や著者名、タイトル等を全てコピー&ペーストしてプログラム編成用のデータにまとめるということをしていたので、手間がかかるのはもちろん、人の作業なのでミスが発生してしまうこともありました。

——参加申込はどうされていたのですか?

井上様:参加申込も同じくメールまたはファックスで申込書を送ってもらっていました。参加申込受付、データベースへのデータ入力、参加登録番号の連絡など作業がいくつにも分かれていたため、非常に煩雑でした。さらに会計担当も請求書の郵送と銀行口座の入金チェック作業が必要でした。

——それが数百件もあると考えると、キリがないですね…。

国際会議をきっかけに、システムを用いて効率的な運用を実現

——そのような状況から、Confit導入までにはどのような経緯があったのでしょうか?

井上様:はじめは粉体粉末冶金協会主催の国際会議(※)でConfitを導入しました。国際会議ではある程度予算を確保できていたので、システムを導入する余裕があったんです。アトラスさんとはジャーナル関係でお付き合いがあったので、元々このシステムは知っていました。

JSPM International Conference on Powder and Powder Metallurgy~60th Anniversary~

——確かにConfitは英語画面にも対応できるため、国際会議で導入していただくことも多いです。しかしそこから国内の講演大会でご利用いただけるようになったきっかけは何かあったのでしょうか?

井上様:その国際会議に参加していたとある外資系企業の方が「思い切ってWeb登録のシステムを導入しましたね。とてもいい」と言ってくださったんです。それがきっかけとなって、システム導入について提案し、「事務局作業の軽減、効率化、人件費(残業代)等コスト全般の削減ができるなら」ということで導入が決まりました。

——実際に、Confitを導入して楽になったことを教えてください。

井上様:まず、システムから受付完了メールが自動返信されるので、講演申込も参加申込も1件1件対応する必要が無くなりました。参加申込ではクレジット決済にも対応できるようになったので、入金チェックの負担が軽減されました。銀行振込の参加者の場合はやはり入金チェックが必要ですが、システム導入当初と比べると銀行振込の数も減ってきました。請求書・領収書は希望者にのみ発行するようにしたので、こちらも手間は減っています。

——アナログで処理していたことがシステムで自動的に処理できるようになったのですね。プログラム編成やWeb抄録の機能もありますが、そちらはどうですか?

井上様:プログラム編成の際はもともと特別講演、一般講演合わせて10名ほどの先生に全国から集まってもらっていましたが、今はシステム上でできるので集まる必要がなくなりました。旅費が削減できるので、コスト面でのメリットもあります。また、プログラム編成も4~5日程度の期間を設けていれば、先生方の空いた時間に作業をして頂けるので、出張で1日割いて頂くことはなく、この点でもメリットがあると思います。

井上様:また、もともと講演大会では紙の概要集を作成していましたが、Web抄録を導入したので概要集の作成をやめました。印刷費用を削減できたのでConfitの導入費用と相殺できています。なかには紙の概要集を欲しがる参加者もいますが、1人2人ぐらいですし、それより大半の方は、Webで事前に見ることができるし、データで保管できるのがいいとのことです。

Confitの思わぬメリット

井上様:今年初めて、台湾の方が申し込みしてくれたんです。申し込みサイトに英語画面が用意してあることもそうですが、過去大会のプログラムや概要が英語Webサイトに残っていることも要因だと思います。過去の大会のアーカイブは、アーカイブ間の検索もできるので、会員の方にも非常にメリットになっていると思います。

—— Confitの導入によって幅広い参加者・講演者を集めることに繋がったんですね。大変嬉しいお話です!本日はどうもありがとうございました!

さいごに

今回のインタビューは、私としてもConfitがお客様にどのように役立っているか改めて実感することができる良い機会となりました。

弊社、株式会社アトラスのビジョンの一つにこんな言葉があります。

“お客様に寄りそって期待をうわまわり、頼れるパートナーになります。”

この言葉はまずお客様の声に耳を傾け、お客様を知ることから始まります。今後もこのような機会を通じてお客様の真のニーズを捉えるための取り組みを続けていきたいと思いました。

また、それを外部に発信することで、まだお付き合いのないお客様にConfitの価値を伝えることも同時に取り組んでいきます。

粉体粉末冶金協会様、この度は本当にありがとうございました!