【機能紹介⑳】ファイル形式がチェックできる『ファイルアップロード機能』

こんにちは。営業の田口です。
今回はファイルアップロード機能についてご紹介します。

ファイルアップロード機能って?

投稿時に原稿や図・表などのファイルをアップロードできる機能です。
1投稿で複数のファイルを収集することができます。

その機能はどんな事に役に立つか?

投稿者からの原稿ファイルをメールで授受していて、以下のように困ったことはありませんか。

  • 投稿者からのメールを見逃していた。
  • 投稿者から差替え依頼が来ていたのに見逃してしまい、最新バージョンの原稿ではなかった。

ファイルアップロード機能を利用することにより、確実にファイルを受け取ることができ、また適切にバージョン管理もできるようになります。

さらに、Confitのファイルアップロード機能は、ファイル拡張子、ファイルサイズ、PDFページ数の制限もできます。
投稿上の規定を定めていても、投稿者はそれを守らず、思い思いのファイルをアップロードしてきてしまうものです。そうすると、事務局はファイルが規定どおりにアップされているかを確認し、規定どおりでなかった場合は投稿者に返却・再アップロード依頼をしなくてはならず、なかなかの作業負担となります。
ある程度システムで制限できることで、事務局作業の負担が大きく変わります。

どのように利用されているのか

以下に各学会がどのように利用しているかの一例を示します。

一般的な利用

ファイル ファイル形式例 用途など
原稿(本文) Word、PDF 工学分野では一般的です。
収集したファイルを予稿集や概要集としてWebや冊子体に利用できます。
図・表 gif、jpeg

Excel

生命科学分野での利用が多いです。
アブストラクトの内容を補足する図(gif、jpeg)や表(Excel)を収集するケースで利用されます。
収集したファイルは冊子体やWebの抄録集に掲載されます。
(Webの抄録集に利用されている例)

その他の利用

ファイル ファイル形式例 用途など
学生証 PDF、jpeg 学生の投稿者を対象に奨励賞などの賞のエントリー希望をしている場合、学生証明のために学生証をアップロードしてもらうことができます。
利益相反や倫理規定 Word、PDF 利益相反に関する情報(利益相反あり/なし)と、利益相反「ある」場合の申告をファイルにまとめてもらい、アップロードできます。
アップロードされたファイルは査読時に査読者に判定材料として閲覧してもらうこともできます。
(査読者が査読する際に利用する査読ファイルはプロパティから個人情報を削除する対応もできています)
先生の略歴
(顔写真)
Word、PDF 特別講演やシンポジウムの講演依頼をする際に、先生の略歴を記載したファイルをご用意いただきアップロードしてもらうことができます。

 

実際の設定画面

下図はファイルの制約を設定(カスタマイズ)する画面です。

設定できる項目は以下です。

  • ファイル形式(拡張子)
    アップロード可能なファイル形式を以下から設定できます。
    pdf、doc、docx、xls、xlsx、ppt、zip、jpeg、jpg、png、gif
  • ファイルサイズ
    最大10MBまでのサイズ上限を設定できます。
  • ファイル形式がPDFの場合
    ページ数とサイズ(A4のみ)を設定できます。
    (この設定ができるのは原稿(本文)ファイルに限ります)

以上、ファイルアップロードのご紹介でした。
Confitのサービス全体を知りたい、この機能をもう少し知りたいなどお気軽にお問い合わせください!