【初めて演題登録システムを導入する皆様へ】演題登録開始までに準備すべきことは?

みなさま、ご無沙汰しております。
CS部導入コンサルタントの田上です。

9月に入り、秋らしい空気を感じられるようになりました。
季節の変わり目、体調を崩さないよう、しっかり栄養のあるものを食べて乗り切りたいものです。

さて、導入コンサルティングをしていますと、初めてConfit演題登録システムをご利用になるお客様からよくこんなご質問をいただきます。

Confit演題登録システムを導入するにあたって、何を事前に準備していればいいの?

演題登録システムの導入は決まっているけれど、何を準備すればいいのかわからない、どんなスケジュールになるのかがイメージできないということは、当然のことだと思います。

今日はそんなみなさまに向けて、準備すべきものや導入までのスケジュールをご案内いたします。

事前に準備すべきものは?

Confit演題登録システムのご利用が決まりましたら、次の情報をご提供いただきます。
導入前の時点でご提供いただきたい情報は、以下の4点だけです!

大会の開催情報

大会名、会期、会場の情報をご提供ください。

演題募集スケジュール

演題登録期間、演題査読期間、プログラム編成期間、採否通知時期、印刷物がある場合には入稿期日をお教えください。
弊社にてシステム運用のスケジュールを作成いたします。お教えいただくスケジュールは大まかな「●月上旬」などでも問題ありません。

ただ、導入時期によっては「演題登録期間と採否通知時期しか決まっていない」という場合もあるかと思います。
その場合には、導入コンサルタントがConfitご利用学会の実績を基に最適なスケジュールをご提案いたします。

演題募集要項(Call for Paper)

ご提供いただいた募集要項を参考に、テストサイトを構築いたします。
ご利用予定の大会でまだ要項が決まっていない場合には、直前に開催された大会の情報をご提供くださいませ。

前回大会の演題募集フォーム情報

もし、直前に開催された大会の演題募集フォームがございましたら、デモ画面またはキャプチャ資料をご提供いただけますと、大変助かります。
演題募集要項とともにテストサイトの構築の参考とさせていただきます。

演題登録開始までのスケジュールは?

事前に演題募集スケジュールや演題募集要項をご提供いただきましたら、弊社にてテストサイトを構築いたします。(※)
Confitはパッケージサービスですので、必ずしもシステムで実現できないところもございます。その後の工程も考慮し、「Confitとしての最適解」にてサイトを構築いたします。
※演題登録機能のみをご利用の場合、テストサイトのご提供はございません。予めご了承ください。

 

テストサイトを構築いたしましたら、サイトの設定やスケジュールの確認のために、導入打ち合わせを実施いたします。
打ち合わせでは、Confitの実績・経験を基に、システム設定だけではなく、運用も含めたご提案をさせていただきます。
打ち合わせが終わりましたら、実際にテストサイトを触っていただきながら、大会の演題登録フローに合わせて検証をしてください。

なお、テストサイトの内容は、あくまで導入コンサルタントが分析した結果からのご提案になります。
お客様がテストサイトにて確認される際は、ぜひ実際にご利用になる方の視点からご意見をいただけばと思います。

 

テストサイトの確認・修正を経て、いよいよ演題登録開始を迎えるという流れになります。
以下の図は、演題登録開始2か月前から準備をスタートされた事例のスケジュールです。

Confit ALL in Oneプランでご利用いただいている場合には、演題登録~プログラム編成~プログラム公開までオンライン上で完結することができます。
Confit ALL in Oneプランをご利用の場合には、プログラム編成開始前のタイミングで再度打ち合わせを実施し、プログラム編成~採否通知~オンライン公開へと至る流れを一緒に確認いたします。

 

システム導入にあたって、「本当にこのシステムで運用できるのか?」という不安は非常に大きいと思います。
システム運用の「フィットとギャップ」を明らかにしながら、私たち導入コンサルタントよりご提案してまいりますので、まずはお気軽にご相談ください!

~実際にご利用中の学会様のインタビューもあわせてご覧ください~