【医学系PCO】プログラム編成の属人化を解消！UMINからのインポートも可能なプログラム編成運用のご紹介

こんにちは。セールスの上原です！

今回は医学系PCOの皆様向けのプログラム編成に関する記事です。

最近プログラム編成に関する問い合わせを多くいただいております。ご相談いただく中で、医学系PCOならではのお悩みが見えてきました。

そこで、共通するお悩みを整理し、それらに対してConfitのプログラム編成機能でどう解決できるか、また実際に利用する場合はどのように使えるのかをご紹介します。

医学系PCOが抱えるプログラム編成でのお悩み

ご相談いただく中でのお悩みとして、大きく以下の2つが挙げられます。

多くのPCOがExcelでプログラムを編成しており、関数やマクロを使って発表者や座長の重複をチェックしています。

しかし、氏名や所属機関の記載方法が揃っていないため、重複チェックがうまくできないケースも多く、実際にプログラムを公開した後に重複に気づいたというお話も伺います。

その結果、最終的には目視でのチェックも必要となり、多くの手間が発生してしまっているようです。

①に関連したお悩みですが、重複チェックに関数やマクロを使っているため、Excelのスキルが重要になります。

Excelのスキルは一朝一夕で身に付くものではないため、結果としてプログラム編成作業のノウハウが属人化してしまう場合も多いようです。

先に挙げた2つのお悩みに対して、Confitで実現できることは以下になります。

	お悩み	Confitで実現できること
1	Excelで重複をチェックすることでの精度の低さと、それをカバーするための目視チェックの手間	氏名やふりがな、メールアドレスなど複数の要素で重複を確認しているため、表記が揃っていなくても自動的に重複をチェックできる
2	Excelのスキルへの依存と属人化	初めて操作する人でも分かりやすいデザインなので、新任の方からベテランの方まで操作できる

Confitのプログラム編成機能では、氏名のほかにもふりがなやメールアドレスも重複チェックの要素としているため、氏名の表記に揺らぎがあってもチェックできるようになります。

先生方に直接操作していただく機会も多いので、ドラッグ&ドロップでセッション情報を移動できたりと、普段あまりシステムを操作しない人でも視覚的に分かりやすいデザインとしています。

実際にあるPCOでは、入社したての方にConfitを操作していただき、迷いなく進められたというコメントもいただいております。

ここからは具体的な運用パターンを2つご紹介します。

UMINで収集した演題情報を指定のExcelフォーマットに転記していただき、Confitにインポートすることで、査読やプログラム編成機能工程からConfitを利用するパターンです。

慣れたシステムで演題登録できる一方で、情報の移行の手間が発生します。

UMINからインポートした場合の運用フロー

詳しい利用イメージは以下のブログ記事にも記載しております。

演題登録からConfitを利用するパターンです。

「UMINからのインポート」の利用パターンで発生した演題情報の移行の手間がなくなるため、より効率よく運用できます。

演題一括管理プランの運用フロー

今回は医学系PCOの皆さま向けに、従来のプログラム編成におけるお悩みとConfitでどのように負担を減らせるかをご紹介しました。

各社のご担当者からお話を伺うと、各社のお悩みは共通していることが分かってきました。

Confitが皆さまの学会運営の一助になれればと思いますので、少しでもご興味がありましたら、担当のセールスまでお気軽にお問い合わせください。