学会アカウント管理の煩雑さ、そろそろ終わりにしませんか？～「学術大会」も「会員管理」も、もっとスムーズに～

カスタマーサクセスチームの江口です。さて、今回は2024年12月に登場した新しいアカウントシステムである「A-Pass」についてご紹介します。

「A-Pass」はConfitとSMOOSYを1つのIDでつなぐことでログインの手間を減らし、安心・スムーズな学会運営を支える、新しい共通ログイン方法です。

「複数アカウントの管理が大変」そんな声から登場！

多くの研究者の方々は、1つの学会に絞って学会活動をするわけではなく、複数の学会に所属し、活動することがほとんどです。しかし、複数の学会で精力的に活動すればするほど、いろいろなシステムで、アカウントを作成する必要があり、アカウントの管理が大変になっているのではないでしょうか？毎日のように使うアカウントならまだしも、大半はたまにしか使わないものばかりです。久しぶりに使おうと思ったらパスワードが分からずログインできない、というトラブルもよく伺います。

そしてそのようなトラブルは、研究者からの問い合わせに対応する学会事務局様の負担にもそのままつながります。また、事務局としては会員管理、学術大会運営それぞれで複数のシステムを利用することによって、学会運営・研究活動の効率が下がっているのではないでしょうか？

そこで、「A-Pass」をリリースしました

この課題を根本から解決するために、アトラスでは学術大会支援サービスConfitと、会員管理サービスSMOOSYの共通ログイン機能である「A-Pass」を開発しました。A-Passは、ConfitとSMOOSYに共通のアカウントでログインできる新しい仕組みです。学会活動にかかわる研究者と学会運営者の双方にとって「効率的かつ安心な学会運営」を支える仕組みとして開発されました。

A-Passを利用することで以下の2つを実現します。

Confit・SMOOSYを1つのIDとパスワードで横断利用可能に
将来的には、アトラスが提供する他サービスとの連携も視野に入れており、「A-Pass」のログイン情報だけでConfitとSMOOSYに関する情報を把握することが可能です。

A-Passで、こう変わります

研究者（学会員や大会参加者）

IDやパスワードの管理がひとつでOK
各学会に関する情報が、1つのログイン情報に集約される

運営事務局

会員管理と大会管理が同じアカウントで統一される
アカウント管理の問い合わせ対応が減少し、事務局業務の効率化につながる

学会事務局

大会参加申込時に、年会費の支払いについてアラートを表示させることが可能
非会員に対して入会を促せる

セキュリティと利便性の両立を実現

こちらは、設計段階で検討した「既存アカウントと統合する際の画面遷移」をまとめた図です。A-Passの作成にあたっては、ユーザーの操作パターンや想定されるシナリオをもとに、社内でも複数の遷移案を検討したうえで構築しています。

A-Passの開発は、単に「IDをまとめる」だけの取り組みではありません。

ユーザーである研究者の方ができるだけスムーズに操作できるよう、既存アカウントと統合するときの画面遷移や、Confit・SMOOSYといった異なるシステム間の仕様差を何度も検討し、社内でも細かな検証を何度も繰り返しながら進めてきました。その一方で学会事務局様には、A-Passへの切り替えや新しいログイン方法に伴う、研究者からのお問い合わせに対応しなければならないといった新たな課題が求められる場面もあります。

そのため「実際に使う研究者にはストレスを感じさせず、学会事務局には最小限の追加負担で運用できる」ことを目指して開発を進めてきました。ユーザーと学会事務局それぞれの立場や業務フローを想定し、導線や画面設計も何度も見直しながら、「わかりやすさ」と「安全性」の最適なバランスを追求して開発していきました。

Confit×SMOOSY連携の開発秘話

ある学会様からのご意見をきっかけに、ConfitとSMOOSYの連携構想は2017年から社内で検討されており、本格的に開発が始まったのは2019年にもさかのぼります。

そこから現在の実現に至るまでには、数年にわたる試行錯誤と多くの壁がありました。

今回の連携で特に難しかったのが、大会のみ参加・非会員・法人会員といった、多様な立場のユーザーが、どのように「A-Pass」の仕組みの中で学会事務局に問い合わせをすることなく、直感的に操作できるようにするか、という点です。

システム上の操作や導線ひとつとっても、それぞれの立場ごとに使い方や期待する動きが異なるため、設計段階から非常に細かな調整が必要でした。

「どの立場の人が、どのタイミングで、何を目的にアクセスするのか？」「混乱しない画面遷移とは？」といった、さまざまな視点での検討を積み重ねながら、今回の開発を進めました。さらに、ConfitとSMOOSYはそれぞれ独立した開発チームが担当しており、今回の連携が初の共同開発でした。開発の進め方や仕様の考え方にも違いがあり、初期の段階では「実装ポリシーのすり合わせ」から始める必要がありました。また、UIやデザインもどちらの基準に寄せるかを検討する場面もありましたが、最終的には「すべてのユーザーにとってわかりやすく、負担が少ないこと」を最優先に、仕様や画面設計を統一しています。

多くの立場のユーザーの行動や心理を想定しながら、「なるべく迷わせない」「安心して使える」仕組みを裏側で丁寧に作り込んでいます。

最後に

今回の「A-Pass」の開発は、単なるログイン機能の統合だけにとどまりません。アトラスでは、A-Passを起点にして各学会の「大会参加」「論文投稿」「会員情報」などの活動データを一つのマイページに集約していく構想が進んでいます。ユーザーが分散された学会情報を探し回ることなく、必要な情報にすぐアクセスできるようにする。そんなユーザー体験を提供していくことがアトラスの目標です。そしてこれらの取り組みは単なる利便性の向上にとどまらず、各学会の活動そのものを横断的に支え、学術の基盤づくりへとつながっていくと私たちは考えています。今後も、A-Passを中心に、アトラスの各種サービスは連携・拡張を重ねていきます。

「学術大会」も、「会員管理」も、もっとスムーズに。

アトラスは「A-Pass」を通じて、学術コミュニケーション全体の未来を支えるプラットフォームを目指していきます。