【初めて参加登録システムを導入する皆様へ】参加登録開始までに準備すべきことは?

こんにちは。Confit導入コンサルタントの福嶋です。

Confitの参加登録システムを初めて導入する皆様から、よくお問合せいただくことがあります。それは、
「Confit参加登録システムを導入するにあたって何を事前に準備すればいいですか?」
「今からでも参加登録システムの導入は間に合いますか?」
といった、導入に関することです。
何でも初めての時は、全体像のイメージがしにくい部分があると思います。
そこで今回はConfit参加登録システムの導入までの流れを、事前に準備すべきものとスケジュールに分けてご案内します。

 

事前に準備すべきものは?

Confit参加登録システム導入前の時点でご提供いただきたいのは、以下4点です!

大会の開催情報

大会名、会期、会場の情報をご提供ください。
システム立ち上げの際に必要な情報になります。

参加募集スケジュール

参加登録期間をお教えください。
弊社にてシステム運用のスケジュールを作成いたします。具体的な日付が未定の場合は、大まかな「●月上旬」などでも問題ありません。

参加募集要項

参加費目や懇親会費の金額等、参加募集要項をお教えください。
そのほか、懇親会の列席者の氏名入力欄や食事制限の有無など、参加登録時に収集したい事項があれば併せてお伝えください。
ご提供いただいた参加募集要項を参考に、テストサイトを構築します。
ご利用予定の大会でまだ要項が決まっていない場合には、直前に開催された大会の情報をご提供ください。

前回大会の参加募集フォーム情報

直前に開催された大会の参加募集フォームがあれば、デモ画面または画面キャプチャ資料をご提供ください。参加募集要項と共に、テストサイトの構築時に参考にさせていただきます。

参加登録開始までのスケジュールは?

標準的なスケジュールとしては、参加登録開始の約2ヶ月前にご契約をし、準備を進めていきます。また、参加費の支払い方法にオンライン決済利用がある場合は、準備工程でその手続きも必要になります。

事前に参加募集スケジュールや参加募集要項をご提供いただきましたら、弊社にてテストサイトを構築します。
 ※参加登録機能のみをご利用の場合、テストサイトのご提供はございません。予めご了承ください。
Confitはパッケージサービスですので、必ずしもシステムで実現できないところもございますが、その後の工程も考慮し、「Confitとしての最適解」にてサイトを構築します。
テストサイトを構築いたしましたら、必要に応じてサイトの設定やスケジュール確認のために、導入打ち合わせを実施します。
打ち合わせでは、Confitの実績・経験を基に、システム設定だけではなく、運用も含めたご提案をさせていただきます。
テストサイトの内容は、導入コンサルタントが分析した結果からのご提案になりますので、打ち合わせ後、実際にテストサイトを触っていただき、ご利用になる方の視点からご意見をいただければと思います。

テストサイトの確認・修正を経て、いよいよ参加登録開始を迎えるという流れになります。

詳細なスケジュールは以下の図をご参考にしてください。

 

支払い方法がクレジットカードまたは銀行振込の場合(オンライン決済)

弊社とのご契約とは別に、弊社が指定するオンライン決済会社とご契約をしていただきます。ご契約には審査があります。審査期間は2~4週間程を目安に余裕を持ってご準備ください。
※オンライン決済の審査フローの例はこちらをご覧ください。

 

以上、【参加登録システム導入までの流れ】のご紹介でした。
少しでもイメージを持っていただき、スムーズな運用の一助になれると嬉しいです。

Confitのサービス全体を知りたい、この機能をもう少し知りたいなどお気軽にお問い合わせください!