【2023年3月更新】【機能紹介⑦】依頼投稿

※2023年3月27日　システムのキャプチャ画像を最新のものに更新いたしました。

こんにちは、Confit導入コンサルタントの福嶋です。今回はConfit演題登録サイトの便利機能「依頼投稿」をご紹介します。

依頼投稿って？

招待講演やシンポジウムなど事前に演者が決まっている演題を、一般演題と異なるフォームや投稿期間で受け付けられる便利な機能です。

その機能はどんな事に役に立つか？

依頼投稿機能を利用することにより、一般演題と分けることができる設定項目は大きく３つです。

1.収集する情報を分ける
一般演題と招待講演やシンポジウムなど事前に演者が決まっている演題では投稿フォームをそれぞれに設定できるため、収集する情報を分けることができます。例えば、こんな時に便利です。

一般演題と招待講演などでは抄録の文字数制限が異なる
一般演題では希望発表形式を募るが、招待講演などでは事前に発表形式が決まっている
一般演題では略歴を収集していないが、招待講演などでは略歴を収集する

2.演題投稿受付期間を分ける
一般演題と招待講演などの演題投稿受付期間は、それぞれ別日で設定でき、システムで自動的にオープン/クローズできます。

3.送信するメールを分ける
メールテンプレートを「一般投稿者用」「依頼投稿者用」それぞれに設定できます。依頼投稿機能を利用すると、「依頼投稿者」としてシステムに登録されますので、「一般投稿者」「依頼投稿者」の絞り込みが簡単にできます。例えば「投稿完了していない投稿者へ督促メールを送信したい」とき、ローカルで対応するとなると該当者を絞り込むことは大変な作業かと思います。Confitをご利用いただくことで検索機能で簡単に該当者を絞り込み、メール配信ができます。

実際の画面と操作

それでは、依頼投稿機能を利用する場合の招待講演などの投稿方法を見てみましょう♪

①管理者画面から依頼投稿情報を入力し、登録します。
氏名やメールアドレスなど、依頼する演者の基本情報を入力します。

②登録した依頼投稿者のメールアドレス宛に依頼投稿通知メールが届きます。
メールに記載してあるURLをクリックします。

③ログイン画面に遷移します。
メールに記載してあるログインIDとパスワードでログインします。

④ログイン後、アカウント登録画面に遷移します。
依頼投稿情報入力時に登録している名前などの情報は既に入力された状態です。

以降は一般投稿者と同様の流れでアカウント登録後は、演題投稿ができるようになります。
※Confit依頼投稿機能は、登壇される演者の方が事前に確定していることが前提となります。もし、演者候補の方に打診されたい場合は、システム外での運用対応が必要となります。

便利に活用している学会例

ある学会様では、依頼投稿機能をご利用いただく前、下記フローで招待講演などを収集されていました。

事務局から招待講演者へ打診メールを送信する
招待講演者から事務局へ諾否を回答する（受託の場合は講演情報提出）
事務局が講演情報をシステムに登録する

依頼投稿機能をご利用いただいたことで、これまで事務局が講演情報を入力していたのを、講演者本人が入力できるようになったため、事務局の手間が省けると共に、事務局側での入力漏れのリスクもなくなったと喜びの声をいただいております。

こちらの学会様に限らず、同じような状況の学会様は多くいらっしゃるのではないでしょうか。

一般投稿と依頼投稿を分けることで、一般投稿の方が間違って招待講演に登録してしまうことが防げますし、投稿の日程も分けられるので、ご利用の学会様には大変喜んでいただいております。

以上、依頼投稿のご紹介でした。
Confitのサービス全体を知りたい、この機能をもう少し知りたいなどお気軽にお問い合わせください！