【導入事例】システム導入経験ゼロでも実感できたシステム導入の効果～動物臨床医学会様に聞く、Confit導入で手に入れた運営の安心感～

こんにちは。学術大会グループの田上です。

「今まで一度もシステムを入れて大会を運営したことがなかった」――そんな状態からConfitを導入し、初めての運用を成功させた学会があります。

動物臨床医学会年次大会では、学会事務局様が長年にわたってすべての業務をアナログで対応していました。演題登録も参加登録も、データ入力もランチョンセミナーの調整も、すべてが手作業。そして、抄録集の郵送業務もあるという業務の重さが事務局様に圧し掛かっていました。

「地図もない中で船を漕ぎ出した」と振り返る今回のConfit導入。実際の運用ではどのような変化があったのか、詳しくお話を伺いました。

この学術大会は会員管理システム「SMOOSY」をきっかけにConfitを導入いただいた事例とはなりますが、Confit単体のご利用でも十分に参考となる情報を数多く含んでいますので必見です。

大会基本情報

大会名	第46回動物臨床医学会年次大会
主催学協会	動物臨床医学会
大会参加者数	約1,200名
演題数	288件
ご利用プラン	レギュラープラン（大会ウェブサイト・演題登録・参加登録・オンライン決済・プログラム編成・プログラム公開）・参加証ダウンロード機能・現地受付用QR発行機能
Confitご利用回数	1回（初導入）

導入のきっかけ

アトラス：今回Confitを導入いただいた経緯をお聞かせください。

事務局様：アトラスの会員管理システムSMOOSYを導入したことがきっかけの一つでした。会員管理をきちんとシステムでやろうという流れの中で、Confitを導入すれば大会側もSMOOSYとつなげて運用できるというのが大きかったです。事務局としては、それまで完全なアナログ対応をしていたので、「このまま続けていくには限界が来るのではないか」という不安がありました。理事長が後押ししてくれたこともあり、導入を決断できたところがあります。

アトラス：「限界」というのは、具体的にどういう部分でしたか？

事務局様：一番は冊子です。長年、重い抄録集を参加者全員に郵送していました。かなり分厚い冊子を準備して参加者に配布する対応は、物理的にも、作業的にも、ずっと大変だったんです。紙と電子化の両方を進める案もあったのですが、コスト等の関係で両方を実現することは厳しく、それなら「もうこの際、電子化にしよう」というところになりました。

導入の決め手

アトラス：Confitを選んでいただいた決め手はどういったところにありましたか？

事務局様：やはり、SMOOSYとConfitが連携していて、会員管理システムと大会システムを一体で運用できるというところですね。それぞれバラバラなシステムを使うより、同じアトラスのシステムでつながっているほうが管理しやすいと思いました。あと、アトラスのことは以前からなんとなく知っていたので、初めてという感じがしなかったのも大きかったかもしれません（笑）。

初導入の成果：手作業からの解放と郵送コストの大幅削減

アトラス：実際にConfitを導入して、業務のやり方はどのように変わりましたか？

事務局様：参加登録情報の整理が本当に楽になりました。今までは参加登録をFAXで受け付けて、それを個別に手作業でデータ化していたので、それがなくなったのは大きかったです。また、ランチョンセミナーの受付調整がとっても楽になりました。今までは第3希望まで聞いていて、「どうやって調整しようか」と悩みながら対応していました。それが今回は、システム側で定員設定ができたのでほぼ問題なくスムーズにできました。すごく便利だと感じましたね。

アトラス：郵送面での変化はいかがでしたか？今まで参加者全員に名札と冊子を郵送されていたとのことでしたが。

事務局様：名札を郵送からシステムからダウンロードする形に転換したので、参加者への郵送物はほぼなくなりました。講師の先生方など一部の方へはご案内を送りましたが、一般の参加者向けへの郵送は9割方なくなりましたね。冊子も印刷がなくなった分のコストカットが大きかったです。一方で「Confitの費用がかなりかかるかな？」と正直思っていたのですが、意外と「あれ？このぐらいのコストだったの？」と感じるほどの価格だったので助かりました。以前に支払っていた郵送と冊子のコストを合わせると、Confit導入費用をしっかり賄えるくらいになっていました。

アトラス：全体的な業務量の変化を、数字で表すとしたらどのくらいのイメージですか？

事務局様：全体が見えない不安を抱えたまま進んでいたというのが正直なところで、数字に表すのは難しいんですが・・・肌感覚でいうと、今まで”100”だった大変さが、”60〜70”くらいに下がったかなという感じです。まだ慣れていない部分もあって、半分まではちょっと難しかったですが、確実に楽にはなりました。

アトラス：大変さが削減できた様子が伺えてうれしいです。完全なアナログ対応をしているお客様がConfitに転換した場合、1年目の効果として”60〜70”くらいに下がったと実感できるぐらいというのは、比較的順調に進んでいると言える状況です。複数年かけて段階的に業務をシステムに移していくことで、さらなる効率化が見込まれますので今後もフォローアップできればと思います。

当日受付も想定外のスムーズさ

アトラス：Confitをご利用いただくにあたり、現地受付用QR発行機能をご利用いただきました。当日の会場受付はいかがでしたか？初めてのシステム受付で、トラブルを心配されていたとも伺っていました。

事務局様：登録したはずなのにできていないとか、クレームがすごいかと思っていたんですが、全くなかったです。システム上ですぐに参加費の決済状況を確認できるので、その辺がとても便利でした。皆さんちゃんと名札も持ってきてくれましたし、抄録集を当日手渡しする作業もなくなって、受付がとても楽でした。以前はそれで長蛇の列ができていましたから。

アトラス：受付スペースについても変化があったと伺いました。

事務局様：そうなんです。今回、受付の場所を結構広く取ったんですけど、「来年はここまでいらないんじゃないか」というスタッフの声があったんですよ（笑）。それだけ流れがスムーズだったということですね。

課題と今後への期待

アトラス：初めての導入ということで課題も出てきたと思います。振り返りをした際に抄録の体裁管理についてお話が出ていましたね。

事務局様：今まではゲラを受け取って事務局側で校正する形だったんですが、今回は初めての試みであったので、校正はせずに投稿者責任に帰する形にしました。一応フォーマットは案内していたものの、そのルールを守らない投稿者がいたのも事実です。これは回を重ねる中で改善していかないといけないところですね。

アトラス：大会ウェブサイトとしてもConfitを活用いただきました。ページの作り込みについてはいかがでしたか？

事務局様：他の学会のページを見ると、もう少し作り込める要素があるなと思っています。今回は時間が限られる中でコンテンツを最低限揃えるやり方を取ったので、次回はもっとアイデアを入れていいものにしたいですね。

アトラス：弊社も事務局様と二人三脚でこの大会に臨んだ気持ちです。次回に向けても引き続き一緒に改善に努められればと思っています。

事務局様：同じことを何回も聞いたかもしれませんが、丁寧に対応していただいて安心できました。地図もない中で船を漕ぎ出したみたいなところがあって、最初から最後まで本当に「どうなるかと思った」という感じでしたけど、なんとかできてよかったです。ありがとうございました！

さいごに

今回のインタビューでは、「システム導入ゼロからのスタート」という条件であってもConfitにより効率的な運用を実現できた成功事例を共有いただきました。

インタビューの中で特に印象的だったのは、次の3点です。

• 長年の「重い冊子の郵送」という課題が、Web化によって一気に解決された。
• ランチョンセミナーの調整や参加登録データ入力といった手作業が大幅に軽減された。
• 当日受付がクレームほぼゼロでスムーズに進み、会場スペースを見直せるほどになった。

事務局様が「地図もない中で船を漕ぎ出した」と表現されたように、初めてのシステム導入には不安も多かったことと思います。しかし、Confitは機能面だけでなく、サポート面でも事務局の皆様に寄り添い、一緒に大会を作り上げることができました。

「今のままで続けていくには限界が来るかもしれない」「そろそろシステムの導入を考えたい」――そのようにお感じの事務局様は、ぜひ一度ご相談ください。今回の動物臨床医学会様のように、完全なアナログからでも、着実に変化を実感していただけます。

末筆ではございますが、ご多用のところ、貴重なお話をお聞かせくださいました動物臨床医学会事務局のみなさまに、心より御礼申し上げます。