演題登録システムを選ぶ際の5つのポイント

こんにちは!
CS部セールス担当の堀田です。

 

突然ですが、

演題登録システムというのは、

学術大会に欠かせないシステムです!!!

 

Confitでは抄録公開やプログラム編成のサービスも提供していますが、大会によってはこれらの部分はシステム化していないケースも多くあります。割合として、抄録公開であればアプリを作らずとも抄録集をPDFで公開するだけ、プログラム編成であれば『Session Builder』を使わずとも紙とExcelを駆使して編成、で済んでしまう規模の大会がほとんどだからです。

一方で演題登録というのは、現状でも規模にかかわらずほとんどの大会でシステムが採用されています。

大会の予算を組む段階でも「どこの演題登録システムにしよう」という検討はあれど「演題登録システムをやめてメールで投稿受付しよう」という検討になることはまず無いのではないでしょうか。

 

しかしそれゆえに!

演題登録システムというのはとても多くの選択肢があります!

 

弊社アトラスのようなITシステムの会社はもちろん、印刷会社様、コンベンション会社様などでも自社サービスとして演題登録システムを提供している場合が多くあります。

もちろん選択肢が多いというのは素晴らしいことだと思います。それだけ各大会に合ったシステムが見つかる可能性が高まるからです。

しかし、

「演題登録システムってたくさんあるけど、どう違うの?どうやって選べばいいの?」

というお悩みを抱えていらっしゃる大会ご担当者様も多いのではないでしょうか?

そんな時、

「Confitにしましょう!」

と言うのは簡単ですが、残念ながらConfitは完全無欠のサービスではありません。お客様の求める要件によっては、他のシステムを使った方がいい場合もあります。

 

前置きが長くなりましたが、今回は演題登録システムを検討するうえで押さえておきたい5つの観点をまとめてみました。

  1. 必須な機能が備わっているかどうか
  2. カスタマイズの柔軟さ
  3. 管理画面の見やすさ、使いやすさ
  4. 演題登録以外にオプションでつけられる機能
  5. 機能面以外の制約・前提条件など

これらをご理解いただいたうえで、Confitを選んでいただけたらこんなに嬉しいことはありません。

ぜひご一読ください!

1.必須な機能が備わっているかどうか

そもそもその演題登録システムに備わっている機能を知らないことには、話は始まりません。

どうしてもシステムを提供している側としては、便利な機能や新しい機能をご紹介しがちですが、一番大事なのはベースとなる基本機能です。

大会の運用フローに照らし合わせて何が必須な機能となるのか考えると良いと思います。

  • 投稿者情報の入力フォームはどのようなつくりになっているか。
  • 所属と共著者は何件まで登録できるか。
  • カテゴリは何件でも設定できるか。大分類と中分類など、階層を分けた選択式にできるか。
  • 演題名・抄録本文は何文字まで入力できるか。
  • ファイルのアップロードは何件までできるか。ファイル形式や容量に制限はあるか。
  • 投稿者自身で修正や差し替えはできるか。
  • 管理者による代理投稿・修正はできるか。
  • 投稿された演題はどのようなファイル形式でダウンロードできるか。回数に制限はあるか。
  • 採択演題の通知など、一括メールは送信できるか。

システムの導入を決めてしまう前に、必ずデモ画面を実際に見て確認して、大会で必要とする事項を実現できるか確認していきましょう。

また、どこまでが基本料金内で、どこからがオプション料金になるのかに注意しましょう。

2.カスタマイズの柔軟さ

求める要件によっては、カスタマイズが必要と感じることもあるかと思います。

しかしカスタマイズと一口に言っても2種類あります。具体的に説明していきます。

1.システムの機能内でのカスタマイズ

演題登録の際に集める情報は大会によって違います。

投稿者の電話番号の入力について例を挙げると、3パターンの方法が考えられます。

  1. 入力が必須
  2. 入力が任意
  3. 入力欄不要

Confitではこれらすべてのパターンに対応できます。(おそらく他の演題登録システムでも同様かと思います。)

これはもともとシステムに「電話番号の入力要否は大会によって違う」ということを想定して組み込んでいるからです。

他にも、各項目の文言カスタマイズの自由度も確認しましょう。電話番号であれば、入力ボックスの下に入力例を入れることで投稿者の迷いを減らすことができますね。

電話番号の入力が必須で入力例を入れた場合

また、この「システムの仕様内でのカスタマイズ」が可能なタイミングに制限がないかどうかも注意が必要です。文言の修正に回数制限があるのか、演題登録開始後でも修正できるのか、など確認しておきましょう。

2.システムの想定を超えた追加カスタマイズ

一方で、追加で開発が必要となるカスタマイズもあります。これは先ほどとは逆に、システム内でカスタマイズすることを想定していない場合です。

Confitでの例を挙げます。

Confitでは先ほどのシステムの機能内でのカスタマイズでポスター賞の応募意思を聞く質問項目を設けることができますが、これだけでは希望発表形式で「口頭」「ポスター」どちらを選んだかにかかわらず、応募することができてしまいます。

「口頭」を選んだ人が応募しようとすると相関チェックをしてエラーが出るようにカスタマイズしてほしいという要望をいただくこともありますが、Confitでは個別の追加カスタマイズには応じることができません。

Excelデータを使えば『ポスター賞に応募している「口頭」希望の演題』を絞り込むことは難しくないため、運用で対応していただいています。

このような制限が発生する点が、デメリットとして挙げられます。

システムによっては「軽微なカスタマイズであれば個別対応可能」「個別カスタマイズは不可だが、システム自体が機能拡張していく」「個別カスタマイズもできず、機能拡張もない」という3パターンほどに分かれるのではないかと思います。(一からシステムを構築するスクラッチ開発であれば自由にカスタマイズできますが、今回はパッケージ(既製のシステム)を想定しています。)

対象のシステムがどのパターンに該当するか確認しましょう。

また、Confitでは個別の追加カスタマイズは無理でも、運用方法で対処できるケースがあります。「できないかもしれない…」と諦めずに、一度ご相談ください。

3.管理画面の見やすさ、使いやすさ

管理画面を操作することになる担当者の方にとっては、大事な部分です。何ができるかを確認しましょう。

  • 投稿された演題の一覧はどのように表示されるのか。
  • 投稿画面の文言修正はすぐにできるのか。
  • 期間の終了や延長はどのように設定するのか。
  • 一括メールが送信できる場合、どのような手順になるのか
投稿された演題が表示される「投稿管理」画面

管理画面でできることが多いと、初めは戸惑うかもしれません。しかし管理画面でできることが少ないと、慣れてきた時に不便に感じることがあるかもしれません。

好みの問題もあると思いますが、きっと理想はスマートフォンのように「誰でも使えるが、実は便利な機能がたくさん備わっている」というシステムではないでしょうか?

デモサイトで管理画面の操作性を確認できればイメージがつくかと思います。

Confitで最低限必要なメニューはこれだけ(※クリックで拡大表示できます)

4.演題登録以外にオプションでつけられる機能

ここは各大会の求めるものによって変わってきますが、なるべく使うシステムを一元化したいというお声をいただくことは多いです。演題登録に付随してどのようなことができるのか確認しておくと、+αのメリットになるかもしれません。

例えば以下のようなことが同じシステムで実現できると、便利なのではないかと思います。太字はConfitで対応できることです!

  • 事前参加登録
  • オンライン決済
  • 演題査読
  • プログラム編成
  • 抄録集の作成・印刷
  • オンライン抄録・抄録アプリ
  • 大会ウェブサイト
  • 参加証の発行
  • QRコードによる当日受付
  • ランチョンセミナー等の整理券発行

5.機能面以外の制約・前提条件など

機能面以外にも、思わぬ制約が出てくる場合があります。

代表的なものを挙げていきます。

演題数による制限

例えば、○○演題以下の規模の大会は受け付けていなかったり、逆にあまりに規模が大きいとサーバーが負荷に耐えられなかったり…場合によってはそんなことがあります。

サーバー強度については、過去の実績を確認すると分かりやすいでしょう。規模の大きな大会で継続的なご利用があれば、少なくとも致命的な問題はないことが分かります。

価格

価格はもちろん安いに越したことはありませんが、高いか安いか以外にも、どのような料金体系となっているか確認することは大切です。

イニシャルコストが高く、ランニングコストが安い場合であれば継続的な利用のほうがお得になりますし、毎年一定額がかかるような料金体系であれば単年からでも利用しやすいということになります。例えば各国持ち回りで開催する国際会議は、継続ではなく単年のみの利用が基本になると思いますので、後者の料金体系のサービスのほうが導入しやすいですね。

また、基本料金は安くても、使っているうちに追加費用がかさんでしまう場合もあります。なるべく導入前に費用全体が分かるほうが、予算が組みやすく良いのではないかと思います。

導入に必要な期間

「1か月後に演題登録が始まるのに、システム導入に3ヶ月かかるなんて!」と後から気づいてしまっては大変です。

Confitの演題登録システムの場合、最短1カ月、基本的には2~3か月前に発注をいただいて導入を開始します。お忙しい中でシステムを探しておられる担当者様が多いかとは思いますが、期間には余裕をもってお声がけいただけると助かります。

 

以上となります!

いかがでしょうか?

この記事が少しでも大会運営をされる方々のお役に立てればうれしいです。

「Confitを使う気はないけど、この記事のここが分かりにくい!」「これってどういう意味?」といった内容でも大歓迎ですので、お気軽にお問い合わせください!

もちろんデモのご依頼もお待ちしてます!