【機能紹介⑨】プログラム編成の重複チェック

こんにちは。導入コンサルタントの宮﨑です。毎日暑いですね。
今回は「重複チェック機能」を紹介いたします。

重複チェック機能って?

プログラム編成の時に「発表者の方」や「座長の先生」が他のセッションと重複して割当されていないか判定する機能です。

その機能はどんな事に役に立つか?

氏名(姓名・ふりがな)や所属機関の登録情報をキーに、システムがチェックしますので、これまでExcelなどで目を皿のようにして確認していた作業を自動化することができます。

実際の画面と操作

重複チェックに引っかかった場合は、修正を必要とする「エラー」と、要確認である「ワーニング」で判定されます。

さっそく実際の画面で見ていきましょう。

事例1.同一人物が同一時間帯のセッションに割り当てされているエラー

このエラーが出るパターンは以下の例が挙げられます。

  • 一人の発表者が、同じ時間帯の異なるセッションに割り当てされている
  • 一人の座長が、同じ時間帯の異なるセッションに割り当てされている
  • 一人の発表者が、自身の講演と同じ時間帯の異なるセッションで、座長として割り当てされている

Confitでは「発表者が同じ時間で座長になっていないかチェックしたい」という要望にも応えております。

事例2.同一人物が近い時間帯のセッションに割り当てされているエラー

次の講演のために会場内を移動しなければいけない時に、時間が5分しか空いていなかったら発表者の方は息つく間もないですよね。しかも会場がとんでもなく広かったら大変!

Confitでは、発表と発表の合間の時間を考慮してプログラム編成できるようになっています。上図のエラー画面では一見すると重複していないように見えますが、「同一発表者の講演と講演の間は最低20分空ける」と設定しておくことで、間隔時間が設定を下回った時にエラーを出すことができるようになっております。

さらに、この機能を応用すると「セッション内の発表がすべて完了するまで発表者は中座できない(他のセッションで発表させない)」という制限をしながらプログラム編成することも可能になります。

ここまで考えながらプログラム編成を手作業するのはなかなか骨の折れることかと思いますので、ぜひシステムを活用してもらいたいポイントです。

事例3.同姓同名の方が同一時間帯のセッションに割り当てされているワーニング

先の2つの事例は「エラー」でしたが、この事例は「ワーニング」です。
ワーニングは『同じ人が重複しているかもしれないから念のため確認してください』という注意喚起です。
確認した結果、問題がなければそのまま編成して良いものになります。

このワーニングが出るパターンは以下の例が挙げられます。

  • 氏名(漢字)が一致する人が、同じ時間帯の異なるセッションに割り当てされている
  • 氏名(ふりがな)が一致する人が、同じ時間帯の異なるセッションに割り当てされている

例えば、ワーニング判定されたセッションに割当されている2名の方の氏名が

  • 「河野太郎さん」が「かわの たろうさん」と「こうの たろうさん」だった場合
  • 「かわの たろうさん」が「河野太郎さん」と「川野太郎さん」だった場合

上記のように、システムでは同一人物であるか断定できない時は、確認を促すワーニング判定が出ます。

さらに具体的に説明しますと、講演発表者の重複を検知した時にエラーとワーニングを判定する条件はこのように分かれています。
人物を特定する際に「2つのキーが一致した」場合にエラーを出すことがわかりますね。
座長の場合は、あらかじめ座長候補者として名前の挙がっている方をシステムに登録しますので、登録時の入力内容で重複チェックをしています。

人の目だけでは確認が大変な重複チェックも、システムの自動チェックで補完しながら作業を進めることで、大幅な効率化が図れることと思います。

便利に活用している例

プログラムを編成される方はより良いプログラムを作ろうと、試行錯誤の中で編成作業をされるかと思いますが、プログラム編成が終わったあとで「座長が重複していた」なんてことがあると調整が大変になりますよね。

Confitでは、同じ人が同じ時間帯に別の会場に割当されていないかをプログラム編成している最中にチェックすることで、この問題を防止できるようになっています。

Confitのプログラム編成機能を利用することで、非常に気を遣うプログラム編成の作業のお役に立てれば幸いです!

 

以上、「プログラム編成の重複チェック機能」のご紹介でした。
Confitのサービス全体を知りたい、この機能をもう少し知りたいなどお気軽にお問い合わせください!