【機能紹介①】メールテンプレート

田口です。
今年度はConfitを担当するメンバー全員で、Confitの演題登録、プログラム編成、抄録公開、それぞれのフェーズにおける便利な機能とその詳細、利用による効果などをご紹介していきます。

メールテンプレートって?

メールテンプレートとは、自動または手動で送信するメールの文面(定型フォーマット)を複数用意できる機能です。

その機能はどんな事に役に立つか?

例えば演題登録の場合、以下のようなメールが送信できます。

  1. 投稿完了通知
    投稿者が投稿を完了したときに投稿者宛に送信される通知です。
  2. 投稿督促通知
    演題登録の締切間際に投稿が完了していない方宛に送信できる通知です。

これは通知の一例ですが、投稿期間中のあらゆるタイミングで投稿者にメールを送信する機会があります。このテンプレートに学会としてお知らせしたい情報をあらかじめ文面に入れておくと、その内容を含めたメールを送信することができます。

投稿者には知らせしておきたい大切な情報が色々とあると思います。システム送信メールの文面が固定で自由がきかなかったりすると、別途個別に事務局からメールを送信する必要があったりして大変面倒ですよね。
メールは投稿者との大切なコミュニケーション手段です。知らせたい情報をしっかりとメールテンプレートに納めてお知らせできると大変便利ですし、作業も効率的になります。

またメール変数も利用できます。メール変数とは、宛先ごとに異なる文字列を埋め込みできる機能です。たとえば投稿者のお名前、講演番号などは宛先ごとに入れる文字列は変わりますよね。
お名前 $!{author_name}、講演番号 $!{program_oral_presentation_no} などと指定すると、この文字列には宛先に対応した文字列が挿入されます。

実際の画面と操作

以下は演題登録完了を通知するメールテンプレートの例です。

上記はすでに定型としてご用意しているフォーマットですが、いちから学会独自のメールテンプレートを作成することもできます。
たとえば「参加者向けにランチョンセミナーのご案内を告知したい!」などでもご利用いただけます。

以上、メールテンプレートのご紹介でした。
Confitのサービス全体を知りたい、この機能をもう少し知りたいなどお気軽にお問い合わせください!