郵便料金値上げに備える：参加証から抄録集まで、学術大会の「郵送」をなくす3つの提案
こんにちは。セールスの上原です。
秋の味覚に誘われ、ベルトがきつくなる季節となりました。
今年作ったスーツが年内に着られなくなる、ということにならないよう、今日から挽回していきます。
さて、私にとってのベルトと同じくらい学会運営に携わる皆様にとって「きつい」こととして、10月からの郵送費の値上げがあるのではないでしょうか。
2024年10月1日から、各種郵便料金が値上がりします。
詳細は日本郵便の案内サイトをご確認ください。
郵便物数が減り続けていること、人件費の高騰が主な理由のようです。
日頃から郵便を利用していると、影響は小さくないかと思います。
郵便料金の値上げに伴い、学術大会の運営においても郵送費用の削減と業務の効率化がより一層求められることとなりました。
そこで今回のブログでは、学術大会運営において郵送対応が必要となる代表的な以下の3つの作業と、それを置き換えられるConfitの機能をご紹介します。
- 名札（参加証）
- 請求書・領収書
- 抄録集・要旨集
まず、各作業の具体的な紹介の前に、郵送作業で負担となる点を簡単に整理します。
郵送作業でよく伺うお悩み
①郵送費が発生する
今回のブログのテーマであり、当たり前ではありますが郵送費が発生します。
例えばレターパックで名札や抄録集を400人に送るとなると、2024年10月からはそれだけで240,000円かかります。
規模に関わらず多くの学会様から伺うお悩みです。
②封入作業の手間が発生する
郵送作業で避けられないのが封入作業の手間です。
外注するにしてもコストが発生してしまうため、学会事務局の方、先生方が対応される場合もあり、1日この作業で終わってしまう、と話される事務局担当者様もいらっしゃいます。
③きちんと届くまで対応が続く
発送すれば終わりというわけではなく、届いたかどうかのを確認するまでが郵送作業になります。
何らかの理由で参加者が登録した住所が存在せず、郵送物が返ってきてしまったときには、参加者に連絡して届く住所を聞き、再度送る作業が発生し、余計な時間がかかって大変というお声をよく伺います。
また、「きちんと期日までに届くか心配だ…。」という心理的な負担もあるとお聞きします。
郵送作業で発生するこれらの負担に加えて、先に挙げた3つの作業の状況を以下に整理します。
詳細は次項以降でご紹介します。
| # | 項目 | 従来の対応 | Confitで実現できること |
|---|---|---|---|
| 1 | 名札（参加証） | 事前参加登録者には郵送し、それ以降に申し込んだ参加者には当日に手渡しする。 | 参加者自身で参加証をダウンロードできるます。 |
| 2 | 請求書・領収書 | 宛名や発行日など、参加者ごとに異なる内容のものを作成し、郵送する。 | 参加者自身で宛名や発行日を変更して請求書と領収書をダウンロードできます。 |
| 3 | 抄録集・要旨集 | 冊子を作成し、事前に郵送するか、当日に手渡しする。 | オンライン上で抄録や要旨を公開できます。 |
1. 名札（参加証）
従来の対応
名札を事前に郵送するとなると、「事前参加登録期間」と「通常参加登録期間」を区切り、事前参加登録期間で登録した参加者に郵送している場合が多いかと思います。
この場合、通常参加登録期間に登録した参加者には、現地受付で名札を手渡ししているとよく伺います。
お悩みポイント
郵送作業の負担に加えて、「現地受付の煩雑さ」が挙げられます。
目の前の参加者が事前参加登録者なのか、当日参加登録者なのか、はたまた事前参加登録者だけど名札を忘れた方なのか…。様々なパターンの参加者がいることで、受付での対応が煩雑になってしまいます。
Confitで置き換えられる機能
Confitの「参加証ダウンロード機能」を利用して参加者自身で名札を印刷し、持参してもらうことができます。その結果、郵送費がなくなるほか、事前郵送、当日手渡しの区別がなくなり当日受付も簡素化できます。
参加者自身での印刷をお願いするのは気が引ける、印刷忘れが懸念される、という場合は、「QR読み取りによる参加証自動発行機能」もおすすめです。実現できることは以下のブログをご覧ください。
- 【Confit】新機能でより便利に！QR読み取りによる参加証自動発行機能をリリースしました。
- 【新機能ご利用事例紹介】参加証の「現地印刷」で、より効率化した受付を実現！（日本スポーツ教育学会第43回国際大会）
2. 請求書・領収書
従来の対応
参加者によっては所属機関の都合により、請求書の宛名や発行日時を調整のうえ、「紙」で送ってほしい、という場合があります。
1件ずつ宛名などを確認、Excelや請求書作成ソフトで作成し、郵送しているという学会様もあるようです。
お悩みポイント
請求書の発行業務で郵送以外のお悩みとして、「宛名などの記載事項を確認する手間」が挙げられます。
参加者によっては、「宛名を所属機関にしてほしい」、「発行日は参加登録日よりも後にしてほしい」など希望がばらばらな場合があります。
Confitで置き換えられる機能
Confitには参加登録システムの標準機能として「領収書・請求書ダウンロード機能」があります。
宛名を参加者自身で変更してダウンロードできるほか、領収書は参加費と懇親会費等を分割して出力できるので、公費、自費の支払いに対応することも可能です。
領収書の分割発行については以下のブログでご紹介しています。
3. 抄録集・要旨集
従来の対応
名札と同様に事前参加登録期間に登録した方には郵送で、それ以降に登録した方には現地で手渡しするというケースがあります。
この場合も現地受付の対応が複雑になってしまうという悩みが出てきます。
Confitで置き換えられる機能
ConfitのWeb抄録を利用すると、そもそも抄録集・要旨集の作成が不要になります。
冊子に比べ検索性にも優れていて、さらに重くないので参加者の利便性も上がります。
また、冊子を作成するための印刷費、組版費などのコストも削減できます。
ちなみに、ConfitのWeb抄録は2023年秋にリニューアルし、さらに見やすく、使いやすく進化しました。
詳しいリニューアルの内容は以下のブログをご覧ください。
おわりに
今回のブログでは学術大会運営において郵送作業が必要となる代表的な3つの作業を整理しました。
こうして見ると、単純な郵送費だけでなく、付随する作業コストや心理的コストが発生していることが分かるかと思います。
郵便料金の値上げをきっかけにして、学術大会運営業務を見直してみてはいかがでしょうか。
同じようなお悩みを抱えているようでしたら、なにから手を付ければよいかわからない…という状態でも構いませんので、お問い合わせフォームからご連絡いただけますと幸いです。