【Confit】演題登録は既存のシステムのままでもOK！プログラム編成～Web抄録はConfitでスムーズに！
こんにちは。セールスの亘です。
木々が青々として日も長くなり、清々しい気候が続いていますね。
GWも明けて1週間ほど経ちましたが皆さまはどんな休日を過ごされましたか？
弊社ではGWが9連休だったため大型連休に心が躍ったものの、そこから戻るのにも少し苦労しました(笑)
さて、本日はConfitの利用方法の1つをご紹介いたします。
Confitをご利用いただく場合、演題登録から一気通貫でのご利用をおすすめしております。しかし、学会様によっては予め使用する演題登録システムが決まっており、それゆえにConfitの利用を見送られているというところもあるのではないかと思います。
そこで、Confitには事前に収集された演題登録情報を一括でインポートし、その後の査読やプログラム編成からWeb抄録作成までをスムーズにご利用いただく方法をご紹介いたします。
様々あるConfit利用方法の中で、何かヒントとなる部分があればと思いますので是非ご一読ください。
全体の利用イメージ図は以下の通りです。
まず、一般的な演題登録システムの場合、その演題情報をシステムからエクスポートできるかと思います。
それをConfit用のExcelフォーマットに転記していただくことで、簡単にConfitにインポートすることが可能です。
詳しい方法は以下のブログに記載しておりますのでご確認ください。
演題情報を入力したフォーマットをインポートしていただくと、Confitの管理画面に情報が反映されるため、対象の方々へのご連絡はもちろん、その後の編成作業もスムーズにご対応いただけます。
インポート後の作業は様々ありますが、以下に代表的なものをご紹介させていただきます。
セッション割をオンラインで共有、重複チェックもシステムで可能に
投稿情報をインポートすると、プログラム編成機能をご利用いただけます。この機能は特許も取得しており、Confitの数ある機能の中でも特におすすめしている機能です。
プログラム編成では、編成委員の先生方が割当作業をされる場合に、先生方に直接プログラム編成の権限のみお渡しして操作いただくことができ、その情報は全て管理画面に集約されます。
そのため、先生方へのお伺いや重複確認、各セッションの場所の確保を同じ画面上に逐一入れておくことができ、実際にご利用いただいているお客様よりプログラム編成時の作業、コストを大幅に削減できたとお喜びの声をいただいております。
Excel等で分担して手作業で作業している場合、作業時間がかかることはもちろん、編成している担当者の状況を把握することが難しいと思います。
そこでConfitをご利用いただくと投稿情報の確認、編成作業、重複確認、編成状況確認といったすべての作業をオンライン上で完結することができるので、弊社としても是非多くの皆さまにご利用いただきたい機能です。
印刷会社への入稿データが同時に完成
編成された内容はWeb抄録の作成以外にもご活用いただけます。
例えば、抄録集を作成する場合も、編成された情報をそのまま抄録集作成用データとしてエクスポートすることができるため、印刷会社様にそのまま入稿することが可能です。
このデータは演題登録情報に加えてセッション情報、プログラム情報も組まれたデータになりますので、再度データを組み直す必要もなくスムーズなデータ提出に繋がります。
詳しくは以下の記事も併せてご確認ください。
Web抄録をいち早く公開
もちろん、Web上で公開する抄録情報も、編集いただいた内容をそのまま公開いただけるため、プログラム編成後最短1週間ほどでWeb抄録を公開し、参加者にいち早く情報をお届けすることができるようになります。
おわりに
投稿情報インポートを利用いただくことで、プログラム編成からWeb抄録の作成までスムーズに作業いただけます。
そのため、今回ご紹介した内容は「参加者への案内を考えると参加者向けのシステムを変えることは難しい。けれどもその後の作業をより効率的にし、大会準備に向けた時間を短縮したい」という場合に活用いただける利用方法かと思います。
大会の準備に向けてお忙しくされている皆さまの負担軽減につながるお手伝いができればと思いますので、少しでも気になる点がございましたら営業担当やお問い合わせフォームよりご連絡ください。