【オンライン開催事例紹介】2020年度人工知能学会全国大会 (第34回)

こんにちは、Confit導入コンサルタントの小澤です。

新型コロナウイルス感染拡大の影響により、学術大会のオンライン開催に関するお問い合わせを多くいただいております。最近では、実際に弊社サービスのConfitを使用してオンライン開催を実施された大会も増えてきました。

Confitではオンライン開催で活用いただける機能についてはこちらの記事でもご紹介しています。

本記事では、実際にConfitをご利用いただきオンライン開催を実施された「2020年度人工知能学会全国大会 (第34回)」の事例を通して、学術大会のオンライン開催の手法やConfitの活用例をご紹介します。

2020年度人工知能学会全国大会 (第34回)の大会サイト

大会基本情報

下記機能をご利用いただきました。

人工知能学会様では、2018年から3年に渡りConfitをご利用いただいています。

今大会では初めてスマホの抄録アプリもご利用いただきました。

最新の価格とプランはこちらをご覧ください。

発表にはZoomのウェビナー/ミーティングを使用されました。

ウェビナーは最大3,000名まで同時にアクセスできるため、基調講演、招待講演、チュートリアルといった参加者が多く見込まれる講演に使用しました。

その中で、札幌市立大学の中島秀之学長の基調講演では事前に収録した映像をZoomのウェビナーで配信し、同時にコミュニケーションツールのSlackで随時質疑応答が行われました。

通常は発表中に質疑応答の時間が設けられますが、動画とSlackを組み合わせたことで、時間に縛られず活発に質疑応答が行われ参加者の方からも好評だったようです。

発表者自身でポスターデータ（PDF）をConfitプログラム公開サイトにアップロードされました。期間中にポスターを公開し、プログラム時間内にZoomミーティングで質疑応答をされました。

大会ではポスター発表も予定されていました。

現地開催であれば発表者が会場に印刷したポスターを展示しますが、オンライン開催に変更となったため、ポスターをWeb上に公開する必要が出てきました。

会期も間近に迫る中、大会主催者が各発表者からポスターデータを集めてWebサイトに公開するには時間も手間も掛かってしまいます。

そこで、Confitの「発表スライドの公開機能」を使用して、発表者自身がConfitプログラム公開サイトにログインをして、ポスターデータをアップロードする方法をとることになりました。

発表者がPDFのポスターデータをConfitプログラム公開サイトにアップロードすると、各講演ページにリンクが追加されるので、参加者はWebブラウザやスマホのアプリで閲覧することができます。

抄録アプリは現地開催を前提に開発しておりましたが、参加者からは「抄録アプリがあり便利だった」との感想もいただきました。

発表者アップロード画面のイメージ

これにより発表者がアップロードしたデータは即座にWebサイトに公開されます。

ポスターデータ以外にも、どうしても作成が開会直前になりがちな発表スライド等も「発表スライドの公開機能」を使うことで、リアルタイムにWebサイトに公開することができます。

　※「発表スライドの公開機能」のご利用は、参加者個別認証機能をご契約いただいていることが前提の機能です。

オンライン開催では会場間での移動時間を気にせずに聞きたい講演を聴講できるといった参加者の意見が多かったようです。

また、前述したように質疑応答がオンライン上で展開されることで、時間にとらわれず活発に行われたこともオンライン開催ならではのように思います。

今大会ではConfitの機能の制限により、プログラムのタイムテーブルや講演情報はConfitのプログラム公開サイトに掲載し、ZoomのURLはパスワード付きのPDFで別途配布して案内する方式となり、サイト利用者の利便性の改善が課題として挙がりました。

こちらの課題に関しては、Confitのサイト全体をセキュアに設定できるように改善され、現在はプログラム公開サイトにZoomのURL等のセキュアな情報を掲載することができるようになっています！

今後もオンライン開催の事例をブログでご紹介していく予定です。

オンライン開催をご検討されている方、Confitのサービスを知りたい方、お気軽にお問合せください！